Gestión de cambios y riesgos en la implementación de ERP

Implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) puede ser un proceso complejo y desafiante para muchas empresas. Sin embargo, es una decisión estratégica que puede ofrecer numerosos beneficios a largo plazo. En este artículo, exploraremos la importancia de la gestión de cambios y riesgos en la implementación de un ERP y cómo abordar estos desafíos de manera efectiva. Descubra cómo minimizar obstáculos y maximizar los resultados positivos durante este crucial proceso de transformación empresarial.


Un sistema ERP es un proceso y no un fin en sí mismo. La implementación superficial del sistema ERP no aumentará la eficiencia. Las razones del fracaso de un proyecto ERP, como la falta de compromiso de la dirección y los empleados, la falta de comunicación, la falta de empleados capacitados para el proyecto, son en su mayoría cuestiones organizativas y no tienen nada que ver con cuestiones técnicas. Por eso, Para aliviar el riesgo de fracaso debido a problemas organizacionales, la adopción de un proceso adecuado de gestión de riesgos y cambios juega un papel crucial..

Gestión de cambios/riesgos

La implementación de ERP requiere un cambio organizacional de base amplia que es más disruptivo que incremental. La gestión del cambio se ocupa eficazmente del proceso de gestión de dichos cambios y abarca ampliamente todos los segmentos principales de la organización, tales como:

  • Educación y competencia Personas-Empleados.
  • Organización- Estructura organizativa, funciones y procesos comerciales.
  • Sistema-Planificación de la Información, Hardware y Software.

La gestión eficaz del cambio está interconectada con la gestión de riesgos, que minimiza el riesgo de fracaso y garantiza evitar sorpresas desagradables, tanto durante la fase de implementación como después de la implementación.

Procesos de cambio/gestión de riesgos: A partir del inicio del proyecto, los siguientes procesos deberían ser beneficiosos:

  1. Contratar a un agente de gestión del cambio: Puede ser un patrocinador o defensor del proyecto y estar bien familiarizado con los procesos comerciales de la organización. Para un proyecto grande, se puede contratar un consultor externo especializado en gestión del cambio. Por lo general, al director del proyecto no se le asigna esta tarea.
  2. Análisis de riesgo: Al principio, se elabora un análisis detallado del riesgo percibido con la participación activa del agente de cambio, el director del proyecto, los consultores y los usuarios clave. Los riesgos percibidos se clasifican en diferentes categorías. Después de deliberar sobre su probable impacto, se acuerda qué acción debe tomar quién y cuándo. Algunas de estas categorías de riesgo son:
    1. Riesgos percibidos por los usuarios clave y patrocinador del proyecto.
    2. Riesgos resultantes del tamaño del proyecto, exceso de personalización e implementación en múltiples ubicaciones.
    3. Riesgos derivados de estructuras organizativas, motivación general y procedimientos.
    4. Riesgos derivados de la estructura de comunicación.
    5. Riesgos derivados de la disponibilidad de relleno.
    6. Riesgo derivado del conocimiento y experiencia de los usuarios.
    7. Riesgos que surgen del conocimiento y la experiencia del director del proyecto, los consultores y el equipo del proyecto.
    8. Riesgos derivados del suministro de hardware y software y cuello de botella de la red.
  3. Comunicaciones: Una de las funciones importantes del proceso de gestión de cambios es la comunicación del alcance, el propósito y el progreso del proyecto ERP en toda la organización. Esto puede ser en forma de boletín de noticias (o tablero de anuncios si hay una intranet disponible). El boletín de noticias debe incluir noticias actualizadas del proyecto, próximos hitos, logros individuales/grupales y debe resaltar los beneficios del proyecto.
  4. Lidiar con el factor personas: La resistencia al cambio suele encontrarse entre los empleados con más años de servicio. También puede haber temor de despido. La aceptación del sistema ERP por parte de los usuarios es un factor crítico de éxito y siempre existe dificultad para adaptarse a una nueva cultura de entorno informatizado. Reconocer estos problemas de comportamiento y desarrollar un plan para abordarlos es una de las responsabilidades más importantes del agente de cambio.
  5. Capacitación: Para que los usuarios comprendan el nuevo sistema, organizar múltiples capacitaciones continuas es una función importante del proceso de gestión de cambios. La metodología de capacitación incluye capacitación en el aula, talleres, práctica práctica, transmisión de video, etc. El manual de capacitación con capturas de pantalla y comentarios de los usuarios al final de cualquier programa de capacitación aumenta la efectividad de la capacitación.
  6. Seguimiento de actividades durante la puesta en marcha: Este período es una parte crucial para el proceso de gestión del cambio, ya que puede surgir alguna sorpresa desagradable que necesite una resolución inmediata. El agente de cambio debe verificar y asegurarse de que todos los datos transaccionales se ingresen en el sistema y que cualquier error del sistema se resuelva de inmediato. Si es necesario mantener temporalmente un sistema heredado con fines de respaldo, entonces debe garantizar la entrada de datos tanto en el sistema como organizar recursos adicionales cuando sea necesario.

Conclusión

La implementación de un ERP es un proceso complejo ya que involucra cuestiones tanto tecnológicas como funcionales. Un plan predefinido para gestionar el riesgo asociado y cambiar eficazmente el proceso de la organización contribuirá en gran medida a garantizar el éxito del proyecto.



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Gestión de cambios y riesgos en la implementación de ERP – Preguntas frecuentes

Gestión de cambios y riesgos en la implementación de ERP – Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es la gestión de cambios en la implementación de un ERP?

La gestión de cambios en la implementación de un ERP se refiere al proceso de gestionar y controlar los cambios que surgen durante la implementación de un sistema ERP en una organización. Esto implica identificar los cambios necesarios, evaluar su impacto, planificar su implementación y comunicarlos adecuadamente a todas las partes involucradas.

2. ¿Por qué es importante la gestión de cambios en la implementación de un ERP?

La gestión de cambios es fundamental en la implementación de un ERP, ya que los sistemas ERP suelen implicar cambios significativos en los procesos y estructuras organizativas. Una mala gestión de cambios puede resultar en resistencia al cambio por parte de los empleados, falta de alineación entre el sistema y los objetivos de la organización, e incluso fracasos en la implementación del ERP.

3. ¿Cuáles son los principales riesgos en la implementación de un ERP?

Algunos de los principales riesgos en la implementación de un ERP incluyen:

  1. Falta de compromiso y apoyo por parte de la alta dirección.
  2. Deficiencias en la planificación y gestión del proyecto.
  3. Falta de capacitación y resistencia al cambio por parte de los empleados.
  4. Inadecuada selección del proveedor de ERP.
  5. Problemas de integración con los sistemas existentes.

4. ¿Cómo se pueden mitigar los riesgos en la implementación de un ERP?

Para mitigar los riesgos en la implementación de un ERP, es recomendable seguir las siguientes estrategias:

  • Compromiso de la alta dirección: Es fundamental contar con el respaldo y compromiso de la alta dirección para asegurar que el proyecto de implementación sea prioritario y cuente con los recursos necesarios.
  • Planificación y gestión efectivas: Realizar una planificación detallada del proyecto, establecer metas y plazos claros, asignar responsabilidades y monitorear de manera efectiva el progreso del proyecto.
  • Comunicación y capacitación: Comunicar de manera clara y efectiva a todos los miembros de la organización sobre los cambios que vendrán con la implementación del ERP, y proporcionar la capacitación necesaria para que los empleados se adapten al nuevo sistema.
  • Selección del proveedor adecuado: Realizar una evaluación exhaustiva de los proveedores de ERP para asegurarse de elegir aquel que mejor se adapte a las necesidades de la organización.
  • Pruebas exhaustivas: Realizar pruebas completas del sistema antes de su implementación para identificar y solucionar posibles problemas de integración y funcionamiento.

Conclusión

La gestión de cambios y riesgos en la implementación de un ERP es un aspecto crucial para el éxito de dicho proyecto. A través de una gestión efectiva de cambios y la mitigación de riesgos, las organizaciones pueden maximizar los beneficios obtenidos de la implementación de un sistema ERP y minimizar los problemas y obstáculos que puedan surgir en el proceso.

Fuentes:


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