Función de planificación de la gestión

Planificación significa mirar hacia adelante y trazar cursos de acción futuros a seguir. Es un paso preparatorio. Es una actividad sistemática que determina cuándo, cómo y quién va a realizar un trabajo específico. La planificación es un programa detallado sobre cursos de acción futuros.

Se dice con razón “Bueno, el plan está a medio hacer.«. Por lo tanto, la planificación toma en consideración los recursos humanos y físicos disponibles y potenciales de la organización para lograr una coordinación, contribución y ajuste perfectos efectivos. Es la función básica de gestión que incluye la formulación de uno o más planes detallados para lograr el equilibrio óptimo de necesidades o demandas con los recursos disponibles.

Según Urwick, “la planificación es una predisposición mental a hacer las cosas de forma ordenada, a pensar antes de actuar y a actuar a la luz de hechos y no de conjeturas”. Planificar es decidir la mejor alternativa entre otras para realizar diferentes funciones gerenciales con el fin de lograr objetivos predeterminados.

Según Koontz & O’Donell, “Planificar es decidir de antemano qué hacer, cómo hacerlo y quién lo hará. La planificación cierra la brecha entre dónde estamos y hacia dónde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otro modo no ocurrirían”.

Pasos en la función de planificación

Función de planificación de la gestión. implica los siguientes pasos: –

1. Establecimiento de objetivos

   1. La planificación requiere un enfoque sistemático.
   2. La planificación comienza con el establecimiento de metas y objetivos a alcanzar.
   3. Los objetivos proporcionan una justificación para emprender diversas actividades, así como también indican la dirección de los esfuerzos.
   4. Además, los objetivos centran la atención de los directivos en los resultados finales que se deben alcanzar.
   5. De hecho, los objetivos proporcionan el núcleo del proceso de planificación. Por lo tanto, los objetivos deben expresarse en un lenguaje claro, preciso e inequívoco. De lo contrario, las actividades emprendidas seguramente serán ineficaces.
   6. En la medida de lo posible, los objetivos deberían expresarse en términos cuantitativos. Por ejemplo, número de hombres que trabajan, salarios recibidos, unidades producidas, etc. Pero tal objetivo no puede expresarse en términos cuantitativos como el desempeño del gerente de control de calidad o la efectividad del gerente de personal.
   7. Esos objetivos deberían especificarse en términos cualitativos.
   8. Por tanto, los objetivos deben ser prácticos, aceptables, viables y alcanzables.

2. Establecimiento de Premisas de Planificación

   1. Las premisas de planificación son las suposiciones sobre la evolución de los acontecimientos en el futuro.
   2. Sirven como base para la planificación.
   3. El establecimiento de premisas de planificación tiene que ver con determinar dónde se tiende a desviarse de los planes reales y las causas de tales desviaciones.
   4. Se trata de descubrir qué obstáculos existen en el camino de los negocios durante el curso de las operaciones.
   5. El establecimiento de premisas de planificación implica tomar medidas que eviten estos obstáculos en gran medida.
   6. Las premisas de planificación pueden ser internas o externas. Interno incluye política de inversión de capital, relaciones laborales de gestión, filosofía de gestión, etc. Mientras que externo incluye cambios socioeconómicos, políticos y económicos.
   7. Las premisas internas son controlables mientras que las externas no son controlables.

3. Elección de un curso de acción alternativo

   1. Cuando se dispone de pronósticos y se establecen las premisas, se deben considerar una serie de cursos de acción alternativos.
   2. Para ello, se evaluarán todas y cada una de las alternativas sopesando sus pros y sus contras a la luz de los recursos disponibles y los requerimientos de la organización.
   3. Los méritos, deméritos y consecuencias de cada alternativa deben examinarse antes de tomar la decisión.
   4. Después de una evaluación objetiva y científica, se elige la mejor alternativa.
   5. Los planificadores deben utilizar diversas técnicas cuantitativas para juzgar la estabilidad de una alternativa.

4. Formulación de planes derivados.

   1. Los planes derivados son los subplanes o planes secundarios que ayudan a lograr el plan principal.
   2. Los planes secundarios surgirán del plan básico. Estos están destinados a apoyar y acelerar el logro de planes básicos.
   3. Estos planes detallados incluyen políticas, procedimientos, reglas, programas, presupuestos, cronogramas, etc. Por ejemplo, si la maximización de ganancias es el objetivo principal de la empresa, los planes derivados incluirán la maximización de las ventas, la maximización de la producción y la minimización de costos.
   4. Los planes derivados indican el cronograma y la secuencia de realización de diversas tareas.

5. Garantizar la cooperación

   1. Una vez determinados los planes, es bastante aconsejable confiar en los subordinados o en aquellos que tienen que implementar estos planes.
   2. Los propósitos detrás de confiar en ellos son: –
      1. Los subordinados pueden sentirse motivados ya que participan en el proceso de toma de decisiones.
      2. La organización puede obtener sugerencias valiosas y mejoras en la formulación e implementación de planes.
      3. También los empleados estarán más interesados ​​en la ejecución de estos planes.

6. Seguimiento/Evaluación de planes

   1. Después de elegir un curso de acción particular, se pone en práctica.
   2. Una vez implementado el plan seleccionado, es importante evaluar su eficacia.
   3. Esto se hace sobre la base de los comentarios o la información recibida de los departamentos o personas interesadas.
   4. Esto permite a la dirección corregir desviaciones o modificar el plan.
   5. Este paso establece un vínculo entre la función de planificación y control.
   6. El seguimiento debe ir acompañado de la ejecución de los planes para que, a la luz de las observaciones realizadas, los planes futuros puedan ser más realistas.

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