Evaluación y Selección de Paquetes ERP

Cuando se trata de seleccionar un paquete de software ERP para su empresa, tomar la decisión correcta puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La evaluación y selección de un sistema ERP es un proceso clave que debe ser abordado con cuidado y atención. En este artículo, exploraremos los aspectos fundamentales que debe considerar al evaluar y seleccionar paquetes ERP para su organización. Desde la comprensión de sus necesidades empresariales hasta la identificación de las soluciones adecuadas, descubra cómo tomar decisiones informadas y estratégicas en su búsqueda del paquete ERP perfecto. ¡No se pierda esta guía esencial para aprovechar al máximo su inversión tecnológica!


La evaluación y selección del paquete ERP es un criterio esencial para una implementación exitosa de ERP. La calidad de la selección tendrá un impacto a largo plazo en los procesos de la organización. Tampoco es fácil cambiar a otro producto con la consiguiente magnitud de inversión y complejidades. Este proceso de evaluación y selección debe estar adecuadamente dirigido y normalmente comprende las siguientes actividades:

Formación de un comité evaluador: Una implementación de ERP no es un proyecto de TI sino un desarrollo orientado al negocio. Por lo tanto, además del Director de Información, este comité debe estar formado por todos los jefes funcionales y estar dirigido por un representante de la alta dirección. Dado que todas las funciones empresariales están representadas en el proceso de selección, el paquete elegido tendrá posteriormente una amplia aceptación.

Análisis de requisitos: Este análisis debe describir las expectativas funcionales de varias divisiones comerciales, como almacén, finanzas y adquisiciones, a partir de un posible paquete ERP. Deben destacarse los requisitos vitales específicos de la empresa, por ejemplo

  • Debe tener la funcionalidad de planificación de requisitos de distribución (DRP).
  • Inventario en tránsito y seguimiento de palés, como parte del requisito de envío.
  • Múltiples órdenes de compra vinculadas a un conocimiento de embarque.
  • Funcionalidad de múltiples divisas y múltiples ubicaciones.

El análisis de requisitos constituye una base para la preparación de una Solicitud de Propuesta (RFP), donde se incorporan importantes requisitos técnicos y comerciales. Ejemplos comunes de requisitos técnicos: flexibilidad, capacidad de actualización, facilidad de uso, seguridad a nivel de campo, compatibilidad con sistemas operativos y bases de datos. Ejemplos comunes de requisitos comerciales: costo, sitios de referencia, plan de proyecto de alto nivel, currículums de consultores, soporte posterior a la implementación, salud financiera de la empresa, presencia local, número de instalaciones y actualizaciones.

Criteria de selección: Antes de que comience el proceso de selección real, deben estar listos unos criterios de selección predeterminados. Los criterios de selección suelen adoptar la forma de un cuestionario y un sistema de puntos, donde cada pregunta representa una necesidad comercial o técnica. La ponderación de cada punto o grupo de puntos está predeterminada y varía según la criticidad del problema. Estos procesos ayudan a que el proceso de selección sea objetivo y transparente.

Proceso de selección: El proceso de selección constituye varias etapas como se menciona a continuación:

  1. Lista breve de proveedores: Hay cientos de paquetes ERP disponibles en el mercado, que tienen diferentes conceptos, arquitecturas y conjuntos de funcionalidades. Analizar todos los paquetes no es factible. La organización necesita identificar algunos de los paquetes más adecuados consultando la literatura de productos del proveedor, averiguando qué producto utilizan sus organizaciones pares y obteniendo ayuda de consultores externos. Una vez que se preseleccionan algunos paquetes, se debe pedir a los respectivos proveedores que respondan a la RFP, según su formato.
  2. Demostración y presentación: El comité de selección evalúa las respuestas de los proveedores preseleccionados después de cotejar las puntuaciones obtenidas por ellos y se llega a un consenso sobre su clasificación final. En esta etapa se elimina a quien no cumpla con un requisito vital predeterminado. Luego se invita a los dos o tres proveedores principales a una demostración y presentación. El modo de presentación debe redactarse cuidadosamente y enviarse a los proveedores con antelación. Se les debe pedir que repasen un ciclo comercial particular a través de su software básico. Se les debe pedir específicamente que aclaren cualquier área de preocupación acerca de su propuesta, que pueda exponer áreas débiles o problemáticas de su oferta.
  3. Visita al sitio y negociaciones del contrato: Una vez que el comité haya tomado una decisión sobre el paquete más adecuado, las visitas a los sitios de referencia son imprescindibles. El proveedor debe proporcionar sitios de referencia de tamaño e industria similares, versión idéntica y pertenecientes a la misma ubicación geográfica. Los miembros del equipo deben conocer la apariencia de los sistemas que operan en los sitios de referencia y hacer preguntas pertinentes que cubran la satisfacción general, la funcionalidad, el costo/tiempo excedente, inquietudes de soporte, etc. Después de la visita al sitio, si los miembros del comité sienten que su selección es correcta, proceder con la negociación final y la adquisición. Normalmente, las negociaciones se llevan a cabo sobre la licencia y el costo de mantenimiento anual, el plan de pago que incluye una opción de arrendamiento, cuestiones de soporte y otros términos comerciales y legales.

Conclusión

El punto más importante del proceso de selección es que debe basarse en un consenso y tener la máxima aceptación, ya que un sistema ERP pertenece a todas las funciones y departamentos. Otra cuestión importante es que se debe evitar la expresión excesiva de los requisitos durante la planificación, ya que esto conducirá a incurrir en gastos innecesarios.



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Evaluación y Selección de Paquetes ERP: Preguntas Frecuentes

La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) puede ser una tarea compleja y crucial para cualquier empresa. La elección del paquete ERP adecuado puede marcar la diferencia en la eficiencia y productividad de la organización. Aquí encontrarás respuestas a preguntas frecuentes que te ayudarán en el proceso de evaluación y selección de paquetes ERP.

1. ¿Qué es un paquete ERP?

Un paquete ERP es un software integrado diseñado para ayudar a gestionar y automatizar los procesos empresariales clave de una organización, como la contabilidad, la gestión de inventarios, la planificación de recursos, la logística y más. La implementación de un paquete ERP puede mejorar la comunicación interna, simplificar tareas y optimizar el flujo de trabajo.

2. ¿Cómo evaluar si un paquete ERP se ajusta a las necesidades de mi empresa?

Cuando evalúes un paquete ERP, considera los siguientes aspectos:

  1. Análisis de requerimientos: Identifica y documenta los procesos clave de tu empresa. Determina qué funciones y características específicas son necesarias para mejorar la eficiencia y productividad.
  2. Escalabilidad y flexibilidad: Asegúrate de que el paquete ERP pueda crecer y adaptarse a las necesidades futuras de tu organización. Considera factores como cambios en el volumen de negocio, incorporación de nuevas sucursales o integración con otras aplicaciones.
  3. Experiencia y referencia: Investiga sobre la reputación del proveedor del paquete ERP. Busca referencias de otras empresas que ya lo hayan implementado y evalúa su satisfacción y éxito.
  4. Soporte técnico: Asegúrate de que el proveedor del paquete ERP ofrezca soporte técnico confiable y eficiente. Esto garantizará un respaldo continuo en caso de problemas o consultas.
  5. Costos: Considera tanto los costos iniciales de adquisición como los costos sostenibles a largo plazo, como actualizaciones, mantenimiento y licencias.

3. ¿Cuál es el proceso de selección de un paquete ERP?

El proceso de selección de un paquete ERP generalmente implica las siguientes etapas:

  1. Análisis de requerimientos y lista de características necesarias: Define los objetivos y requisitos específicos de tu empresa. Haz una lista de las características y funciones clave que el paquete ERP debe cumplir.
  2. Búsqueda y evaluación de proveedores: Investiga y evalúa diferentes proveedores que ofrecen paquetes ERP. Compara características, referencias, precios y soporte técnico.
  3. Demostración y prueba del software: Solicita demostraciones y pruebas del software a los proveedores seleccionados. Valida si cumple con tus necesidades y evalúa la experiencia de usuario y la facilidad de uso.
  4. Decisión final: Después de analizar todas las opciones, elige el paquete ERP que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

4. ¿Cuál es el impacto de implementar un paquete ERP?

La implementación exitosa de un paquete ERP puede tener varios beneficios, como:

  1. Mayor eficiencia: Automatización de tareas que antes se realizaban manualmente.
  2. Mejora en la toma de decisiones: Acceso oportuno a información precisa y actualizada, lo que permite tomar decisiones basadas en datos.
  3. Mejor colaboración y comunicación: Integración de departamentos y procesos a través de una sola plataforma.
  4. Reducción de costos: Eliminación de redundancias y optimización de recursos.
  5. Mayor satisfacción del cliente: Mejor atención al cliente gracias a la visibilidad de los datos en tiempo real.

La selección y evaluación de un paquete ERP requiere tiempo y esfuerzo, pero es una inversión que puede generar grandes beneficios para tu empresa a largo plazo. Recuerda siempre considerar las necesidades específicas de tu organización y buscar asesoramiento profesional cuando sea necesario.

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