Estructuras de desglose del trabajo (EDT): explicadas de forma sencilla

¿Te gustaría aprender sobre las Estructuras de Desglose del Trabajo (EDT) de una manera sencilla y amena? ¡Estás en el lugar adecuado! En este artículo, vamos a explicarte qué son las EDT, cómo se utilizan y cuáles son sus beneficios. Ya sea que estés estudiando administración de proyectos o simplemente quieras ampliar tus conocimientos en gestión, este concepto es fundamental. Así que prepárate para descubrir cómo desglosar tu trabajo de manera eficiente y organizada. ¡Empecemos!

El propósito de este artículo es brindarle todo lo que necesita saber sobre las Estructuras de Desglose del Trabajo (WBS) para que pueda mejorar la forma en que planifica, administra y controla sus proyectos y programas.

El PMBOK define una WBS como “una descomposición jerárquica orientada a los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. La WBS define el alcance total del proyecto”.

Una forma más sencilla de pensar en las estructuras de desglose del trabajo es como si fueran similares a un árbol genealógico, es decir, son una estructura de árbol que muestra la subdivisión de los componentes necesarios para ejecutar un proyecto o programa. Las estructuras de desglose del trabajo son muy útiles para establecer un acuerdo entre las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto en cuanto al alcance del proyecto.

En sentido general, podemos pensar en la WBS de la siguiente manera:

Estructuras de desglose del trabajo (EDT): explicadas de forma sencilla

¿Cómo empezar?

Si pensamos en iniciar un proyecto, comenzamos con un estatuto del proyecto y una declaración de alcance preliminar. Esto define los objetivos de alto nivel y los entregables del proyecto. Luego creamos el documento de alcance del proyecto que define con más detalle estos entregables en una lista de todos los entregables y los requisitos de cada uno. El siguiente paso es utilizar esta lista completa de entregables para construir la WBS.

La WBS detallará el alcance total del trabajo necesario para finalizar el proyecto. Luego, la WBS se puede utilizar para estimar el costo del proyecto, programar recursos y planificar puertas de calidad. Básicamente, la WBS le permitirá gestionar mejor su proyecto.

Algunos ejemplos de EDT

La mejor manera de entender las estructuras de descomposición del trabajo es mediante algunos ejemplos. Veremos dos ejemplos, uno que analiza los componentes que componen un Coche y otro que analiza los componentes que componen un Proyecto. En primer lugar, veamos los componentes que componen un coche.

Estructuras de desglose del trabajo (EDT): explicadas de forma sencilla

En la parte superior de la WBS está el nombre del proyecto o programa, en este caso, Car. El nivel más bajo de cualquier WBS siempre se denomina nivel de paquete de trabajo. Así, en el ejemplo anterior, 4.0 Chasis es un paquete de trabajo para entregar el Chasis en su totalidad al automóvil.

Ahora consideremos la WBS del Proyecto:

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Aquí podemos ver que el proyecto se compone de cuatro fases: Requisitos, Diseño, Construcción y Entrega.

Una forma de pensar en estos dos ejemplos es que el ejemplo del automóvil muestra el «qué» (los componentes del automóvil) y el ejemplo del proyecto muestra el «cómo» (los componentes necesarios para entregar un proyecto genérico).

Llegar a un punto en el que podemos empezar a planificar

Hacemos esto usando el proceso de descomposición. La descomposición es un proceso de 5 pasos:

  1. Identificar todos los entregables principales del proyecto.. Una forma de hacerlo es involucrar al equipo del proyecto como grupo para identificar todos los entregables principales de la declaración del alcance del proyecto.
  2. Organizar la EDT (cubriremos a continuación)
  3. Definir los componentes de la WBS. Aquí descomponemos los principales entregables definidos en el paso 1 en componentes de nivel inferior.
  4. Asignar códigos de identificación. Esto se puede hacer simplemente adjuntando un número a cada uno de los componentes de la WBS. Todos los ejemplos que he usado tienen códigos de identificación adjuntos.
  5. Verificar la WBS. Aquí validamos la corrección de la WBS. Hágase preguntas a usted mismo y al equipo como «¿están claros todos los componentes?» ¿Están todos los componentes completos? ¿Es cada componente absolutamente necesario? ¿La descomposición describe suficientemente el trabajo que debe realizarse?

Es mucho trabajo hacer esto, pero es realmente beneficioso si se encuentra en las primeras etapas de la gestión de su proyecto o programa. Al deconstruir las tareas, puede identificar áreas que de otro modo no habría notado hasta más adelante en la ejecución del proyecto. Esto hace que sea más probable que haga las cosas bien desde el principio y evita que los equipos se frustren porque no les pedirá que cambien las cosas varias veces durante el proyecto.

Organizando la WBS

PMBOK establece que puedes organizar la WBS de varias maneras:

  • Principales entregables y subproyectos: aquí los principales entregables del proyecto o programa se utilizan como primer nivel de descomposición. Este es el enfoque que utilizamos para el ejemplo de Car anterior.
  • Subproyectos ejecutados fuera del equipo del proyecto: Puedes pensar en esto como si fueran transmisiones dentro de un programa. Por ejemplo, si en una secuencia se va a implementar el producto globalmente, entonces el gerente del proyecto de implementación puede definir la WBS para este componente. A menudo se subcontratará un subproyecto.
  • Fases del proyecto: Al utilizar esta técnica, cada fase del proyecto se enumeraría en el primer nivel de descomposición, y los entregables de cada fase se enumerarían en el siguiente nivel. Este es el enfoque que utilizamos anteriormente para el ejemplo del Proyecto.
  • Enfoque combinado: Esta es una combinación de los métodos organizativos; por ejemplo, es posible que tenga subproyectos enumerados en el primer nivel, con los principales entregables de cada uno enumerados en el segundo nivel.

Cuando parar

No te vuelvas loco al crear tus Estructuras de Desglose del Trabajo. Lo que intenta hacer es definir el trabajo del proyecto o programa para poder planificar, gestionar y controlar ese trabajo fácilmente. Sólo debes descomponer el plan a un nivel que te permita alcanzar este objetivo.

WBS y ágil

Habiendo leído hasta aquí, es posible que esté pensando que las estructuras de desglose del trabajo están muy pasadas de moda y no se aplican a Agile. Sin embargo, WBS se aplica igualmente a Agile. Una WBS ágil se organiza en torno a la funcionalidad del usuario final. Aquí, las características se descomponen en Épicas, las Épicas en Historias de usuarios y las Historias de usuarios se descomponen en Funcionalidades que se pueden implementar en una sola iteración. Debido a que una historia de usuario individual es atómica, se pueden agregar o eliminar historias de la WBS siempre que la suma del trabajo aún se pueda implementar dentro de un sprint.

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Identificadores únicos de WBS

Es una buena práctica asignar un identificador único a cada nivel de la WBS. Por ejemplo, podríamos usar lo siguiente según el ejemplo de Car que vimos anteriormente:

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Paquetes de trabajo

Como se mencionó anteriormente, el nivel más bajo en una EDT es un paquete de trabajo. Los paquetes de trabajo son componentes que pueden entregarse fácilmente a una persona, un equipo o un subcontratista, quien luego tiene la responsabilidad de entregar el paquete de trabajo. Haga clic aquí para obtener más información sobre Rendición de Cuentas y Responsabilidad.

En programas o proyectos grandes, un paquete de trabajo puede estar en un nivel que requiera una mayor descomposición en su propia estructura de desglose del trabajo. El desglose del paquete de trabajo podría entonces ser realizado por el equipo del proyecto para ese paquete de trabajo o incluso por un proveedor externo.

Diccionario WBS

Aquí es donde se documentan todas las descripciones de los componentes del trabajo. Cada componente del diccionario debe incluir lo siguiente:

  • el identificador
  • Declaración de trabajo, que describe el trabajo que constituye el componente.
  • Hitos
  • Persona/Organización responsable de completar el componente

Línea base del alcance

Ahora que ha creado la estructura de desglose del trabajo, está listo para establecer una línea base del alcance del proyecto o programa que está administrando. La línea base del alcance de su proyecto o programa se define como la declaración del alcance del proyecto aprobada, la estructura de desglose del trabajo y el diccionario WBS.

Principios de diseño al construir estructuras de desglose de trabajo

Al construir estructuras de desglose del trabajo, hay un par de principios rectores que debe conocer para mantenerse encaminado:

  • La regla del 100%: La WBS debe definir el alcance total del proyecto. Si no hace esto, entonces los planes que cree a partir de la WBS tendrán, por inferencia, lagunas y componentes faltantes.
  • Exclusividad mutua: no debe haber superposición entre dos elementos cualesquiera en una EDT. Si los hay, entonces corres el riesgo de duplicar el trabajo en la ejecución del proyecto.
  • Incluya entregables, no acciones: No voy a entrar en detalles (ya has hecho bien en leer hasta aquí), pero esta es una de las mejores formas de cumplir con la regla del 100%.
  • Usa el sentido común: Como se mencionó anteriormente, no entre en demasiados detalles. Lo que buscas es suficiente detalle para poder planificar, gestionar y controlar el proyecto.

Conclusión

Espero que este artículo le haya brindado todo lo que necesita saber sobre las estructuras de desglose del trabajo (EDT), que pueda ver el valor de ellas y que le quede claro cómo aplicar esta información a su próximo proyecto o programa. Recuerde que el mayor beneficio de una estructura de desglose del trabajo es establecer un entendimiento común de todo el trabajo requerido para ejecutar el proyecto o programa. No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta.

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Estructuras de desglose del trabajo (EDT): explicadas de forma sencilla

Estructuras de desglose del trabajo (EDT): explicadas de forma sencilla

Las estructuras de desglose del trabajo (EDT) son una herramienta fundamental en la gestión de proyectos. Permiten descomponer un proyecto en partes más pequeñas y manejables, facilitando su planificación y seguimiento. En este artículo responderemos a algunas preguntas frecuentes sobre las EDT, para que puedas entender su importancia y cómo utilizarlas correctamente.

1. ¿Qué es una Estructura de desglose del trabajo (EDT)?

Una EDT es una representación visual jerárquica de las distintas actividades o tareas que componen un proyecto. Permite desglosar el trabajo en elementos más pequeños y manejables, facilitando su planificación, asignación de recursos y seguimiento. Es una herramienta fundamental en la gestión de proyectos.

2. ¿Cuál es el propósito de una EDT?

El propósito principal de una EDT es descomponer un proyecto en partes más pequeñas y manejables, con el fin de facilitar su planificación, asignación de recursos y seguimiento. Permite visualizar claramente las tareas necesarias para completar el proyecto, y establecer una estructura jerárquica que refleje la relación y dependencia entre ellas.

3. ¿Cómo se crea una EDT?

Crear una EDT implica seguir algunos pasos clave:

  1. Identificar las principales entregables del proyecto.
  2. Descomponer las entregables en tareas más pequeñas y manejables.
  3. Establecer la relación y dependencia entre las tareas.
  4. Asignar recursos y estimar la duración de cada tarea.

Es importante involucrar a todas las partes interesadas en la creación de la EDT, para garantizar una representación precisa y completa del proyecto.

4. ¿Por qué es importante utilizar una EDT?

Utilizar una EDT tiene varios beneficios:

  • Facilita la planificación y asignación de recursos.
  • Permite visualizar la estructura y dependencias del proyecto de manera clara.
  • Facilita el seguimiento y control del avance del proyecto.
  • Ayuda a identificar posibles desviaciones o problemas en la ejecución del proyecto.
  • Permite una comunicación efectiva entre los miembros del equipo y las partes interesadas.

5. ¿Existen herramientas específicas para crear una EDT?

Sí, existen muchas herramientas disponibles para crear y gestionar EDTs, como Microsoft Project, Wrike, Asana, entre otras. Estas herramientas permiten realizar la descomposición del trabajo, establecer relaciones y dependencias, asignar recursos y realizar un seguimiento del avance del proyecto.

Esperamos que estas respuestas a preguntas frecuentes te hayan ayudado a comprender mejor las estructuras de desglose del trabajo (EDT) y su importancia en la gestión de proyectos. Recuerda utilizar una EDT adecuada para tus proyectos y aprovechar al máximo todas sus ventajas.

Fuentes externas:


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