Estado del inventario: factores importantes a considerar para evitar discrepancias en el inventario

Cualquier inventario de materias primas o productos terminados cuenta con miles de artículos SKU. Especialmente en el caso del inventario de materias primas y del inventario de repuestos, estas cifras podrían ser mucho más altas en comparación con los productos terminados. Incluso en productos terminados, algunos productos como ropa, comestibles, etc. podrían tener miles de SKU en toda la gama.

Cada unidad de Inventario tiene un valor económico en los libros de la empresa. Por lo tanto, como activo, es necesario tener control sobre el inventario y garantizar que el stock de libros coincida con el stock físico. Por stock contable nos referimos esencialmente al stock del sistema.

La gestión de inventario, por un lado, consiste en gestionar las transacciones y los datos del inventario en el sistema y, por otro, implica procesos físicos sobre el terreno. Ambos tienen que trabajar en conjunto para garantizar que todas las transacciones se cierren y completen tanto en el sistema como en el taller.

En un almacén, un día típico las operaciones comienzan con la recepción de materiales de diferentes proveedores, los cuales se descargan, cuentan y actualizan en el sistema. Luego, el sistema emite un GRN y dirige la ubicación donde se debe almacenar el material.

En consecuencia, el material se traslada al lugar de almacenamiento y una confirmación en el sistema cierra toda la transacción. Al mismo tiempo, se llevarán a cabo procesos paralelos para la entrega de envíos en los que el sistema libera las órdenes de selección en el almacén.

El personal de operaciones recoge los materiales según la lista de selección y los confirma al sistema, que luego emite una orden de embalaje y una factura para el envío.

En medio de estas múltiples transacciones, habría bastantes transacciones operativas, como transferencias de contenedor a contenedor, kitting, etc., que nuevamente se realizan en el sistema, seguidas de un proceso físico y una nueva confirmación al sistema.

En una situación en la que se llevan a cabo múltiples transacciones tanto en el sistema como en las operaciones físicas y las tareas son interdependientes, es probable que se produzca cualquier desviación del proceso en cualquiera de las transacciones, lo que dará como resultado diferencias entre las transacciones del sistema y el inventario físico.

La tendencia actual en las industrias es subcontratar las operaciones de almacenamiento a proveedores de servicios externos, en cuyo caso las transacciones se multiplican debido a la introducción de un sistema adicional en el extremo del almacén, que pertenece al proveedor externo. El cliente principal mantiene su inventario en su ERP, que realiza transacciones con los proveedores externos WMS (sistema de gestión de almacenes) y las transacciones físicas en el taller, que deben ejecutarse simultáneamente con el sistema.

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   Problemas de sistemas

   Normalmente, el sistema ERP y el WMS se interconectan mediante interfaces estándar. Ambos sistemas intercambian archivos de interfaz estándar que actualizan las transacciones realizadas en cada uno de los sistemas y se descargan en ambos extremos en frecuencias por lotes periódicas de media hora o una hora.

   Por lo tanto, todos los recibos recibidos físicamente en el almacén en una hora se actualizan en el WMS del almacén, que luego envía la información GRN al ERP del Cliente para su actualización. El ERP del cliente procesa de manera similar los pedidos en función del inventario disponible en su sistema y emite pedidos de venta que se envían a WMS.

   Luego, WMS genera oleadas de selección que, cuando se confirman, conducen a la liberación de la lista de empaque y la factura. Estas transacciones se completan nuevamente físicamente y se actualiza WMS.

   WMS envía además la información de envío al ERP para su posterior actualización. Para que estas transacciones se realicen sin problemas, tanto el ERP como el WMS deben coincidir perfectamente en términos de inventario e información de transacciones.

   Cuando en el caso de las operaciones del día a día, se procesan cientos de transacciones en ambos extremos al mismo tiempo; Es posible que las actualizaciones del sistema no se realicen en tiempo real y pueden provocar discrepancias en el inventario. Por lo tanto se hace necesario tener una conciliación diaria de todas las transacciones entre ambos sistemas así como de las operaciones.

2. Se requiere disciplina del sistema

   Estos sistemas basados ​​en transacciones requieren una disciplina estricta por parte de los usuarios del sistema para garantizar que completen todos los procesos sin desviaciones y actualicen periódicamente los maestros y concilie diariamente. Cualquier falta de disciplina puede afectar no sólo al inventario sino también a las transacciones. Por ejemplo, si por algún motivo un SKU o envío en particular está bloqueado en el almacén y no debe enviarse, el bloqueo del inventario no solo debe ocurrir en WMS, que controla las operaciones de piso, sino también en ERP. De lo contrario, en el ERP, el inventario bloqueado puede mostrarse como inventario abierto y asignarse para una orden de venta.

3. La actualización de datos maestros es OBLIGATORIA

   Los números de código SKU en cualquier inventario están sujetos a cambios frecuentes. También puede tener la misma descripción y el mismo artículo suministrado por diferentes proveedores. Cada vez que se crea un nuevo SKU en el ERP del Cliente, se debe garantizar que también se creen los mismos nuevos SKU en el WMS. Los datos maestros de WMS con respecto al código SKU, la descripción y otros datos maestros de SKU y la información del maestro de proveedores deben reflejar los del ERP. Si por descuido o descuido se descubre que falta esta coordinación, el inventario se confunde o no se carga en el sistema.

4. El inventario del sistema debe coincidir con el inventario físico

   El inventario que se configura y mantiene en el ERP y en el WMS debe corresponder al inventario en el taller.

   Por ejemplo, el inventario que se muestra en ERP y WMS con detalles de cada ubicación en cuanto a dónde, cuánto se almacena en qué ubicación debe coincidir exactamente con la realidad física. En el taller, la ubicación física debe tener el mismo SKU, cantidad exacta según la entrada del sistema.

   Cualquier discrepancia en la ubicación del piso que resulte de un error del personal de operaciones al mantener el inventario en una ubicación incorrecta creará estragos tanto en el sistema como en las operaciones.

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