¿Está cometiendo estos 10 errores en la gestión de proyectos?

¿Alguna vez has tenido problemas al gestionar proyectos? ¡No te preocupes! En este artículo te presentaremos los 10 errores más comunes que suelen cometerse en la gestión de proyectos. Si eres un líder de equipo, gerente o simplemente estás involucrado en la planificación y ejecución de proyectos, esta información será de gran ayuda para evitar caer en estas trampas. Prepárate para descubrir cómo mejorar tus habilidades y alcanzar el éxito en tus próximos proyectos. ¡Comencemos!

En la gestión de proyectos, al igual que en la vida, hay muchas cosas que se aprenden a través de la experiencia más que de un libro. A menudo, algunos de los mejores gerentes de proyectos parecen tener, lo que a los observadores externos les parece simplemente una habilidad para ejecutar proyectos con éxito.

En la práctica, normalmente encontrará que estos gerentes de proyectos han aprendido a través de la experiencia cómo evitar los errores comunes que suelen cometer los gerentes de proyectos menos experimentados. Diez de estos obstáculos se enumeran a continuación.

#1. No comunicarse cuando las cosas se ponen difíciles

¿Por qué evitamos las conversaciones difíciles? Um, porque son difíciles. Es tentador caer en la trampa de pensar que nos estamos comunicando de manera efectiva simplemente porque continuamente hacemos ping a nuestros equipos y pasamos mucho tiempo yendo y viniendo en Slack.

Seamos realistas: es fácil comunicarse cuando todo va según lo planeado y todos están de acuerdo en lo que hay que hacer. Desafortunadamente, rara vez trabajamos en proyectos con tal sentido de alineación. El trabajo de un director de proyecto es:

  • Identifique cuándo debe tener lugar una conversación difícil.
  • Abogue por el uso de un plan de comunicaciones oficial que le ayude a navegar en aguas turbias.
  • Desarrollar habilidades para facilitar conversaciones difíciles cuando sea necesario.

#2. Optar por «es bueno tener» en lugar de «es necesario tener»

Hay tantas cosas diferentes con las que lidiar como gerente de proyecto. Puede resultar complicado determinar qué tipos de tareas, herramientas, funciones, conversaciones (etc.) son realmente imprescindibles.

Convierta en una práctica diaria dedicar tiempo a descubrir la diferencia entre las cosas que debe tener para tener éxito y las cosas que son simplemente “ideas geniales” o que es bueno tener. Cuando conoce sus prioridades y se las comunica al equipo, los ayuda a mantenerse enfocados en las cosas que tendrán el impacto más significativo.

#3. No utilizar un proceso porque algo parece demasiado pequeño para importar

Es curioso: no importa cuánto planifiquemos, parece que nuestro proyecto nunca sale según lo planeado. De hecho, muchos de nosotros creamos un plan de proyecto sólo para abandonarlo a medida que avanzamos, dejándolo solo en una carpeta mientras nuestro proyecto cobra vida propia. Encuentro que muchas agencias se centran en poder cambiar rápidamente en sus entornos dinámicos y de ritmo rápido.

El cambio es bueno, pero si estás demasiado interesado en mezclar las cosas sólo por, bueno, mezclar las cosas, estás dificultando la creación de eficiencia, experiencia y una sensación general de estabilidad que le brinde a tu piernas del equipo para pararse. Asegúrese de documentar los cambios de manera efectiva mediante el uso de controles del proyecto. Sí, requiere tiempo y esfuerzo, pero controlar bien tus proyectos siguiendo procesos consistentes te ayudará a mantenerte alineado a medida que las cosas cambian.

Incluso si tiene tiempo limitado, puede utilizar procesos prediseñados utilizando plantillas disponibles en el software de flujo de trabajo, muchas de las cuales ofrecen la posibilidad de automatizar tareas como la elaboración de informes.

#4. No involucrar al cliente en todo momento.

Es raro encontrar un cliente que le diga que se está comunicando demasiado. En general, los clientes están contentos de saber dónde se encuentra el proyecto, junto con información sobre riesgos potenciales, nuevas opciones, resultados de pruebas, etc. Será prudente actualizar su confusa red de correos electrónicos y reenvíos cambiando a una gestión de proyectos. plataforma que puede proporcionar un portal integrado para que los clientes inicien sesión, vean los datos del proyecto, otorguen aprobaciones y vean informes.

#5. No estás teniendo en cuenta el control de calidad

Ésta es una cuestión difícil. ¿Cómo se puede predecir con precisión cuántos problemas o errores surgirá en el Control de Calidad (QA) y cuánto tiempo llevará solucionar cada uno de ellos? La buena noticia es que no es necesario saber la respuesta. Sin embargo, debe tenerlo en cuenta al realizar estimaciones y establecer presupuestos de proyectos.

Asegúrese de tener en cuenta el control de calidad agregando contingencias a su presupuesto. La mejor manera de hacerlo es hablar con el equipo de control de calidad y pedirles que revisen su estimación. Ya sea que esté realizando un control de calidad al final de su proyecto o crea que es mejor involucrar el control de calidad desde el principioal menos deberías tener una conversación con el equipo de control de calidad para comprometerte a realizar una estimación.

#6. No involucrar a los usuarios lo suficientemente temprano

Hay una razón por la que el diseño centrado en el usuario y en las personas ha ganado popularidad en los últimos años. En el mundo digital, no sólo debemos considerar las necesidades del cliente y de nuestra agencia, sino también las necesidades de los usuarios que interactuarán con el producto final.

A veces, los clientes presionan para omitir las pruebas de usuario. Puede resultar difícil ver por qué necesitaría probar una función cuando el cliente ya está seguro de lo que quiere. Pero como desea que los usuarios prueben el producto lo antes posible para producir algo que realmente funcione, su trabajo es educar al cliente sobre los beneficios de las pruebas de usuario. Explique el impacto positivo de las pruebas, así como el impacto negativo de no realizarlas.

#7. No interrogar nuevas solicitudes

A todos nos gusta decir que sí. Es divertido decir sí a nuevas ideas y es difícil rechazarlas. A veces ni siquiera nos damos cuenta de que estamos asumiendo una nueva solicitud sin haberla interrogado adecuadamente.

Hágase un favor y no acepte nuevas solicitudes hasta que haya examinado cómo afectan el alcance, cómo podrían generar trabajo duplicado o crear una característica innecesaria que no se alinea con los objetivos generales del proyecto. Revise las nuevas solicitudes con su equipo y analice el impacto de incorporarlas, si ya lo está haciendo hasta cierto punto en un entregable diferente y cómo afectará a los usuarios finales.

#8. Seguimiento del presupuesto

Hay demasiados excelentes herramientas para rastrear recursos estar poniendo excusas para no saber dónde está el presupuesto. A menudo, el presupuesto ya está decidido una vez que el proyecto cae en manos del director del proyecto. Depende de usted asegurarse de realizar un seguimiento de las horas y el gasto para poder mantener al cliente informado sobre el presupuesto.

La configuración puede requerir un poco de trabajo, pero vale la pena configurar el seguimiento para que pueda establecer parámetros para cada recurso del proyecto. Muchas herramientas también le permitirán establecer límites para las tareas, de modo que pueda ver cuándo una tarea está a punto de superar el presupuesto de su proyecto.

#9. Mezclar lo urgente con lo importante

Dwight D. Eisenhower hizo una famosa distinción entre tareas urgentes e importantes, diciendo que “lo urgente rara vez es importante y lo importante rara vez es urgente”. Especialmente en proyectos digitales, la atmósfera de entrega rápida puede llevarnos a apresurarnos, a asumir nuevas tareas sin pensar y a dedicar mucho tiempo a cosas urgentes e inesperadas, como llamadas telefónicas, notificaciones y correos electrónicos.

Una de las mejores cosas que puedes hacer para tu proyecto es priorizar las tareas según la urgencia y la importancia para asegurarte de que todavía estás dedicando tiempo a las cosas que tienen un impacto positivo de alto nivel y a largo plazo en tus objetivos.

#10. Dejando pasar las cosas pequeñas

Hay una diferencia entre microgestionar (lo cual no es bueno) y asegurarse de que te preocupas por las cosas pequeñas, lo cual puede ser beneficioso. Cuando digo preocuparse por las cosas pequeñas, me refiero a esos pequeños problemas que surgen y que se sienten inofensivos: no se hace nada al respecto, dejando que las cosas pasen hasta que se vuelven grandes, problemas evidentes que no tenemos más remedio que abordar. .

Es una ilusión pensar que un pequeño problema “desaparecerá” por sí solo. Rara vez lo hacen. Es mucho más común ver que el problema continúa ganando impulso, causando estrés, confusión y costos adicionales debido al retroceso adicional que es necesario hacer para llegar a la raíz del problema.

Parte del desarrollo como gerente de proyectos es asegurarse de capacitarse para estar atento a las señales de alerta. Siga trabajando en el desarrollo de habilidades para identificar pequeños problemas y corregir el rumbo de manera proactiva a lo largo del camino, ¡y sus equipos y clientes se lo agradecerán!

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¿Está cometiendo estos 10 errores en la gestión de proyectos?

¿Está cometiendo estos 10 errores en la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un área fundamental para el éxito de cualquier empresa o equipo. Sin embargo, es común cometer errores que pueden afectar negativamente el desarrollo y la eficiencia de los proyectos. En este artículo, exploraremos los 10 errores más frecuentes que se cometen en la gestión de proyectos y cómo evitarlos:

1. Falta de planificación adecuada

Uno de los errores más comunes es omitir una planificación detallada antes de iniciar un proyecto. La falta de un plan sólido puede llevar a un desorden general, retrasos y problemas en la asignación de recursos. Es esencial tener un enfoque claro y estratégico desde el principio.

2. Mala comunicación

La comunicación efectiva es fundamental en la gestión de proyectos. Si no se comparten de forma clara los objetivos, los plazos y las expectativas, pueden surgir malentendidos y conflictos en el equipo. Utilizar herramientas de comunicación y establecer reuniones regulares puede mejorar significativamente el flujo de información.

3. Ignorar el seguimiento y control

El seguimiento del progreso y el control son cruciales para asegurarse de que todo proceda según lo planeado. Ignorar estos aspectos puede llevar a un proyecto desviado, retrasos y falta de rendimiento. Utilizar herramientas de gestión de proyectos y establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) pueden ayudar a mantener el control.

4. No tener en cuenta los riesgos

Los riesgos son inherentes a cualquier proyecto. No considerarlos y no desarrollar estrategias de mitigación puede conducir a obstáculos inesperados y pérdida de recursos. Es importante identificar y evaluar los riesgos potenciales desde el principio para evitar sorpresas desagradables.

5. Falta de flexibilidad

La rigidez en la gestión de proyectos puede ser perjudicial. Los proyectos pueden encontrarse con cambios inesperados o requerimientos adicionales, y no tener la capacidad de adaptación adecuada puede resultar en retrasos y fallos. Mantener una mentalidad flexible y estar preparado para ajustes es esencial.

6. No asignar roles y responsabilidades claras

Es fundamental establecer roles y responsabilidades claras en cada proyecto. Sin una asignación adecuada, puede haber duplicación de trabajo, confusión y falta de rendimiento. Definir claramente qué se espera de cada miembro del equipo evitará malentendidos y mejorará la colaboración.

7. Carecer de evaluaciones de progreso

No realizar evaluaciones periódicas del progreso del proyecto puede llevar a la incapacidad de identificar problemas a tiempo. Estas evaluaciones ayudan a ajustar estrategias y corregir errores antes de que causen un impacto significativo. Establecer hitos y realizar revisiones regulares puede mejorar la calidad del resultado final.

8. No aprender de los errores pasados

Cada proyecto es una oportunidad de aprendizaje. No analizar y aprender de los errores pasados es un error común que limita la mejora continua. Hacer una retrospectiva al final de cada proyecto y documentar lecciones aprendidas contribuirá a una gestión de proyectos más eficiente en el futuro.

9. Falta de motivación y compromiso

La gestión de proyectos requiere un alto nivel de motivación y compromiso por parte de todos los involucrados. La falta de entusiasmo puede afectar la productividad y el logro de los objetivos establecidos. Fomentar un ambiente de trabajo positivo y proporcionar incentivos y reconocimientos puede ayudar a mantener a todos enfocados en el éxito del proyecto.

10. Ignorar las lecciones aprendidas de la industria

La gestión de proyectos es un campo en constante evolución, y hay muchas lecciones aprendidas por profesionales de la industria. Ignorar las mejores prácticas y los conocimientos compartidos puede llevar a repetir errores evitables. Mantenerse actualizado con las tendencias y participar en comunidades profesionales contribuirá a mejorar la gestión de proyectos.

Ahora que conoces estos 10 errores frecuentes en la gestión de proyectos, ¡puedes evitarlos! Recuerda que una buena planificación, comunicación efectiva, seguimiento, consideración de riesgos y flexibilidad son clave para el éxito en la gestión de proyectos. Aprende de los errores pasados, mantén a tu equipo motivado y sé consciente de las lecciones aprendidas en la industria. ¡Buena suerte en tus futuros proyectos!

Referencias:

  1. Project Management Institute – PMI
  2. CIO – Project Management
  3. Association for Project Management – APM


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