ERP – Libro mayor general y gestión contable

El libro mayor general y la gestión contable son dos elementos clave dentro de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) para llevar un control financiero preciso y eficiente. En este artículo, exploraremos a fondo la importancia y funcionalidades de estas herramientas en la administración de una empresa. Si quieres conocer cómo optimizar tus procesos contables y mantener un registro adecuado de tus transacciones financieras, ¡sigue leyendo!


El módulo de contabilidad financiera de un paquete ERP proporciona control e integración de la información financiera en toda la empresa. Este módulo brinda la capacidad de realizar un seguimiento centralizado de los datos de contabilidad financiera dentro de un marco de múltiples empresas, idiomas y monedas.

El módulo General Ledger (GL) es el corazón del paquete financiero de un sistema ERP. A través de la integración con la logística, los procesos comerciales y los libros auxiliares contables de otros módulos financieros, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y administración de efectivo, GL proporciona un conjunto central de datos contables necesarios para los informes financieros (incluidos los informes legales) y otros fines. Una de las funciones importantes de GL es la actualización en tiempo real del libro auxiliar, eliminando así la conciliación que requiere mucho tiempo. GL también proporciona datos resumidos para su uso en planificación, control y generación de informes.

Los componentes importantes de GL son:

  1. Configuración de datos maestros del libro mayor.
  2. Integración GL configurada con módulos logísticos.
  3. Cierre de periodo y año.

Integración con otros módulos: Algunos de los módulos integrados con GL son:

  1. Cuentas por pagar por facturas de compra, notas de crédito.
  2. Cuentas por cobrar por factura de venta, notas de crédito y ajuste.
  3. Gestión de efectivo desde donde los detalles de pago se transfieren a GL.
  4. Gestión de activos para transferir detalles de depreciación.
  5. Contabilidad de costos para la asignación de costos.

Configuración de datos maestros del libro mayor: Uno de los procesos importantes de GL es la configuración del plan de cuentas, que es una estructura completa de cuentas contables utilizadas por la organización. El plan de cuentas se puede estructurar de manera flexible tanto a nivel de empresa matriz como de empresa individual. El plan de cuentas también puede definirse por separado a efectos legales, así como a los efectos de informar a la dirección. En algunos paquetes, se utiliza el concepto de dimensión, que brinda una vista vertical de la cuenta contable. Otro parámetro importante de GL es el tipo de transacción, que identifica diferentes categorías de transacciones, como comprobante de diario, factura de venta, efectivo y correcciones. Otros parámetros importantes de GL son i) empresa matriz y parámetros de la empresa (esto contendrá cuentas de pérdidas y ganancias, fluctuaciones monetarias, etc. ii) Períodos (fiscales y fiscales), iii) Código fiscal por países

Integración GL configurada con módulos logísticos: Es necesario definir un esquema de mapeo de integración para la contabilización de transacciones logísticas en finanzas. A continuación se dan ejemplos de transacciones logísticas (para diferentes orígenes de transacciones) que dan como resultado una transacción financiera correspondiente y para las cuales es necesario definir el plan de cuentas correspondiente:

  1. Compras – i) Realización y liberación de una orden de compra ii) recepción de materiales contra la orden de compra iii) inspección y aprobaciones de los materiales recibidos iv) registro de la factura del proveedor en logística.
  2. Ventas – i) Elaboración de una orden de venta ii) liberación de la misma a almacén iii) emisión de material contra la orden de almacén resultante iv) liberación de la orden de emisión a facturación.
  3. Transferencias entre depósitos – i) Realizar una transferencia entre depósitos manualmente o transferir la misma desde planificación ii) emitir materiales desde el almacén emisor iii) recibir materiales en el almacén receptor.
  4. Problemas para pedidos de subcontratación – i) Realizar una orden de producción ii) realizar una orden de compra de subcontrato basada en la orden de producción iii) iniciar la entrega de inventario al subcontratista, iv) emitir el inventario v) recibir el artículo subcontratado, vi) completar la orden de producción v) cerrar la orden de producción .
  5. Inventario cíclico – i) Generar órdenes de conteo cíclico ii) aprobar órdenes de conteo cíclico iii) procesar órdenes de conteo cíclico.

Cierre de Período y Año: Si un período o año ya pasó su fecha de finalización, fue necesario cerrarlo y el resultado se publicará en el próximo período/año. Antes de cerrar cualquier período es necesario comprobar el estado del mismo. A continuación, se lleva a cabo la auditoría, la conciliación, la aprobación de los asientos de corrección finales y la reconstrucción del historial del libro mayor.

En la última parte de este proceso se realiza el cierre de los períodos, el cierre final de los períodos y el cierre del año y el archivo de datos.

A continuación se muestra un diagrama de flujo típico de cierre de período y año:

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ERP – Libro mayor general y gestión contable

El libro mayor general es una parte esencial de cualquier sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Se utiliza para almacenar todos los registros contables de una empresa y brinda una visión completa de las transacciones financieras.

¿Qué es un libro mayor general?

Un libro mayor general es un registro contable que muestra todas las cuentas utilizadas por una empresa. Cada transacción financiera, ya sea un ingreso, un gasto o un movimiento de activos, se registra en el libro mayor general.

¿Cuál es su importancia?

El libro mayor general es crucial para llevar un control financiero adecuado y para cumplir con las obligaciones legales. Proporciona una visión clara de los ingresos y gastos de una empresa, lo que ayuda a la toma de decisiones informadas y a una gestión más efectiva.

¿Cómo se utiliza en un ERP?

En un sistema ERP, el libro mayor general forma parte del módulo de gestión contable. El software recopilará automáticamente los datos de transacciones financieras de diferentes áreas de la empresa y los registrará en el libro mayor general. Esto agiliza el proceso de contabilidad y proporciona informes financieros precisos en tiempo real.

Algunas funciones clave del libro mayor general en un ERP incluyen:

  1. Registro automático de transacciones financieras.
  2. Generación de informes financieros en tiempo real.
  3. Análisis de datos para la toma de decisiones.
  4. Integración con otras áreas del negocio, como compras, ventas e inventario.

¿Cuáles son las mejores prácticas para su gestión?

Para una gestión efectiva del libro mayor general, se recomienda:

  1. Realizar conciliaciones periódicas para verificar la precisión de los registros.
  2. Utilizar categorías y códigos de cuentas claros y coherentes.
  3. Implementar medidas de seguridad para proteger los datos financieros sensibles.
  4. Capacitar y actualizar regularmente al personal encargado de su mantenimiento.
  5. Realizar auditorías periódicas para garantizar la integridad de los registros contables.

Para obtener más información sobre la gestión del libro mayor general y las soluciones ERP, puede visitar los siguientes enlaces:

Esperamos que este artículo haya aclarado tus dudas sobre el libro mayor general y su gestión en un sistema ERP. ¡Si tienes más preguntas, no dudes en contactarnos!

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