ERP – Cuentas por pagar y por cobrar

Los módulos de Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar son dos módulos de ejecución importantes en el segmento financiero de un sistema ERP. Las relaciones financieras con los proveedores que brindan insumos a la organización en forma de bienes y servicios se mantienen en el módulo Cuentas por pagar (AP). Por otro lado, la conexión financiera con los clientes que utilizan los productos de la organización se gestiona a través del módulo de Cuentas por cobrar (AR). Ambos módulos mantienen cuentas personales de deudores o acreedores y mantienen varios libros auxiliares, como cuentas de control, cuentas de fluctuación de divisas, etc., como parte integral del Libro mayor (GL).

Módulo de Cuentas por Pagar (AP) – Este módulo proporciona la funcionalidad para ingresar, monitorear, mantener y procesar el pago de facturas y notas de crédito que la organización recibió de sus proveedores. La funcionalidad clave de este módulo es la siguiente:

1. Registro inmediato de facturas entrantes
2. Seguimiento y autorización de facturas entrantes
3. Entrada de facturas por pedido y diversas
4. Cotejo automático de facturas con recibos
5. Procedimiento separado para la aprobación de facturas que excedieron las tolerancias del usuario
6. Facturas de autofacturación: esto es adecuado para entornos JIT donde la recepción de bienes genera automáticamente facturas aprobadas en el sistema que se pagan a través de remesas y el proveedor no necesita enviar ninguna factura.
7. Clasificación de cuentas para conciliación

Configuración de datos maestros de AP: La configuración inicial del módulo AP es crítica para su correcto funcionamiento, donde es necesario definir los siguientes parámetros:

1. Códigos de bloqueo para bloquear una factura, períodos de análisis de antigüedad para facturas pendientes de proveedores, límite de diferencia de precio tolerado para aprobar facturas (por usuarios y proveedores), ya sea que la coincidencia con el recibo sea manual o automática.
2. Vincular ACP con GL a través de un cronograma de plan de cuentas en el que se publican varias transacciones que se originan en AP. Algunas de estas cuentas son I) cuentas de control ii) pago anticipado iii) acumulación de facturas IV) diferencia de precio yv) diferencia de pago.

Cotejo automático de facturas: Esta es una funcionalidad importante del módulo AP, a través de la cual las facturas de los proveedores se relacionan automáticamente con las órdenes de compra y los recibos. Un diagrama de flujo típico para la coincidencia automática es el siguiente:

Módulo de Cuentas por Cobrar (AR) – Este módulo ayuda a rastrear todas las facturas que están pendientes de pago de los clientes. Las funcionalidades clave de ACR son:

1. Clasificación de cuentas para conciliación y control.
2. Gestión de crédito en línea.
3. Cartas recordatorias con distintos grados de gravedad.
4. Informes de análisis de envejecimiento para su revisión.
5. Intereses por demora en los pagos.
6. Declaraciones de clientes.

Configuración de datos maestros de ACR

1. Definición del plan de cuentas para vincular al libro mayor, como i) cuenta de control ii) cuenta de descuento iii) recibos anticipados iv) recibos no asignados.
2. Parámetros de condiciones de pago como I) período de crédito ii) descuento por pronto pago iii) días de pago iv) tolerancia al descuento.
3. Tipos de problemas definibles de forma gratuita para excluir facturas de recordatorios y débitos directos
4. Periodos flexibles para el análisis de envejecimiento.
5. Diferencias de moneda/pago
6. Datos predeterminados: para el nivel de cálculo de impuestos.

Control de crédito: Una característica importante de este módulo es monitorear las facturas vencidas y generar cartas recordatorias para enviar a los clientes. En caso de que la factura aún no se haya pagado, posteriormente se generan en el sistema recordatorios cada vez más urgentes en un intervalo predefinido. El sistema también mantiene un diario de crédito, que contiene detalles de todas las facturas impagas, ya sean pagaderas o no.

Esta funcionalidad también ayuda a generar un informe de análisis de antigüedad, del cual se muestra un ejemplo a continuación:

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