El modelo SIPOC | Capacitación en Gestión del Cambio de EPM

El modelo SIPOC es una herramienta fundamental en el ámbito de la gestión del cambio. En este artículo, exploraremos en detalle qué es el modelo SIPOC y cómo se aplica en el contexto de la capacitación en Gestión del Cambio de EPM. Descubriremos cómo este modelo puede ayudar a las empresas a identificar y entender los procesos clave, los insumos necesarios, los proveedores involucrados, las salidas esperadas y los clientes afectados. Acompáñanos en este recorrido para comprender cómo el modelo SIPOC puede facilitar una gestión del cambio efectiva y exitosa para EPM y otras organizaciones.

El modelo SIPOC ayuda a una organización a documentar los procesos a alto nivel. Cada proceso está documentado en su propio documento SIPOC único en forma de tabla. Esto facilita la comprensión de los elementos críticos de cada proceso de un vistazo.

Imagine que trabaja para una organización grande y le piden que dirija un equipo para mejorar algunos procesos complejos. ¿Por dónde empezarías? El primer paso podría ser comprender mejor los procesos actuales.

Esto es precisamente lo que SIPOC (pronunciado suspiro-pock) puede ayudarle a hacer. Si ya contaba con documentos SIPOC para sus procesos, entonces, para cada proceso, podría responder algunas preguntas de alto nivel realmente importantes al comienzo de un proyecto:

  • ¿Cuál es el alcance? Es decir, dónde comienza y termina el proceso.
  • ¿Quiénes son las partes interesadas? Es decir, quiénes son los proveedores y los clientes.
  • ¿Qué deberíamos medir? Es decir, cuáles son los pasos clave del proceso y las entradas y salidas.

El modelo SIPOC

Cuando observa por primera vez el diagrama SIPOC a continuación, se le perdonará pensar que SIPOC es una herramienta compleja de comprender y utilizar. No lo es. En realidad, es una forma muy sencilla de obtener una descripción general de un proceso en formato de tabla.

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Fondo

Los diagramas SIPOC se originaron en la década de 1980 como parte de la Gestión de Calidad Total (TQM). TQM se centra en garantizar la calidad mediante el cumplimiento de los estándares. SIPOC también se utiliza actualmente como parte de Seis Sigma. Six-Sigma se diferencia de TQM en que se concentra en mejorar la calidad eliminando la cantidad de defectos.

Los diagramas SIPOC se utilizan con mayor frecuencia durante la fase de definición de un proceso DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar) en Six Sigma.

¿Cuándo utilizar SIPOC?

Para mantener la competitividad en el mundo actual, las organizaciones necesitan adaptarse y mejorar continuamente. En la práctica, esto significará actualizar y mejorar procesos complejos. Si simplemente te lanzas y comienzas a cambiar un proceso complejo, puedes encontrar consecuencias negativas no deseadas. Al utilizar SIPOC primero para tener una comprensión básica de los procesos que desea cambiar, será mucho más probable que su cambio sea exitoso y evitará consecuencias no deseadas.

En términos generales, existen tres grupos de personas que pueden beneficiarse del uso de SIPOC:

  1. Aquellos nuevos en un proceso que necesitan obtener una descripción general rápida del mismo.
  2. Aquellos que están familiarizados con un proceso pero que necesitan volver a ponerse al día por cualquier motivo. Quizás el proceso haya cambiado de alguna manera desde la última vez que lo consideraron.
  3. Aquellos que buscan mejorar o cambiar un proceso de alguna manera.

Las piezas del modelo SIPOC

Una tabla SIPOC consta de cinco partes. Echemos un vistazo breve a cada uno de ellos.

1. Proceso

La parte más importante de un diagrama SIPOC es el proceso en el que se basa. Un proceso es un conjunto de actividades que toman uno o más insumos de uno o más proveedores y los convierten en uno o más productos utilizados por uno o más clientes.

Su objetivo en la sección del proceso SIPOC es describir o dibujar el proceso a alto nivel utilizando solo de 4 a 7 pasos. Limitar el número de pasos del proceso le obliga a usted y a su equipo a alejarse de los detalles y considerar el panorama general.

Si descubre que ha utilizado más de 7 pasos para describir su proceso, intente fusionar varios pasos en uno o dividir el proceso para que abarque más de un documento SIPOC.

2. Salida

El resultado del proceso será uno o más productos o servicios. Ejemplos de resultados incluyen; un producto fabricado o parte de un producto, un informe o un archivo informático, entre otros.

3. Cliente

El cliente recibe los resultados del proceso. El cliente podría ser una persona, una organización u otro proceso.

Los clientes son importantes, ya que son ellos quienes determinan si los resultados de un proceso son satisfactorios.

4. Entradas

Los insumos son aquellos elementos que son suministrados por los proveedores y que el proceso requiere para producir sus productos.

Ejemplos de entradas a un proceso incluyen hojas de cálculo, materias primas, archivos de datos, correos electrónicos, documentos firmados, resultados de otro proceso, entre otros.

5. Proveedor

Un proveedor proporciona uno o más insumos a un proceso.

Los proveedores pueden ser internos o externos a su organización. Ejemplos de proveedores internos incluyen miembros del equipo, departamentos u otras divisiones de su organización. Ejemplos de proveedores externos incluyen mensajeros, otras empresas, agencias gubernamentales y consultores externos, entre otros.

Mejora de procesos centrada en el cliente

Cuando creamos un documento SIPOC normalmente comenzamos considerando el proceso. Sin embargo, a veces la única razón por la que querrás mejorar un proceso es para satisfacer las necesidades de tu cliente. Esto se conoce como estar orientado al cliente y, en este caso, tiene sentido comenzar el proceso con el cliente.

Este enfoque se conoce como COPIS – Cliente, Salidas, Procesos, Entradas y Proveedores. COPIS se centra en empezar pensando en el cliente final. Tenga en cuenta que el acrónimo es simplemente SIPOC escrito al revés.

Ejemplo SIPOC

Veamos un ejemplo de proceso simple con el que los gerentes de oficina estarán familiarizados. Imagine que es gerente y acaba de aceptar contratar a un nuevo empleado. Desea asegurarse de que el día de inicio tengan una computadora portátil configurada y lista para funcionar para que puedan comenzar a trabajar.

Si este proceso no funciona correctamente, es posible que su nuevo empleado se dé cuenta de que no puede realizar ningún trabajo productivo durante días, tal vez incluso semanas, mientras espera que llegue su nueva computadora portátil y la configure.

Así es como se vería el diagrama de ejemplo SIPOC para este proceso:

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  • Problemas de comunicación entre departamentos.
  • Problemas con la adquisición y la entrega.
  • Un equipo de TI ampliado.
  • Falta de priorización.
  • La necesidad de un proceso de incorporación de empleados.

Incluso con un SIPOC implementado, aún pueden surgir problemas. En este caso, puede tener sentido ampliar y desglosar el paso que causa el problema. Por ejemplo, podría crear una nueva tabla SIPOC para el paso «Comprar y configurar una computadora portátil».

Plantilla SIPOC

Hemos creado una plantilla de diagrama SIPOC en formato PDF, que puede utilizar para crear su diagrama SIPOC. Puede descargar la plantilla PDF de SIPOC aquí.

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Ventajas y desventajas

Los beneficios del modelo SIPOC incluyen que:

  • Es fácil de entender y utilizar.
  • Muestra claramente dónde comienza y termina el proceso.
  • Puede ayudarle a aclarar los pasos principales de un proceso.
  • Garantiza que su equipo esté alineado en su comprensión de un proceso.
  • Facilita la comprensión de múltiples procesos que están encadenados.
  • Le permite identificar rápidamente las entradas y/o salidas clave del proceso.
  • Le permite determinar rápidamente los proveedores y/o clientes clave del proceso.

Las desventajas del modelo SIPOC incluyen:

  • El uso de SIPOC por sí solo no detendrá los problemas que ocurren dentro de los procesos.
  • Es muy simplista, por lo que sólo sirve como punto de partida para el mapeo de procesos.
  • Su modelo SIPOC es tan bueno como las personas que lo crearon. Si faltan personas clave cuando se crea, es probable que falten elementos importantes.

Resumen

SIPOC es un acrónimo que significa Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes.

El modelo SIPOC es adecuado para mapear una vista de alto nivel de un proceso de negocio. SIPOC proporciona una manera de mapear un proceso a un alto nivel, eliminando la complejidad. Esto permite comprender muy rápidamente los conceptos básicos de un proceso muy complejo.

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El modelo SIPOC

En este artículo, exploraremos el modelo SIPOC y su importancia en la capacitación en Gestión del Cambio de EPM. El modelo SIPOC es una herramienta efectiva y poderosa que se utiliza para comprender y documentar el alcance y los procesos clave de un proyecto o proceso. También ayuda a identificar los principales elementos involucrados y a establecer las bases para implementar mejoras y cambios exitosos.

¿Qué es el modelo SIPOC?

SIPOC es un acrónimo que representa Supplier (Proveedor), Input (Entrada), Process (Proceso), Output (Salida) y Customer (Cliente). Este modelo proporciona una visión general del proceso o proyecto al identificar a los proveedores, las entradas necesarias, los procesos involucrados, las salidas resultantes y los clientes finales.

Es importante destacar que el modelo SIPOC es una herramienta de alto nivel que ayuda a mantener el enfoque en los aspectos más importantes, evitando la inmersión excesiva en los detalles. Al utilizar el modelo SIPOC, los equipos pueden visualizar rápidamente cómo se relacionan todas las partes interesadas y procesos clave, lo que facilita la identificación de oportunidades de mejora y la implementación de cambios de manera efectiva.

¿Por qué es importante el modelo SIPOC en la Gestión del Cambio?

El modelo SIPOC es especialmente relevante en la Gestión del Cambio de EPM porque brinda claridad y transparencia sobre los procesos y las interacciones entre los diferentes actores. Al comprender el alcance y los procesos involucrados, se pueden identificar las áreas que requieren mejoras y los aspectos que deben ser abordados durante la implementación del cambio. Al visualizar la cadena de valor completa, los equipos pueden detectar posibles fallas y obstáculos antes de que se conviertan en problemas mayores.

Además, el modelo SIPOC también ayuda a alinear los esfuerzos de los diferentes departamentos y miembros del equipo, ya que proporciona una visión holística del proyecto o proceso. Esto facilita la comunicación efectiva y fomenta la colaboración entre los implicados, lo que aumenta las posibilidades de éxito en la implementación del cambio.

Conclusión

En resumen, el modelo SIPOC es una herramienta valiosa en la Gestión del Cambio de EPM. Proporciona una visión general de los procesos clave, actores y relaciones involucrados, lo que ayuda a identificar oportunidades de mejora y a establecer bases sólidas para la implementación del cambio. Al utilizar el modelo SIPOC, los equipos pueden tomar decisiones informadas y trabajar de manera colaborativa para lograr cambios exitosos.


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