Dar retroalimentación: cómo dar retroalimentación constructiva

Todos hemos estado en situaciones en las que hemos tenido que dar retroalimentación a alguien, ya sea en el ámbito laboral, escolar o personal. Sin embargo, dar retroalimentación constructiva puede ser un desafío, ya que queremos transmitir nuestros pensamientos de forma clara y efectiva, sin herir los sentimientos de la otra persona. En este artículo, exploraremos qué es la retroalimentación constructiva y cómo podemos darla de manera efectiva.

Para comprender cómo funciona el proceso de dar retroalimentación, usemos la analogía de cómo opera un torpedo autoguiado. Un torpedo autoguiado tiene un objetivo que intenta alcanzar, su objetivo. El torpedo tiene un mecanismo de propulsión para empujarlo a través del agua. También cuenta con sensores, como sonar y radar, para indicarle si viaja en la dirección correcta. Cuando el torpedo recibe retroalimentación positiva de sus sensores, sigue haciendo lo que está haciendo. Cuando la retroalimentación negativa informa al torpedo que está fuera de rumbo, esta retroalimentación hará que el timón se ajuste.

Si el timón se ajusta demasiado o muy poco, el torpedo volverá a recibir más retroalimentación negativa y se realizará un ajuste adicional del timón. En última instancia, el torpedo alcanza su objetivo impulsándose hacia adelante, cometiendo errores de rumbo y luego corrigiéndolos continuamente.

Como líder, debes ser bueno tanto para dar como para recibir retroalimentación. Podemos aprender mucho sobre cómo dar y recibir retroalimentación a partir de nuestra analogía con los torpedos. Para obtener comentarios para mantener a las personas encaminadas:

  • Debe administrarse periódicamente.
  • Debe haber una meta.
  • Debe contar con métricas implementadas (KPI, retroalimentación de 360 ​​grados) para determinar si está dentro o fuera del rumbo.
  • Se necesita retroalimentación tanto positiva como negativa.

Si se hace correctamente, la retroalimentación puede aumentar la autoconciencia, fomentar el autodesarrollo y proporcionar una orientación muy necesaria. Por eso es importante dar y recibir comentarios.

Dar retroalimentación: cómo dar retroalimentación constructiva

Al igual que con nuestro torpedo, su objetivo al dar retroalimentación es apoyar el comportamiento existente o ayudar a alguien a volver a encaminarse brindando retroalimentación constructiva.

Consejos para dar comentarios

Dar retroalimentación es una habilidad. La persona a la que le estás dando tu opinión puede no estar de acuerdo y tratar de discutir contigo. Concéntrate en permanecer neutral y no te dejes arrastrar por una discusión, pero tampoco evites los puntos que estás tratando de exponer. Esencialmente, su retroalimentación debe ser equilibrada pero precisa para no permitirles corregir insuficientemente su comportamiento, pero tampoco empujarlos a corregir en exceso. Afortunadamente, existen algunos principios generales para brindar comentarios constructivos que pueden ayudarlo en este sentido.

1. Comience con algo positivo

A la mayoría de la gente le gusta escuchar lo que han hecho bien. Si nos apresuramos a criticar a las personas corremos el riesgo de dejarlas aplastadas, lo cual no es lo que queremos, simplemente queremos que corrijan el rumbo. Al comenzar con algo positivo, es más probable que la persona que recibe la retroalimentación la tenga en cuenta y haga las correcciones necesarias.

Esta es una simplificación del clásico Feedback Sandwich, llamado así porque su retroalimentación se produce entre la apertura y el cierre. Con un sándwich de retroalimentación, se comienza con algo positivo, luego se proporciona el área de mejora y finalmente se termina con algo positivo. Podría simplemente terminar reiterando los comentarios positivos que brindó al comienzo de la reunión.

Ejemplo:

“Su paquete de presentación se veía genial e hizo un gran trabajo al realizar la presentación. Sin embargo, me decepcionó ver que la métrica clave cayó por debajo del valor umbral que acordamos. Quiero que esto se rectifique de inmediato. Pero en general, gran trabajo en la presentación”.

2. Céntrese en el comportamiento, no en el individuo

Asegúrese de que sus comentarios sean siempre sobre el comportamiento que le gustaría cambiar. Simplemente está brindando retroalimentación sobre cómo se comportaron, no brindando retroalimentación sobre ellos como persona. A veces esto puede ser una distinción sutil.

Efectivamente, al hacer esto, nos centramos en la descripción de lo que está mal en lugar de en la inferencia de lo que está mal.

Ejemplo:

Observe cómo «la presentación no fue excelente» es mucho menos personal y, por lo tanto, mejor que «tu presentación no fue excelente», y también cómo «No estás cumpliendo con el código de vestimenta» es menos efectivo que «Esa ropa No cumples con el código de vestimenta”.

3. Sea específico y claro

La retroalimentación general no es tan útil cuando se trata de comprender exactamente qué se debe mejorar. También es más probable que las declaraciones generales provoquen una respuesta emocional.

Ejemplo:

Considere la diferencia entre “no podemos hacer esta presentación porque está llena de errores” y “hay errores gramaticales que debemos resolver antes de hacer la presentación”.

4. Sea dueño de los comentarios

Comience sus comentarios con «yo» para demostrar que tanto sus pensamientos como sus sentimientos son suyos.

Ejemplo:

“Me preocupa el progreso de este proyecto. Sería de gran ayuda si pudiera explicarme cómo ve el progreso para que pueda tener su perspectiva”.

5. Centrarse en encontrar soluciones

Piense desde el principio por qué está dando su opinión. Es corregir el rumbo y mejorar el rendimiento. Será una conversación mucho más positiva y estimulante si te concentras en encontrar soluciones en lugar de denunciar los problemas.

Ejemplo:

Considere la diferencia entre «si no logramos que nuestro sitio web cumpla con la ley, seremos cerrados» y «qué pasos debemos tomar para que el sitio web cumpla con la ley».

6. Sea oportuno

Es mejor abordar los problemas o elogiar lo más cerca posible del evento. No dejes pasar el momento y deja que la retroalimentación suponga un shock para la persona que la recibe.

La excepción a esta regla es cuando la situación es grave y emocional. Obviamente, es más difícil aceptar comentarios en esta circunstancia y no querrás arriesgarte a que ninguna de las partes diga algo de lo que luego se arrepienta.

7. Seguimiento

Si llegas a algún acuerdo, anótalo y envíalo al interesado. En el futuro, recuerde buscar oportunidades para felicitar a la persona a medida que mejora su desempeño en las tareas en cuestión.

Un proceso de retroalimentación de 7 pasos

Ahora que hemos cubierto las pautas generales, aquí hay un proceso simple de 7 pasos para enviar comentarios:

1. Indique su propósito

Indique la razón por la que está dando su opinión y por qué es importante. Cuando inicie comentarios, esto evitará el nerviosismo y las conjeturas por parte del destinatario. Si responde a una solicitud de comentarios, podrá aclarar y acordar exactamente qué se cubrirá.

2. Describe lo que observaste personalmente

Cíñete a lo que has observado personalmente y apégate a eventos específicos.

3. Describe cómo te sentiste

Describe cómo reaccionaste cuando presenciaste el evento descrito en el paso 2. Al describir cómo te sentiste después de observar el comportamiento, ayudarás a la otra persona a comprender el impacto que sus acciones están teniendo en los demás.

4. Permanezca en silencio

En este paso, le das a la otra persona la oportunidad de responder. Si la persona no responde, pregúntele “¿cuál es su opinión sobre la situación?”. Como se mencionó anteriormente, la habilidad aquí es evitar verse arrastrado a una discusión.

5. Centrarse en las soluciones

Aléjate del problema rápidamente para centrarte en encontrar una solución. Es posible que ya tenga una solución en mente, pero puede resultar productivo para ambos trabajar en colaboración para generar una solución al problema.

6. Resumir

Ahora que ha identificado la solución, resuma los puntos de acción que acordó e identifique cuándo se reunirá la próxima vez para discutir el progreso hacia la rectificación del problema. No es necesario resumir el problema nuevamente, solo concéntrate en la solución. Acepte enviar por correo electrónico los pasos a seguir a la persona después de la reunión. Resumir le permite asegurarse de que no haya malentendidos antes de que ambos abandonen la sala.

7. Expresar confianza

Termine la reunión asegurándole al destinatario que tiene confianza en su capacidad para implementar los pasos de acción y rectificar el problema. Si corresponde, infórmeles que su puerta está abierta en caso de que encuentren algún problema.

Banderas amarillas

A veces, después de proporcionar comentarios aquí, no se obtendrá la mejora material sustancial en el comportamiento que esperaba. Aquí hay algunas opciones sobre cómo manejar estas situaciones de bandera amarilla:

  • Utilice sus habilidades de delegación para proporcionar instrucciones más simples y quitarle algo de autonomía al destinatario.
  • Acepte verificar el progreso con más frecuencia.
  • Consiga que un compañero ayude al destinatario o modele el comportamiento y le muestre cómo se hace.

Credito de imagen: suma todo.

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Dar retroalimentación: cómo dar retroalimentación constructiva

Preguntas frecuentes sobre cómo dar retroalimentación constructiva

A medida que avanzamos en nuestra vida personal y profesional, nos encontramos con situaciones en las que necesitamos brindar retroalimentación a nuestros colegas, amigos o familiares. Sin embargo, dar retroalimentación constructiva puede resultar un desafío y es natural sentirse aprensivo o preocupado por cómo se recibirá nuestra opinión.

A continuación, encontrarás algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo dar retroalimentación constructiva:

  1. ¿Por qué es importante dar retroalimentación constructiva?

    Dar retroalimentación constructiva es fundamental para el crecimiento personal y profesional de las personas. Ayuda a identificar áreas de mejora, fortalezas y debilidades, y promueve un ambiente de trabajo o relación sólida en el que el aprendizaje y el desarrollo sean valorados.

  2. ¿Cuál es la mejor forma de dar retroalimentación constructiva?

    La mejor forma de dar retroalimentación constructiva es enfocarse en los hechos y comportamientos específicos, evitando criticar a la persona en sí misma. Es importante ser claro, objetivo y brindar ejemplos concretos para respaldar tus puntos. Además, debes ser respetuoso y abierto a la retroalimentación bidireccional.

  3. ¿Cómo puedo asegurarme de que mi retroalimentación sea bien recibida?

    Para asegurarte de que tu retroalimentación sea bien recibida, es vital crear un ambiente de confianza y apertura. Elige el momento adecuado para dar retroalimentación, evitando hacerlo en momentos de tensión o estrés. Además, muestra empatía, sé receptivo a las respuestas y ofrece apoyo para trabajar en las áreas de mejora identificadas.

  4. ¿Qué debo evitar al dar retroalimentación constructiva?

    Al dar retroalimentación constructiva, debes evitar las críticas sin fundamentos, los juicios personales y los comentarios negativos generales. En lugar de eso, céntrate en el comportamiento o desempeño específico que deseas abordar. Además, evita retrasar la retroalimentación, ya que puede perder su efectividad con el tiempo.

  5. ¿Cómo puedo mejorar como dador de retroalimentación?

    La práctica constante es clave para mejorar como dador de retroalimentación. Solicita retroalimentación sobre tu estilo y enfoque de dar retroalimentación a otras personas. Aprende de las experiencias pasadas y busca recursos adicionales, como libros, cursos o artículos relacionados con la comunicación efectiva y la retroalimentación constructiva.

Recuerda, dar retroalimentación constructiva requiere habilidades comunicativas y ciertos cuidados. Sigue estas recomendaciones, y estarás en el camino correcto para brindar retroalimentación útil y potenciar el crecimiento de los demás.
Fuentes externas recomendadas:

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