Cuestionario sistémico: ¿cómo lo utilizan los consultores?

En el mundo empresarial actual, donde la toma de decisiones efectiva es clave para el éxito, los consultores juegan un papel fundamental. Uno de los instrumentos más poderosos que utilizan para analizar y comprender los sistemas y procesos empresariales es el cuestionario sistémico. Pero, ¿cómo lo utilizan exactamente estos expertos? En este artículo, desvelaremos las estrategias y técnicas que los consultores emplean al utilizar este valioso recurso. Descubre cómo el cuestionario sistémico se convierte en una herramienta esencial para la optimización empresarial y la toma de decisiones acertadas.

La investigación sistémica es una filosofía de investigación y acción que relaciona elementos de la situación, viendo una situación problemática como un conjunto interrelacionado de relaciones o fenómenos causa-efecto. Francis Baconuno de los primeros filósofos del método científico, aconsejó:

Una pregunta prudente es la mitad de la sabiduría.

Asimismo, una buena pregunta es la mitad de su problema de investigación resuelta.

Técnica de cuestionario sistémico.

La técnica del cuestionario sistémico es una técnica de entrevista estandarizada mediante la cual los consultores entrevistan a varias personas sobre un tema utilizando el mismo esquema. Los consultores resuelven las preguntas con antelación. Crean una estructura de preguntas predefinida. Posteriormente pueden comparar los respuestas cualitativas usando una grilla de preguntas.

Ejecución

Los consultores utilizan el cuestionario preparado y recopilan las respuestas de los entrevistados. Utilizan preguntas de seguimiento para profundizar en las respuestas. A veces, pueden plantear preguntas de seguimiento adicionales preparadas durante la entrevista. Después de la entrevista, comparten las preguntas y las respuestas documentadas con los entrevistados para revisarlas y obtener comentarios. De esta forma, identifican y resuelven cualquier malentendido. Los entrevistados también tienen la oportunidad de corregir sus respuestas.

Preguntas circulares, como la siguiente, hacen que el entrevistado sea consciente de que no sólo está en juego su propia perspectiva, sino también aquellas que la contradicen.

¿Qué crees que diría tu colega, tu jefe, tu empleado a esta pregunta?

Cuando las perspectivas de los entrevistados divergen, la entrevista se vuelve más interesante. Por tanto, este método es una excelente herramienta para recopilar expectativas de un grupo diverso de entrevistados. Si entrevista a las partes interesadas importantes utilizando un enfoque estandarizado, recibirá respuestas bien fundadas.

Tipos de preguntas

Cada entrevista comienza con información sobre el entrevistado y su papel en el sistema. Incluso si sabes esto, asegúrate de plantear esta pregunta. La autoevaluación que el entrevistado hace de su papel y la formulación elegida proporcionan ideas interesantes. Continúe la entrevista planteando las preguntas preparadas sobre el tema.

Escala

Estas preguntas proporcionan información sobre el posicionamiento del entrevistado (por ejemplo, sobre la valoración de la importancia de la iniciativa o la evaluación de la situación actual).

Cambiar

Estas preguntas indican los cambios deseados y deben capturarse lo más detalladamente posible. Por ejemplo, puede publicar una pregunta como esta:

Suponiendo que la iniciativa sea un éxito, ¿en qué se diferencia (3-5 aspectos)?

Tal formulación obliga al entrevistado a tomar una posición y articular lo que es importante para él/ella. Las preguntas de seguimiento suelen ayudar aquí:

¿Qué entiendes exactamente por mi situación ha mejorado?

¿A qué le atribuirías esto específicamente?

Puede secuenciar preguntas tan simples para llegar a la raíz del problema. Primero se plantea una pregunta de escala sobre el puesto y luego se obtienen detalles del cambio deseado desde el punto de vista del entrevistado. Por ejemplo:

  • En una escala del 0 al 10, ¿qué importancia tiene este proyecto para usted? (0 = Totalmente sin importancia, 10 = Extremadamente importante)?
  • ¿Qué tendría que pasar para que tu calificación en la escala mejore en un golpe?
  • ¿Qué y cómo podrías contribuir?
  • ¿Cómo respondería tu jefe a esta pregunta?

Provocación

En mi opinión, deberías incluir una pregunta provocativa en la técnica del cuestionario sistémico. La provocativa pregunta indaga al entrevistado sobre lo que tendría que pasar para que algo empeore. Esta pregunta utiliza los mismos conceptos que la técnica de lluvia de ideas parado de cabeza. Los entrevistados encuentran que esta pregunta les resulta muy desconocida y, por lo tanto, les causa irritación, lo que les lleva a compartir respuestas honestas sin intenciones ocultas. Además, estas preguntas también promueven la creatividad, ya que desencadenan una preocupación personal. Por ejemplo:

¿Qué podría hacer exactamente para empeorar su situación como resultado de la iniciativa?

La respuesta a tal pregunta te sorprenderá. Es posible que tengas que infundir preguntas tan provocativas en todo el cuestionario sistémico. Esto se debe a que, en el contexto empresarial, rara vez nos enfrentamos al hecho de que algo está empeorando. Pero es importante reconocer esta posibilidad porque resalta las consecuencias de nuestras acciones y diseños.

Recomendaciones

Utilice una combinación de varias secuencias de preguntas pequeñas para compilar un cuestionario sistémico eficaz. Agrupe temas relacionados para evitar redundancias y aproveche el tiempo para centrarse en diferentes temas relevantes. Las respuestas contradictorias despiertan interés, también en las entrevistas. Esto demuestra que o yo, el entrevistador, no he comprendido algo en profundidad o realmente hay una contradicción.

Generalmente los entrevistados son ambivalentes en sus ideas y expectativas. Sin embargo, como entrevistadores, no siempre somos conscientes de ello. Esta comprensión ayuda tanto al entrevistador como al entrevistado. Debe abordar las contradicciones evidentes de inmediato en la entrevista sin reproches:

No estoy seguro de haberte entendido correctamente. antes entendí Xpero ahora escucho Y. A mí esto me parece una contradicción. ¿Podría dar más detalles, por favor?

Uso

El cuestionario sistémico es una técnica sólida y sencilla que incluso los consultores junior pueden ejecutar con confianza. Encontré esta técnica extremadamente útil al principio de mi carrera de consultoría. Sólo hay que preparar las preguntas pertinentes con antelación. También tomé copias impresas del cuestionario que los entrevistados apreciaron. Preguntas tan sencillas descubren información densa y establecen expectativas entre sus clientes y entrevistados. Con más experiencia, podrá personalizar y ampliar el espectro de su técnica de cuestionario sistémico:

Sencilla, pero muy eficaz, es, por ejemplo, la pregunta:

Suponiendo que la iniciativa sea un éxito desde su punto de vista, ¿qué echaría de menos?

Los entrevistados aprecian esta pregunta porque les pide de manera proactiva que identifiquen áreas que son centrales para el problema. Por lo general, planteo estas preguntas después de haber reunido respuestas a las preguntas que absolutamente quiero que se respondan. Sin embargo, observé que estas preguntas provocan reflexión entre los entrevistados. Suelen sopesar los éxitos y las posibles pérdidas entre las alternativas y señalarle la dirección correcta.

Amo metáforas. El lenguaje metafórico –que incluye metáforas, símiles, analogías y otras comparaciones– es una herramienta poderosa en la comunicación y la consultoría. Durante este tipo de entrevistas, planteo preguntas fuera de tema, como por ejemplo:

¿Qué animal cree usted que simboliza la resistencia a tal iniciativa?

En el caso de iniciativas corporativas ordenado desde arriba, la resistencia está latente. Esta resistencia sale a la luz en forma de metáforas animales. Posteriormente, podrás entablar un intercambio humorístico con tu entrevistado. Esto no sólo los relaja y cataliza un mayor intercambio de información, sino que también ayuda a construir relaciones interpersonales profundas. Las metáforas pueden generar nuevas asociaciones y comprensiones, poniendo un tema bajo una nueva luz e incitando a las personas a repensar sus opiniones o suposiciones.

Por eso. Las preguntas sistémicas son muy efectivas para obtener información latente que los entrevistados desean compartir. En cualquier caso, como consultores, debéis asegurar al entrevistado una estricta confidencialidad y respetarla.

Manejo de información

Esto no significa que no se le permita transmitir y evaluar las respuestas. Pero asegúrese de anonimizar las respuestas para que no puedan rastrearse hasta un individuo. Eso socavaría enormemente la confianza que usted construyó con sus entrevistados. Debes abstraer las respuestas, para que nadie pueda interpretar quién tomó qué perspectiva o aplicar ingeniería inversa a las anécdotas. Esto es aún más importante si se quiere mejorar los estilos de gestión de las organizaciones.

A veces, a algunos críticos influyentes les gustaría ser citados por su nombre. En tal caso, se aplica la confidencialidad del cliente. Es posible que desee relajar el acuerdo de confidencialidad mutua. Pero, en mi experiencia, esto nunca fue un buen augurio ni para los entrevistados (que percibían que nuestra empresa no era digna de confianza), ni para los clientes ni para la empresa consultora.

Buenas practicas

Al comienzo de la entrevista, le pregunto al entrevistado si hay algo que le gustaría abordar durante la entrevista y tomo nota de ello. Al final, pregunto si abordé adecuadamente las preocupaciones del entrevistado. Si aún queda algo abierto, tomo esos puntos para dar seguimiento con el entrevistado. Por lo general, se trata de actualizaciones de las entrevistas, decisiones, nueva estructura organizativa, etc.

Dele al entrevistado la buena sensación de que lo escuchan y no sólo lo interrogan esquemáticamente. En el caso de cuestionarios más complicados (dura aproximadamente 1-1,5 horas o más), sugiero compartir resúmenes de las respuestas de los entrevistados por escrito, para que puedan corregir cualquier mala interpretación.

Asimismo, recopile y distribuya los mensajes centrales 3-5-7 que recopiló durante la entrevista. La mayoría de los entrevistados están particularmente preocupados por ciertos aspectos del tema. Esto ayuda a los entrevistados a protegerse de la política y las repercusiones de la organización. También es una forma sencilla de comprobar si comprendió al entrevistado y sus inquietudes.

Think Insights (25 de septiembre de 2023) Cuestionario sistémico: ¿cómo lo utilizan los consultores?. Obtenido de https://thinkinsights.net/consulting/systemic-questionnaire/.
«Cuestionario sistémico: ¿cómo lo utilizan los consultores?» Think Insights – 25 de septiembre de 2023, https://thinkinsights.net/consulting/systemic-questionnaire/
Think Insights 9 de febrero de 2021 Cuestionario sistémico: ¿cómo lo utilizan los consultores?visto el 25 de septiembre de 2023,<https://thinkinsights.net/consulting/systemic-questionnaire/>
Piensa en ideas – Cuestionario sistémico: ¿cómo lo utilizan los consultores? [Internet]. [Accessed September 25, 2023]. Disponible de: https://thinkinsights.net/consulting/systemic-questionnaire/
«Cuestionario sistémico: ¿cómo lo utilizan los consultores?» Think Insights – Consultado el 25 de septiembre de 2023. https://thinkinsights.net/consulting/systemic-questionnaire/
«Cuestionario sistémico: ¿cómo lo utilizan los consultores?» Piensa en ideas [Online]. Disponible: https://thinkinsights.net/consulting/systemic-questionnaire/. [Accessed: September 25, 2023]
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Preguntas frecuentes sobre el cuestionario sistémico en la consulta de consultores – Blog

Preguntas frecuentes sobre el cuestionario sistémico en la consulta de consultores

El cuestionario sistémico es una herramienta muy útil utilizada por los consultores para analizar y comprender los sistemas de una organización. Esta metodología ayuda a identificar los posibles problemas y encontrar soluciones efectivas. Si estás interesado en saber cómo los consultores utilizan el cuestionario sistémico, aquí tienes algunas preguntas frecuentes que serán de tu interés.

¿Qué es un cuestionario sistémico?

Un cuestionario sistémico es un conjunto de preguntas diseñado para obtener información valiosa sobre los diferentes aspectos de un sistema organizativo. Estas preguntas se centran en identificar las relaciones y conexiones entre diferentes elementos y cómo influyen en el funcionamiento del sistema en su conjunto.

¿Cuál es el objetivo principal del cuestionario sistémico?

El objetivo principal del cuestionario sistémico es obtener una visión amplia y completa de cómo está funcionando una organización en su conjunto. Permite detectar problemas, identificar patrones y encontrar soluciones efectivas para mejorar el desempeño general del sistema.

¿Cómo se utiliza el cuestionario sistémico en la consulta de consultores?

Los consultores utilizan el cuestionario sistémico como una herramienta de diagnóstico para identificar las áreas problemáticas de una organización. A través de una serie de preguntas estructuradas, pueden recopilar información detallada sobre la cultura organizativa, la estructura, las relaciones entre los miembros y otros aspectos relevantes del sistema.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el cuestionario sistémico en la consulta?

Al utilizar el cuestionario sistémico, los consultores pueden obtener una comprensión más profunda de los desafíos y problemas en una organización. Esto les permite desarrollar estrategias más efectivas y soluciones personalizadas para abordar las áreas problemáticas identificadas. Además, el cuestionario sistémico proporciona un enfoque estructurado para el análisis, lo que facilita la comunicación y colaboración entre el consultor y los miembros de la organización.

¿Cómo afecta el cuestionario sistémico al proceso de consultoría?

El cuestionario sistémico es una herramienta fundamental en el proceso de consultoría, ya que brinda una base sólida para el análisis y la toma de decisiones. El consultor utiliza los resultados del cuestionario para identificar las áreas críticas en las que se deben enfocar los esfuerzos de mejora. También ayuda a establecer objetivos claros y medibles para la intervención del consultor en la organización.

¿Existen diferentes tipos de cuestionarios sistémicos?

Sí, existen diferentes tipos de cuestionarios sistémicos adaptados a las necesidades específicas de cada organización. Algunos ejemplos incluyen cuestionarios sistémicos para evaluar la comunicación interna, la toma de decisiones, la gestión del cambio, el liderazgo y el trabajo en equipo.

¿Dónde puedo obtener más información sobre el cuestionario sistémico?

Si deseas obtener más información sobre el cuestionario sistémico y su aplicación en la consulta de consultores, aquí te dejo algunos enlaces útiles:

  1. Ejemplo1.com – Un artículo detallado sobre el uso del cuestionario sistémico en la consultoría.
  2. Ejemplo2.com – Un estudio de caso que muestra cómo el cuestionario sistémico ayudó a una empresa a mejorar su rendimiento.
  3. Ejemplo3.com – Un video tutorial que explica paso a paso cómo utilizar el cuestionario sistémico en la práctica.

Esperamos que estas respuestas a preguntas frecuentes te proporcionen una comprensión más clara sobre cómo los consultores utilizan el cuestionario sistémico en su trabajo. Si tienes más dudas o necesitas ayuda adicional, no dudes en contactarnos.


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