Control de Configuración y Montaje de Base en Sistema ERP

El control de configuración y montaje de base en un sistema ERP es fundamental para garantizar el correcto funcionamiento de una empresa. A medida que los negocios se vuelven más complejos y globalizados, la gestión de la configuración de la base de datos se vuelve cada vez más crucial. En este artículo, exploraremos la importancia de tener un control adecuado sobre la configuración y el montaje de la base en un sistema ERP, así como las mejores prácticas para asegurarse de que todo esté en orden. Si quieres optimizar tu gestión empresarial y asegurarte de que tu sistema ERP funcione de manera eficiente, sigue leyendo para descubrir cómo el control de configuración y montaje de base puede hacer la diferencia.


Los sistemas ERP se desarrollaron basándose en las necesidades genéricas de varios tipos de organizaciones, pertenecientes a diversos segmentos comerciales y evolucionaron aún más mediante la incorporación continua de nuevos procesos comerciales. En consecuencia, cualquier sistema ERP ofrece hoy en día numerosas funcionalidades, que abruman a la mayoría de las empresas durante la implementación del proyecto. Se necesita que las empresas recojan los componentes relevantes del sistema y los configuren y alineen para cumplir con sus requisitos comerciales específicos.

¿Qué es la configuración?

La configuración de un sistema ERP implica el manejo de numerosos controles de uso, que pueden activarse o desactivarse, para equilibrar sus funcionalidades con las necesidades existentes. Lo primero que debe suceder es instalar los módulos específicos necesarios y configurarlos, según el alcance del proyecto. Hay miles de tablas de configuración que definen cómo debe funcionar el sistema, cómo se verá la pantalla de entrada de datos, cómo aparecerán las señales y masajes, etc.

El proceso anterior es extremadamente complejo, particularmente para proveedores de nivel 1 como SAP y Oracle. Para aliviar esta complejidad, los proveedores de ERP están creando módulos preconfigurados adecuados para un sector empresarial particular. Los proveedores de ERP también están desarrollando herramientas de preconfiguración automatizadas como Orgware de BaaN. SAP también ha presentado una “Solución SAP acelerada” que contiene plantillas específicas de la industria que se pueden modificar para una empresa individual.

Modo General de Configuración:

  1. Una función se puede activar, desactivar o hacer opcional.
  2. XOR es decir, elige solo un flujo que cumpla la condición especificada.
  3. O cuando una configuración admite actividades o flujos opcionales que requieren todas, ninguna o algunas de las actividades.
  4. Y – indicar flujos paralelos obligatorios.

Algunas opciones de configuración son irreversibles, por ejemplo, si se elige la opción “inventario negativo permitido”, no se puede revertir en una etapa posterior. Algunas configuraciones son reversibles, por ejemplo, la cantidad de la orden de compra puede exceder la cantidad de la orden abierta o no. En algunos casos, si no se realiza una elección específica, la función configurable se puede activar o desactivar de forma predeterminada.

Configuración del sistema básico: A continuación se detallan algunas actividades importantes relacionadas con la configuración del sistema base, que tienen impacto en todos los módulos:

  1. Creación de una empresa: Esto es básicamente para crear una base de datos. Se pueden crear varias bases de datos, una de las cuales puede ser para transacciones reales y las otras pueden usarse para pruebas y capacitación. Una empresa puede tener diferentes jerarquías, como logística única/finanzas únicas, logística múltiple/finanzas únicas, logística múltiple/finanzas múltiples, etc.
  2. Configuración de moneda: Las monedas deben configurarse como i) moneda base, que es la moneda legal del país donde opera la organización, ii) monedas de informes alternativas, iii) monedas de transacción utilizadas para transacciones con proveedores y clientes que pueden estar distribuidos en varios países.
  3. Configuración de calendario y periodos: Los calendarios se utilizan para registrar información sobre la disponibilidad de recursos. Los períodos son intervalos de tiempo que pueden utilizarse con fines estadísticos, financieros, de planificación y de control de costos.
  4. Unidades de medida: Unidades base de longitud, superficie, peso, tiempo y sus factores de conversación para fines transaccionales.
  5. Integración entre finanzas y logística: Configuración de relaciones entre empresas, modo de actualización de tablas financieras ya sea en tiempo real o en modo por lotes, modo de valoración de inventario como LIFO, FIFO, costeo estándar o promedio ponderado, tratamiento de transacciones finalizadas y no finalizadas en el libro mayor financiero, etc.
  6. Definición de grupo de números, tipo de serie y longitud de serie: Para ser utilizado como ID de una transacción única como órdenes de compra, orden de venta, orden de producción, etc.
  7. Definición de países: Los clientes y proveedores se encuentran en varios países para los cuales es necesario definir el código de país. Esto es muy importante debido a la necesidad de calcular y declarar impuestos.
  8. Asignación de códigos fiscales: Necesitaba definirse para ventas, compras, servicios y transacciones de proyectos.

Conclusión

Incluso si se elige un paquete preconfigurado para una vertical específica, las configuraciones básicas mencionadas anteriormente deben realizarse con sumo cuidado durante la implementación. Esta configuración base afecta a todos los módulos que forman parte de la implementación.



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Control de Configuración y Montaje de Base en Sistema ERP

Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, más conocido como ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning), es una herramienta fundamental para las empresas modernas. Ofrece una gestión integral de todas las actividades y procesos, desde el área financiera hasta la producción, pasando por la logística y recursos humanos.

Dentro de un sistema ERP, el control de la configuración y montaje de base es un aspecto crítico para garantizar el correcto funcionamiento del mismo. En este artículo, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes sobre este tema.

¿Qué es el control de configuración y montaje de base en un sistema ERP?

El control de configuración y montaje de base se refiere a la gestión de la estructura y componentes básicos de un sistema ERP. Esto involucra el manejo de los datos maestros, como la información de clientes, proveedores, productos, así como los distintos parámetros de configuración del sistema.

¿Por qué es importante el control de configuración y montaje de base en un sistema ERP?

La correcta gestión de la configuración y montaje de base en un sistema ERP es esencial debido a que afecta directamente la efectividad y confiabilidad de toda la plataforma. Si la configuración no es correcta, esto puede llevar a errores en los procesos y afectar la calidad de la información generada por el sistema.

Además, un control adecuado de la configuración y montaje de base permite mantener la integridad y consistencia de los datos, evitando inconsistencias o duplicidades que puedan comprometer la toma de decisiones.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta en el control de configuración y montaje de base?

Algunos aspectos clave en el control de configuración y montaje de base son:

  1. Gestión de versiones: Es importante mantener un historial de las versiones y cambios realizados en la configuración del sistema ERP. Esto facilitará la identificación y corrección de errores, así como la implementación de nuevas funcionalidades.
  2. Seguridad: Se deben establecer los niveles de acceso y permisos adecuados para evitar alteraciones no autorizadas en la configuración y montaje de base.
  3. Documentación: Es esencial contar con documentación clara y actualizada sobre la configuración y montaje base del sistema ERP. Esto facilitará el mantenimiento, capacitación y resolución de problemas.

¿Cuáles son las mejores prácticas en el control de configuración y montaje de base?

Algunas mejores prácticas en el control de configuración y montaje de base en un sistema ERP son:

  1. Mantener una política de cambios controlados, con revisiones y aprobaciones antes de implementar modificaciones.
  2. Realizar pruebas exhaustivas de la configuración y montaje base antes de su puesta en producción.
  3. Establecer un proceso de seguimiento y monitoreo continuo para detectar y corregir posibles desviaciones.

Para obtener más información sobre el control de configuración y montaje de base en sistemas ERP, te recomendamos consultar los siguientes recursos:

Recuerda que un adecuado control de configuración y montaje de base en un sistema ERP asegura la eficiencia, calidad y confiabilidad de las operaciones empresariales. ¡No dejes de implementarlo en tu organización!

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