Comunicación en la Gestión: Definición, Características, Tipos, Proceso, Importancia y Más

La comunicación en la gestión es una herramienta fundamental para el éxito de cualquier organización. A través de la comunicación adecuada, se establece una conexión efectiva entre los miembros de un equipo de trabajo, permitiendo el logro de metas y objetivos comunes. En este artículo, exploraremos en detalle la definición de la comunicación en la gestión, sus características, tipos, proceso, importancia y mucho más. Si estás interesado en descubrir cómo mejorar tus habilidades de comunicación en el ámbito de la gestión, ¡sigue leyendo!

¿Que es comunicación?

La comunicación es la transformación de información de una persona a otra para cumplir intereses comunes. Es el intercambio de hechos, opiniones, ideas, sugerencias, emociones y otra información de una persona a otra.

El intercambio de información se puede realizar de persona a persona, de un lugar a otro, de un grupo a otro, de una organización a otra. La comunicación puede ser verbal o no verbal. Para completar la comunicación debe haber al menos un remitente, un dato y un receptor.

La comunicación es esencial para impartir una comprensión del tema de la información. En otras palabras, es la transferencia de significado y comprensión entre personas a través de medios verbales y no verbales para afectar el comportamiento y lograr resultados.

Es una de las funciones importantes de la gestión. Es la función de todo directivo. En el ámbito de la gestión, comúnmente se la denomina comunicación organizacional. Un gerente debe establecer la comunicación necesaria con sus subordinados para implementar un plan y obtener retroalimentación sobre el logro del trabajo.

Muchos académicos definieron la comunicación a su manera; algunas de las definiciones importantes incluyen:

  • Newman y verano – La comunicación es un intercambio de hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o más personas.
  • Rickey W.Griffin – La comunicación es el proceso de transmitir información de una persona a otra.
  • Koontz y Weihrich – La comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor siendo comprendida la información por el receptor.

La comunicación es continua hasta la existencia de la organización. Es la base de la función organizacional. Ha venido desempeñando un papel importante en la implementación de funciones gerenciales.

Los gerentes brindan instrucciones, orientación y sugerencias a los subordinados para implementar planes y políticas. Y los subordinados proporcionan información a la dirección sobre el logro del trabajo y los problemas que enfrentan en el proceso de desempeño del trabajo a través de los medios de comunicación.

Por tanto, la comunicación es el proceso de transmitir información de una persona a otra de manera clara y significativa. En las organizaciones empresariales, es fundamental mantener la coordinación entre la fuerza del grupo y sus esfuerzos. En última instancia, ayuda a alcanzar las metas y objetivos organizacionales.

Características de la comunicación

Es el intercambio de información de una persona a otra. Ayuda a mantener la coordinación entre todos los mecanismos de la organización y conseguir objetivos comunes.

Las siguientes son las características importantes de la comunicación:

Mínimo dos personas

En la comunicación debe haber al menos dos personas. Uno es el emisor y otro es el receptor. El remitente entrega mensajes y el receptor recibe los mensajes. Intercambian información de interés común entre sí. Sin embargo, en una conversación masiva, puede haber más de dos personas.

Proceso de doble sentido

Para la efectividad de la información, debe existir un proceso bidireccional en la comunicación. Cuando el remitente envía mensajes al receptor, el receptor debe proporcionar retroalimentación.

En la jerarquía administrativa, la información sobre dirección, orientación e instrucción se comunica desde el nivel superior al nivel subordinado. Los subordinados comunican la información del logro del trabajo y la dificultad en el desempeño al nivel superior. Es esencial obtener retroalimentación sobre la dirección.

Función omnipresente

La comunicación es una función gerencial omnipresente. Es la función de todo directivo.

El gerente de nivel superior se comunica con los gerentes de nivel medio, el gerente de nivel medio se comunica con los gerentes de nivel inferior, el gerente de nivel inferior se comunica con los empleados de nivel operativo y viceversa. Es fundamental obtener retroalimentación sobre el desempeño que se desea alcanzar.

Proceso Completo y Racional

Es un proceso racional y completo. Es una transmisión de comprensión del emisor al receptor. Un receptor procesa una respuesta sólo cuando es capaz de comprender el asunto del mensaje.

]

Un sistema de comunicación eficaz debe ser claro, completo y racional. Un mensaje poco claro e incompleto pierde valor y confunde al receptor. Por tanto, la comunicación completa y racional es una necesidad importante desde la perspectiva de las relaciones humanas.

Relacionado: Liderazgo en la Gestión: Definición, Características, Funciones, Cualidades y Estilos

Función continua

Es la función continua hasta la existencia de una organización y su desempeño. También se dice que “si no hay comunicación, no hay funcionamiento de una organización”.

Un gerente se comunica con sus subordinados y otras autoridades de la organización de manera continua para conocer los problemas y logros de los trabajadores. De esta manera, la conexión entre los grupos de trabajo es fundamental para mantener la continuidad en las funciones regulares de la organización.

Oral o escrito

Tal vez sea en forma oral y Forma escrita. Generalmente, los directivos se comunican ya sea oralmente o por escrito. Cuando los mensajes son importantes y contienen información probatoria o formal, es apropiado utilizar medios escritos. Y, para información general y periódica, basta con utilizar la vía oral.

Además, el uso de signos, sugerencias y símbolos también es un medio de comunicación. Estos medios se utilizan en situaciones excepcionales.

Comunicación formal o informal

Según la naturaleza y el sistema, puede ser formal o informal. El mensaje formal fluye a través de canales formales de la organización. Estos medios se utilizan para comunicar información oficial dentro y fuera de una organización.

Relacionado: Formal vs. Organización informal

La comunicación informal fluye a través de canales informales, que no están definidos por la dirección. Los grupos informales, sobre la base de su relación mutua, intereses, gustos y propósitos, desarrollan estos medios.

Bases de acción y coordinación

Es el elemento más importante de acción y coordinación. Los gerentes brindan dirección a los subordinados mediante el uso de medios de comunicación. Ayuda a implementar planes y políticas en la práctica.

Además, contribuye a mantener la coordinación entre los grupos de trabajo para desarrollar el concepto de espíritu de equipo. En conclusión, es uno de los medios más importantes para la implementación efectiva de los planes, mantener la coordinación y alcanzar las metas organizacionales.

Tipos de comunicación

La comunicación tiene principalmente cuatro tipos populares. Ellos son:

  • comunicación formal es la forma profesional y estructurada de intercambiar información, normalmente utilizada en entornos empresariales o académicos. Sigue reglas y protocolos establecidos, como reuniones oficiales, informes y correos electrónicos.
  • comunicación informal es la forma casual y espontánea de compartir información, a menudo utilizada en interacciones sociales o entornos no profesionales. Implica conversaciones cotidianas, chats y correos electrónicos informales, donde el lenguaje y el tono pueden ser más relajados.
  • Comunicación interpersonal Se refiere al intercambio de información entre individuos a nivel personal. Implica interacciones cara a cara o uno a uno, donde las personas expresan sus pensamientos, sentimientos e ideas a través de señales verbales y no verbales.
  • Comunicación visual Utiliza imágenes, gráficos y elementos visuales para transmitir información. Incluye signos, símbolos, cuadros, gráficos y ayudas visuales, lo que facilita la comprensión de conceptos complejos de forma rápida y eficaz.

Propósito de la comunicación organizacional

A continuación se muestra una breve lista de los principales propósitos u objetivos de la comunicación en la organización.

Apoya la toma de decisiones

La comunicación eficaz dentro de una organización proporciona la información y los datos necesarios para tomar decisiones informadas. Garantiza que la información correcta llegue a las personas adecuadas, permitiéndoles tomar decisiones oportunas y precisas.

Buen funcionamiento

La comunicación promueve el flujo fluido de información entre los diferentes departamentos y niveles dentro de una organización. Ayuda a alinear tareas, aclarar responsabilidades y garantizar que todos estén en sintonía, mejorando así el funcionamiento general de la organización.

Facilita la coordinación

Al compartir información, metas y objetivos, la comunicación permite la coordinación entre varios equipos e individuos. Ayuda a sincronizar esfuerzos, evitar la duplicación de trabajo y garantizar que todos trabajen hacia un objetivo común.

Motivación y moral de los empleados

La comunicación eficaz fomenta un ambiente de trabajo positivo, donde los empleados se sienten valorados y comprometidos. La comunicación clara y transparente fomenta la confianza, eleva la moral y motiva a los empleados a rendir al máximo.

Relacionado: ¿Qué es la motivación? Definición, características, proceso, tipos e importancia

Superar la resistencia al cambio

El cambio es inevitable en las organizaciones y la comunicación eficaz ayuda a gestionarlo con éxito. Al brindar explicaciones, abordar inquietudes e involucrar a los empleados en el proceso de cambio, la comunicación ayuda a superar la resistencia y garantiza una transición sin problemas.

Mantener las relaciones públicas

La comunicación organizacional juega un papel crucial en el mantenimiento de una imagen y relaciones positivas con las partes interesadas, incluidos clientes, inversores y el público en general. A través de una comunicación clara y consistente, las organizaciones pueden generar confianza, abordar inquietudes y mejorar su reputación.

Redes de comunicación

Principalmente existen 4 tipos de redes de comunicación que se encuentran en el lugar de trabajo.

  1. Red de ruedas: En esta red, el líder actúa como una figura central que recopila y difunde información a todos los miembros. Es una estructura autoritaria donde los subordinados no tienen autoridad para comunicarse entre sí.
  2. Red de cadena: La red en cadena sigue la cadena de mando vertical en una organización jerárquica. La comunicación fluye sólo entre superiores inmediatos y subordinados. La información se transmite secuencialmente desde los niveles superiores a los inferiores y viceversa.
  3. Red circular: La red circular opera de manera horizontal o lateral. Los individuos sólo pueden comunicarse con la persona que está a su derecha o izquierda. Ofrece más opciones de canales para la comunicación y permite a los miembros interactuar y compartir información dentro del círculo inmediato.
  4. Red de todos los canales: En la red de todos los canales, no existen restricciones formales de comunicación. Todos los miembros pueden comunicarse libremente entre sí, compartiendo ideas, puntos de vista y sugerencias. Esta estructura informal promueve la comunicación abierta, sin que el líder tenga control exclusivo sobre el flujo de información.

Leer también: ¿Qué es organizar? Definición, características, principios, proceso e importancia

Proceso de comunicación

Para completar la comunicación, existen ciertos pasos o elementos necesarios a considerar. En el proceso de comunicación debe haber al menos un emisor, un receptor y algún material, ese es el mensaje. Los elementos requeridos a considerar son:

  1. Remitente: El remitente es el individuo o entidad que inicia el proceso de comunicación creando y enviando un mensaje a los destinatarios previstos.
  2. Codificación: La codificación se refiere al proceso de convertir los pensamientos, ideas o información del remitente en una forma adecuada, como palabras, símbolos o gestos, para transmitir el mensaje deseado.
  3. Mensaje: El mensaje es la información, idea o contenido que transmite el remitente. Puede ser de varias formas, incluidas las verbales, escritas o no verbales.
  4. Medio: El medio es el canal o medio a través del cual se transmite el mensaje, como conversación cara a cara, correo electrónico, teléfono o redes sociales.
  5. Receptor: El receptor es el individuo o grupo al que va dirigido el mensaje. Reciben e interpretan el mensaje.
  6. Descodificación: La decodificación es el proceso mediante el cual el receptor interpreta y comprende el mensaje enviado por el emisor, convirtiéndolo nuevamente en información significativa.
  7. Comentario: La retroalimentación es la respuesta o reacción del receptor al mensaje del remitente. Proporciona confirmación, aclaración o información adicional, completando el ciclo de comunicación.
  8. Ruido: El ruido se refiere a cualquier interferencia o perturbación que interrumpa la transmisión o recepción fluida del mensaje, afectando potencialmente su precisión o claridad.

Importancia de la comunicación en una organización

La comunicación juega un papel importante en el buen funcionamiento y el logro de los objetivos deseados de la organización. La importancia de la comunicación, entre otros, se puede señalar a continuación:

Coordinación efectiva

La comunicación fomenta la coordinación entre diferentes departamentos e individuos dentro de una organización. Garantiza que todos trabajen para lograr los mismos objetivos, evita la duplicación de esfuerzos y promueve la sinergia entre los equipos.

Toma de decisiones mejorada

Una buena comunicación proporciona la información y los datos necesarios para tomar decisiones informadas. Facilita el intercambio de ideas, perspectivas y retroalimentación, lo que permite a los gerentes emitir juicios acertados y tomar acciones efectivas.

Mayor compromiso de los empleados

La comunicación clara y transparente crea un ambiente de trabajo positivo donde los empleados se sienten valorados y comprometidos. Promueve el diálogo abierto, fomenta el trabajo en equipo y aumenta la moral, lo que conduce a una mayor productividad y satisfacción laboral.

Resolución fluida de conflictos

La comunicación eficaz ayuda a resolver conflictos y abordar los problemas con prontitud. Al fomentar conversaciones abiertas y honestas, se pueden aclarar malentendidos, abordar agravios y mantener relaciones armoniosas.

Generar confianza y colaboración

La comunicación genera confianza y fortalece las relaciones dentro de una organización. Cuando los empleados sienten que se escuchan sus voces, se valoran sus opiniones y se comparte la información de forma transparente, desarrollan un sentido de pertenencia y lealtad hacia la organización.

Leer siguiente: ¿Qué es el flujo de comunicación?

Error 403 The request cannot be completed because you have exceeded your quota. : quotaExceeded




Comunicación en la Gestión: Definición, Características, Tipos, Proceso, Importancia y Más

Preguntas Frecuentes sobre la Comunicación en la Gestión

La comunicación desempeña un papel fundamental en la gestión de cualquier organización. Es a través de una comunicación efectiva que los líderes pueden transmitir información, establecer relaciones y lograr los objetivos de la empresa. A continuación, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre la comunicación en la gestión.

¿Qué es la comunicación en la gestión?

La comunicación en la gestión se refiere al intercambio de información, ideas, opiniones y emociones entre los líderes y los miembros de una organización. Es un proceso que implica enviar, recibir y comprender mensajes para lograr una coordinación eficiente y lograr los objetivos de la empresa.

¿Cuáles son las características de una comunicación efectiva en la gestión?

Una comunicación efectiva en la gestión se caracteriza por ser clara, concisa, precisa, completa y oportuna. Además, debe ser bidireccional, permitiendo un diálogo abierto entre los líderes y los empleados. La comunicación también debe ser consistente y adaptada al contexto y a los receptores.

¿Cuáles son los tipos de comunicación en la gestión?

Existen diferentes tipos de comunicación en la gestión, tales como la comunicación verbal, no verbal y escrita. La comunicación verbal se refiere al uso de palabras habladas para transmitir información. La comunicación no verbal incluye gestos, expresiones faciales y lenguaje corporal. La comunicación escrita se realiza a través de documentos, correos electrónicos, informes, entre otros.

¿Cuál es el proceso de la comunicación en la gestión?

El proceso de comunicación en la gestión consta de varios pasos. Primero, el emisor codifica el mensaje y lo envía al receptor a través de un canal de comunicación. Luego, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta. Es importante que durante el proceso se eviten barreras de comunicación para asegurar que el mensaje sea transmitido y comprendido correctamente.

¿Por qué es importante la comunicación en la gestión?

La comunicación es crucial en la gestión porque permite el intercambio de información necesaria para la toma de decisiones, la resolución de problemas y el logro de los objetivos organizacionales. Una comunicación efectiva también promueve un ambiente de trabajo positivo, mejora la colaboración y la productividad, y fortalece la cultura y los valores de la empresa.

¿Dónde puedo obtener más información sobre la comunicación en la gestión?

Si deseas obtener más información sobre la comunicación en la gestión, te recomendamos visitar los siguientes recursos:

  1. Mind Tools – Habilidades de Comunicación
  2. Gestiopolis – Características de la Comunicación Empresarial
  3. ISOTools – Importancia de la Comunicación Organizacional

Esperamos haber resuelto tus dudas acerca de la comunicación en la gestión. Si tienes más preguntas, no dudes en contactarnos.


Deja un comentario