Componentes de un proceso

Un proceso es esencial en todas las actividades que llevamos a cabo en nuestra vida diaria. Desde cocinar una receta hasta realizar trámites burocráticos, los procesos son el conjunto ordenado de acciones que nos permiten lograr un resultado deseado. En este artículo, exploraremos los componentes fundamentales de un proceso y cómo influyen en su eficiencia y éxito. Si quieres descubrir cómo optimizar tus métodos de trabajo y alcanzar tus objetivos de manera más efectiva, ¡sigue leyendo!


  1. Eventos: Los eventos son las condiciones que deben existir para que se realice el proceso. Es algo que sucede a diferencia de algo que se hace a propósito. Puede considerarse como el efecto que se produce después de que se proporciona una causa suficiente. Cada proceso comienza y termina con un evento.
  2. Tareas: Una tarea es la unidad más pequeña en la que se puede dividir la actividad. Descomponerlo no es factible para el propósito que nos ocupa. El proceso de negocio describe las diferentes actividades así como la interrelación entre ellas. Es importante señalar que las interrelaciones son más importantes que las tareas. En cualquier estructura el todo es mayor que la suma de sus partes. Por lo tanto, al realizar ejercicios de BPM, se debe tener una visión sinérgica.

    El problema número uno con BPM hoy en día es que la mayoría de los profesionales son incapaces de comprender el punto de vista del sistema. Los empleados de una misma empresa tienen objetivos contradictorios. Por tanto, un profesional de recursos humanos puede acabar optimizando su proceso, pero puede tener un efecto adverso en el funcionamiento de un departamento de marketing. Por lo tanto, los problemas simplemente se desplazan en lugar de resolverse. Una buena comprensión de cómo el proceso se conecta con otras actividades y procesos ayudará a resolver este problema y lograr un progreso sostenible.

  3. Decisiones: Es posible que haya ciertas decisiones que deban tomarse como parte de un proceso. Dejar las decisiones en manos de las personas involucradas tiene consecuencias indeseables. Es probable que, en ausencia de directrices claras, las decisiones tomadas por diferentes personas sean diferentes. Esto creará experiencias inconsistentes para los clientes y reducirá la calidad.

    Como ejemplo, consideremos un proceso de concesión de licencias en cualquier organización grande. Existen reglas explícitas que definen el número de permisos que una persona puede tomar, así como el procedimiento para aprobarlos. Por lo tanto, aunque pueda parecer que el gerente es quien toma las decisiones con respecto a la concesión de licencias, lo único que hace es seguir un procedimiento predefinido. Por lo tanto, no importa quién sea el gerente, las decisiones siempre serán consistentes porque se toman sobre la base de reglas y no sobre la base de quién está involucrado. Estas reglas suelen establecerse como si, entonces y si no, como condiciones en el proceso.

  4. Entradas: Hasta que no se den datos, un proceso no puede funcionar. Los insumos correctos son como el alimento correcto para el proceso. Así como comer alimentos poco saludables nos hace no saludables, dar información incorrecta hace que el proceso sea poco saludable e ineficiente. A continuación se muestran algunas entradas comunes requeridas por un proceso.
    • Gente: Los procesos requieren personas con la aptitud y actitud correcta. Por eso es tan importante dividir las tareas. En una organización impulsada por procesos, se puede contratar a una persona no calificada para que realice los trabajos mundanos, mientras que se puede asignar a una persona capacitada para que realice los trabajos importantes. Hacer coincidir las habilidades con los requisitos de la tarea reduce los costos y aumenta la eficiencia.
    • Materia prima: Las materias primas deben estar disponibles en el momento oportuno y al mínimo coste. Hay empresas que han construido los procesos de adquisiciones como sus competencias principales.
    • Información: La información correcta debe estar disponible para todas las entidades en el proceso. El trabajador debe tener la habilidad y conocer bien el procedimiento. El gerente debe obtener retroalimentación continua para garantizar que la producción cumpla con los objetivos y según lo planeado.
  5. Salidas: Los resultados del proceso deben ser monitoreados continuamente. Esto ayudará a medir la eficacia y eficiencia del proceso y a sugerir cambios cuando sea necesario.



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Gestión de Procesos de Negocio









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Componentes de un proceso

Cuando hablamos de procesos, nos referimos a una serie de pasos o acciones que se realizan de manera ordenada y secuencial para lograr un objetivo específico. Los procesos están presentes en todas las áreas de nuestra vida, desde los procesos industriales hasta los procesos cognitivos que realizamos en nuestro día a día.

Para comprender mejor cómo funcionan los procesos, es importante conocer sus componentes principales. Aquí te presentamos los elementos clave de un proceso:

1. Entradas

Las entradas son los recursos o información necesarios para que el proceso pueda llevarse a cabo. Pueden ser materiales, como materias primas o herramientas, o pueden ser información, como documentos o datos necesarios para realizar alguna actividad. Las entradas son fundamentales para iniciar y desarrollar el proceso de forma adecuada.

2. Actividades

Las actividades son las acciones específicas que se llevan a cabo dentro del proceso. Estas acciones pueden ser manuales o automáticas, y su objetivo es transformar las entradas en salidas. Las actividades deben realizarse de manera secuencial y en el orden adecuado para que el proceso sea eficiente y efectivo.

3. Salidas

Las salidas son los resultados o productos obtenidos al finalizar el proceso. Estos pueden ser productos físicos, como un objeto fabricado, o pueden ser resultados intangibles, como un informe o un análisis. Las salidas son el objetivo principal del proceso y deben cumplir con los estándares de calidad establecidos.

4. Controles

Los controles son las medidas y acciones que se implementan para garantizar que el proceso se lleve a cabo de manera adecuada y cumpla con los estándares establecidos. Los controles pueden ser preventivos, durante el proceso o al finalizarlo. Estos son fundamentales para garantizar la calidad y eficiencia del proceso.

5. Retroalimentación

La retroalimentación es la información que se obtiene durante y al finalizar el proceso y que nos permite evaluar su desempeño. La retroalimentación ayuda a identificar posibles mejoras y puntos de debilidad en el proceso, permitiendo realizar ajustes y optimizaciones para futuras ejecuciones.

Estos son los componentes principales de un proceso. Dependiendo del tipo de proceso y del contexto en el que se lleve a cabo, pueden existir otros elementos relevantes. Es importante entender que los procesos son parte fundamental de cualquier actividad y su correcta gestión puede marcar la diferencia en el logro de los objetivos.

Fuente: ejemplofuente.com

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