El conocimiento es uno de los activos más valiosos en cualquier organización. Cuando se maneja y aprovecha de manera eficiente, puede conducir a una mayor productividad y sinergias. Un sistema de gestión del conocimiento bien estructurado y efectivo, puede hacer toda la diferencia en el crecimiento y éxito de una empresa. En este artículo, exploraremos cómo un sistema de gestión del conocimiento eficiente puede ser la clave para el aumento de la productividad y la generación de sinergias en cualquier organización.
Ventajas de un sistema de gestión del conocimiento (KM)
Las organizaciones que cuentan con sistemas eficientes de gestión del conocimiento obtienen muchas ventajas. Estos incluyen reducir las iteraciones en proyectos posteriores, aprovechar el conocimiento existente para mejorar los procesos, lograr sinergias entre procesos y funciones y, en general, mejorar la productividad debido a la convergencia de todos estos aspectos. El aspecto clave de tener un sistema de gestión del conocimiento eficiente es que no es necesario reinventar la rueda.
En otras palabras, las organizaciones pueden obtener beneficios del conocimiento presente en el sistema y, por lo tanto, reducir el trabajo necesario para realizar nuevamente las mismas tareas o similares.
Por ejemplo, si una organización en particular ha almacenado conocimiento sobre proyectos anteriores en el sistema de KM, entonces los proyectos posteriores que tengan tareas o entregables iguales o similares pueden beneficiarse del conocimiento existente al reutilizar los artefactos, documentos y unidades de conocimiento que están allí. en el sistema de KM. Esto reduce las iteraciones de los proyectos, ya que se pueden enviar entregables similares sin tener que rehacer lo mismo repetidamente. Esta es una de las razones más importantes por las que las empresas optan por sistemas de KM, ya que tener un sistema de KM eficiente genera saltos cuánticos en la productividad.
Los sistemas de KM reducen el retrabajo y generan sinergias
El siguiente aspecto tiene que ver con lograr sinergias entre los procesos y funciones.
Por ejemplo, si un proyecto en particular necesita una ejecución interfuncional, el sistema KM puede extraerse para obtener conocimiento sobre proyectos anteriores que tienen artefactos relacionados con procesos interdisciplinarios.
En otras palabras, los administradores pueden simplemente tomar las unidades de conocimiento del almacén de datos existente y reutilizarlas. Cuando otras funciones están involucradas en el proyecto, un sistema de KM integrado que tenga detalles de experiencia multifuncional puede resultar útil. Esto significa que el conocimiento funcional y procesual se pueden combinar generando sinergias entre ellos.
Muchas organizaciones también almacenan conocimientos relacionados con la optimización de los procesos existentes y la mejora de los procesos existentes. Estos son requisitos según los modelos de madurez de capacidad como SEI-CMM, donde la certificación depende de qué tan bien las organizaciones se involucran y se entregan a la mejora continua. Esta es la razón por la que muchas organizaciones, en su búsqueda por obtener la certificación según los modelos de madurez de capacidad, a menudo han implementado sistemas de gestión del conocimiento que son integrales e integrados.
Aumentos de productividad gracias a los sistemas KM
El tercer aspecto de tener un sistema de KM es que la reducción en el número de iteraciones, la optimización de los procesos existentes, la reutilización de artefactos y la experiencia funcional cruzada disponible para los otros proyectos dan como resultado saltos de productividad.
La productividad es la relación entre el tiempo necesario para realizar una tarea particular y la magnitud y alcance de la tarea. Por lo tanto, cuando ocurre la primera iteración, uno está realizando la tarea por primera vez y, por lo tanto, tomaría más tiempo.
Sin embargo, cuando se repite la tarea, uno ha adquirido experiencia en realizarla y, por lo tanto, toma menos tiempo para realizarla la segunda vez o las siguientes. Esta es la mejora de la productividad que se produce con la experiencia y el conocimiento.
Cómo un sistema de KM bien engrasado beneficia a las organizaciones
De manera similar, cuando las organizaciones aprovechan el conocimiento y la experiencia disponibles en el sistema de KM cuando otros proyectos tienen tareas similares que realizar, el salto de productividad resultante se debe a la reutilización del conocimiento existente que reduce el tiempo y el esfuerzo que se necesita para hacer el trabajo. misma tarea la próxima vez. Este es el aspecto clave que cualquiera que esté interesado en cómo un sistema de KM mejora la eficiencia debe conocer las ventajas de un sistema de KM bien engrasado. Esta es también la razón por la que muchas organizaciones recompensan a los empleados que contribuyen con Unidades de Conocimiento (KU) al sistema de KM, ya que al hacerlo contribuyen a la eficiencia de la organización en general.
Por último, los sistemas de gestión del conocimiento también ayudan a crear un entorno de trabajo abierto donde la cultura se orienta a compartir conocimientos en lugar de acumularlos.
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Preguntas frecuentes sobre cómo un sistema de gestión del conocimiento eficiente conduce a una mayor productividad y sinergias
Un sistema de gestión del conocimiento eficiente es clave para impulsar la productividad y generar sinergias en cualquier organización. A medida que las empresas se enfrentan a un entorno empresarial cada vez más complejo y competitivo, contar con una estrategia sólida de gestión del conocimiento se ha vuelto fundamental. En este artículo, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo un sistema de gestión del conocimiento eficiente puede ayudar a mejorar la productividad y las sinergias dentro de una empresa.
1. ¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento?
Un sistema de gestión del conocimiento es una estructura o plataforma que permite a una organización identificar, capturar, organizar y utilizar de manera efectiva el conocimiento que posee. Esto implica recopilar y mantener información clave, experiencias, lecciones aprendidas, mejores prácticas y otros recursos intangibles que pueden ser utilizados por los empleados para tomar decisiones informadas y realizar su trabajo de manera más eficiente.
2. ¿Cómo contribuye un sistema de gestión del conocimiento a la productividad?
Un sistema de gestión del conocimiento eficiente proporciona a los empleados acceso rápido y fácil a la información y los recursos que necesitan para realizar su trabajo de manera efectiva. Al contar con un repositorio centralizado de conocimiento, los empleados no tienen que perder tiempo buscando información o reinventando la rueda. Esto les permite centrarse en tareas más importantes y completar su trabajo de manera más rápida y precisa, lo que se traduce en una mayor productividad individual y de la organización en su conjunto.
3. ¿Cómo fomenta un sistema de gestión del conocimiento las sinergias?
Un sistema de gestión del conocimiento eficiente promueve la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los miembros de una organización. Al tener acceso a recursos compartidos, los empleados pueden aprender de las experiencias y conocimientos de sus compañeros y aprovechar ese conocimiento para resolver problemas, mejorar procesos y encontrar oportunidades de sinergia. Además, un sistema de gestión del conocimiento facilita la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos y áreas de especialización, lo que fomenta un ambiente de trabajo colaborativo y altamente eficiente.
4. ¿Cuáles son los beneficios adicionales de implementar un sistema de gestión del conocimiento eficiente?
Además de mejorar la productividad y generar sinergias, un sistema de gestión del conocimiento eficiente ofrece otros beneficios significativos para una organización:
- Reducción de la pérdida de conocimiento: Cuando los empleados abandonan la organización, se llevan consigo su conocimiento y experiencia. Un sistema de gestión del conocimiento permite documentar y compartir ese conocimiento, evitando una pérdida irreparable.
- Facilita el aprendizaje y el desarrollo: Un sistema de gestión del conocimiento brinda a los empleados acceso a recursos de aprendizaje, capacitación y mejores prácticas, lo que fomenta el crecimiento profesional y la mejora continua.
- Mejora la toma de decisiones: Al tener acceso a información completa y actualizada, los empleados pueden tomar decisiones informadas y respaldadas por datos, lo que reduce el riesgo de errores y mejora los resultados.
En conclusión, un sistema de gestión del conocimiento eficiente es un activo invaluable para cualquier organización. No solo impulsa la productividad y las sinergias, sino que también mejora la colaboración, el aprendizaje y la toma de decisiones. Implementar un sistema de gestión del conocimiento adecuado puede marcar la diferencia en el éxito a largo plazo de una empresa.