¿Cómo realizar una reunión?

¿Estás cansado de que tus reuniones sean aburridas y poco productivas? ¡No te preocupes más! En este artículo te traemos todos los consejos y trucos que necesitas saber para realizar una reunión exitosa. Descubre cómo organizarla, mantener a todos los participantes comprometidos y lograr resultados efectivos. ¡Sigue leyendo para convertir tus reuniones en momentos realmente productivos y enriquecedores!


Comunicarse en una reunión es una parte esencial de una comunicación efectiva. Algunas reuniones no se llevan a cabo de manera eficiente por lo que no logran el único objetivo de la reunión. Puede ser porque:

  • No implican la participación de todos, ni
  • Puede que sean demasiado largos o
  • Pueden ser no sistemáticos o
  • Pueden carecer de una agenda clara, o
  • Es posible que no comiencen a la hora prevista, o
  • Pueden terminar sin ninguna conclusión.

Como resultado, estas reuniones provocan agitación y una enorme pérdida de tiempo. Para garantizar la eficacia de una reunión, ésta debe ser planificada, sistemática y racional.

El proceso de ejecutar un reunión efectiva incluye los siguientes pasos:

  1. Planifica la reunión: Planifique la reunión con antelación. Con el plan claro en mente, el objetivo de la reunión se puede lograr bien. La planificación incluye-
    • Describe el objetivo de la reunión.
    • Decidir los asistentes/participantes de la reunión.
    • Planifique una agenda para la reunión, es decir, los temas a discutir, la secuencia en la que se discutirán, con qué detalle se discutirán, el tiempo asignado a cada tema de la agenda, etc.
    • Planifique la hora de inicio de la reunión, planifique los descansos y también planifique la hora aproximada a la que debe finalizar la reunión.
  2. Anunciar/declarar la reunión: Después de planificar la reunión y antes de comenzar realmente la reunión, se debe entregar a los participantes un mensaje/memorando para que estén conscientes y preparados para los temas que se discutirán en la reunión. Asigne a cada participante la responsabilidad del tema de la agenda. Emitir el orden del día.
  3. Realizar la reunión: Ser puntual. Intenta llegar antes de la hora de la reunión. La reunión debe comenzar a tiempo. Indique el objetivo de la reunión desde el principio para que todos tengan claro el propósito de la reunión. Haga una breve introducción de los miembros/participantes para que todos estén familiarizados. Distribuya notas y folletos.

    Involucrar a todos los asistentes durante la discusión. Fomentar nuevas ideas de los participantes. Respeta sus ideas. Solicite comentarios. Asegúrese de que no haya distracciones durante la reunión (como teléfonos móviles que suenan, participantes jugando con el bolígrafo, chismes, etc.).

    Haga un repaso rápido de los temas discutidos en la reunión. Asegúrese de que todos los temas se discutan dentro del plazo establecido. Si el tiempo no permite discutir todos los temas, pregunte a los participantes si se sienten cómodos discutiendo esos temas en la próxima reunión. Fijar y decidir la hora de la próxima reunión.

  4. Evaluar la reunión: Evaluar la reunión una vez realizada. Distribuya un formulario de evaluación a todos los participantes que le brinde información sobre la efectividad de la reunión. Para obtener comentarios creíbles y honestos, no deje espacios para el nombre del asistente en el formulario.

    Haga preguntas como si los objetivos de las reuniones se cumplieron bien, si involucraron la participación de todos, qué parte de la reunión el asistente encontró más constructiva y qué parte de la reunión no fue significativa.



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Cómo realizar una reunión – Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre cómo realizar una reunión efectiva

Las reuniones son una parte fundamental de la vida laboral, pero a menudo pueden ser poco eficientes o incluso tediosas. Para ayudarte a tener reuniones más efectivas y productivas, aquí te ofrecemos respuestas a algunas preguntas frecuentes:

1. ¿Cuál es el propósito de una reunión?

El propósito de una reunión es intercambiar información, tomar decisiones, coordinar acciones y fomentar la comunicación entre los miembros del equipo. Es importante establecer un objetivo claro antes de la reunión y asegurarse de que todos los participantes estén al tanto.

2. ¿Cuántas personas deben asistir a una reunión?

El número ideal de participantes puede variar dependiendo del objetivo de la reunión, pero en general se recomienda mantener el grupo lo más pequeño posible para evitar distracciones y asegurar la participación de todos. Según expertos en productividad, limitar las reuniones a un máximo de 8 personas puede aumentar la eficiencia.

3. ¿Cuánto tiempo debería durar una reunión?

La duración de una reunión dependerá del objetivo y la complejidad de los temas a tratar. En general, se recomienda que las reuniones no excedan los 60 minutos para mantener la atención y evitar la fatiga. Si es necesario abordar múltiples temas, considera dividir la reunión en secciones más breves con descansos intermedios.

4. ¿Cómo puedo fomentar la participación de los asistentes?

Para fomentar la participación activa de los asistentes, es importante crear un ambiente abierto y respetuoso donde todos se sientan cómodos compartiendo ideas y opiniones. Puedes establecer reglas básicas de participación, asignar roles específicos a cada persona y hacer preguntas abiertas para estimular la discusión.

5. ¿Debo preparar una agenda antes de la reunión?

Definitivamente. Una agenda clara y detallada es clave para una reunión efectiva. Enumera los temas a tratar, asigna un tiempo para cada uno y comparte la agenda con los asistentes según lo recomendado. Esto ayudará a mantener el enfoque y evitará desviaciones innecesarias.

6. ¿Existen herramientas útiles para gestionar reuniones?

Sí, existen varias herramientas y aplicaciones que pueden facilitar la gestión de reuniones. Puedes utilizar herramientas de planificación y seguimiento de tareas como Trello o Asana, y aplicaciones de videoconferencia como Zoom o Google Meet para realizar reuniones virtuales. Zoho Meeting es otra alternativa popular que ofrece numerosas funcionalidades para hacer reuniones más eficientes.

7. ¿Qué debo hacer después de una reunión?

Después de la reunión, es importante enviar un resumen o minutas que incluya los puntos clave tratados, las decisiones tomadas y las tareas asignadas a cada participante. Esto ayuda a mantener un registro claro y establecer un seguimiento adecuado. Asimismo, asegúrate de realizar un análisis de la reunión para identificar oportunidades de mejora y aplicarlas en futuros encuentros.

Recuerda que la efectividad de una reunión no solo depende de la planificación, sino también de la actitud y disponibilidad de los participantes. Siguiendo estos consejos podrás realizar reuniones más productivas y mejorar la colaboración en tu equipo de trabajo.


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