Cómo priorizar (priorización de proyectos)

¿Te sientes abrumado por la cantidad de proyectos que tienes en tu lista de tareas? ¿No sabes por dónde empezar ni cómo priorizarlos correctamente? ¡No te preocupes! En este artículo te daremos las claves para realizar una correcta priorización de proyectos, de manera que puedas optimizar tu tiempo y recursos y lograr resultados exitosos. Descubre las mejores técnicas y estrategias para establecer las prioridades adecuadas y alcanzar tus objetivos de forma eficiente. ¡No te lo pierdas!

Todas las empresas tienen recursos limitados y deben elegir cuidadosamente qué proyectos e iniciativas emprender para ofrecer el máximo rendimiento a los accionistas. Hay otro nombre para elegir cuidadosamente qué hacer: priorización. Todas las empresas deben priorizar para tener éxito y deben priorizar en todos los niveles. El nivel más alto de priorización incluirá la elección de la estrategia de la organización, los niveles mucho más bajos incluyen priorizar qué aspectos de una característica particular implementar.

En este artículo veremos un método que podemos utilizar para priorizar. También proporcionaremos un ejemplo de cómo se podrían establecer prioridades a nivel de proyecto, lo que esto podría significar a nivel del trabajo pendiente de un activo en particular y lo que eso podría significar en términos de la implementación real de elementos en el trabajo pendiente. Antes de ver el ejemplo, hay un par de términos que debemos comprender:

1. Priorización de Moscú

Las letras en MoSCoW representan Debe, Debería, Podría, No, más dos o adicionales (las o son rellenos y no representan nada). Esto significa lo siguiente en términos de priorización:

  • M: nosotros DEBE tengo esto
  • S: Nosotros DEBERÍA tener esto si de alguna manera posible
  • C: Nosotros PODRÍA Toma esto si no afecta nada más.
  • W: Nosotros NO Tengo esto ahora, según entendemos que M, S, C tienen prioridad, pero me gustaría tenerlo más tarde.

2. Objetivos/beneficios claros

Sin objetivos claros que todos en el equipo conozcan, ¿cómo podemos priorizar? Sin objetivos claros, ¿cómo sabemos si un requisito es imprescindible o no? Si el objetivo de nuestro proyecto es construir un barco más grande y todo el mundo es consciente de ello, entonces será mucho más fácil sopesar el requisito de «aumentar el volumen del casco» frente al requisito de «aumentar la eficiencia del motor». También es una buena práctica priorizar los objetivos utilizando MoSCoW, como veremos en el ejemplo más adelante.

Ejemplo de priorización

Veamos un ejemplo para ver cómo se aplica la priorización en diferentes niveles. Imaginemos que trabajamos para una gran librería en el centro de la ciudad. La mayoría de los clientes son empresarios que entran en la tienda durante la hora del almuerzo para comprar un libro. Algunas investigaciones sobre clientes han revelado que debido a que la librería es tan grande y los clientes no tienen mucho tiempo, muchos clientes abandonan la tienda sin realizar una compra porque no pueden encontrar lo que buscan en el tiempo del que disponen. disponible. Debido a esto, se ha puesto en marcha un proyecto para ampliar los quioscos interactivos que ya hay en la tienda, para mostrar a los clientes la ubicación de los libros dentro de la tienda. Este proyecto podría tener los siguientes objetivos:

  • Aumente los ingresos permitiendo a los clientes encontrar rápidamente lo que buscan. Como efecto secundario de esto, aumentará la satisfacción del cliente.
  • Impulsar aún más los ingresos ofreciendo una venta adicional de un segundo libro relacionado, ofreciendo un 20 % de descuento sobre el precio de compra del segundo libro.
  • Ofrecer búsqueda de ubicación en Internet para que los trabajadores de oficina puedan encontrar la ubicación de un libro antes de ir a la tienda.

Ahora que hemos definido los objetivos, el siguiente paso es priorizarlos utilizando MoSCoW. Al trabajar con la empresa, esto podría dar como resultado la siguiente priorización:

  • M: aumentar los ingresos mediante la búsqueda
  • S: Impulsar aún más los ingresos ofreciendo ventas adicionales
  • W: Ofrecer búsqueda en Internet

Ahora que hemos priorizado nuestros objetivos, esto podría resultar en los siguientes elementos en el trabajo pendiente:

  • Buscar libro (M)
  • Venta adicional al segundo libro (S)
  • Oferta búsqueda en Internet (W)

Examinemos nuestro elemento DEBE tener trabajo pendiente, Buscar libro. Si lo piensas bien, obviamente hay varias formas de buscar un libro, algunas de las cuales se enumeran a continuación:

  • Buscar por nombre
  • Buscar por ISBN
  • Realizar búsqueda difusa
  • Buscar por género
  • Navegar por ubicación en la tienda

Si el equipo utiliza Agile, no realizarán esta descomposición del elemento del trabajo pendiente de búsqueda de libros hasta el último momento posible. Creo que está claro que, aunque la búsqueda de libros es una debe tener, no todos los métodos de búsqueda son obligatorios. De hecho, al comprender nuestros objetivos podemos llegar a la siguiente conclusión:

  • Buscar por nombre (M)
  • Realizar búsqueda difusa (M)
  • Búsqueda por ISBN (S)
  • Buscar por género (W)
  • Navegar por ubicación en la tienda (W)

De hecho, el proceso que estoy destacando en el ejemplo anterior es:

  1. Establecer objetivos priorizados
  2. Crear una lista de elementos de trabajo priorizados
  3. Divida estos elementos de trabajo en orden de prioridad y priorícelos en este nivel inferior.
  4. Repita desde el paso 2

Al seguir este proceso, se asegura de que todo el trabajo realizado en el proyecto cumpla con un objetivo de alto nivel (en todos los niveles) y que no se realice ningún trabajo innecesario (en todos los niveles). Al mismo tiempo, no es necesario interrumpir el trabajo hasta el último momento sensato.

Cómo priorizar (priorización de proyectos)

Un último punto a considerar es que, nos guste o no, si algo es un podría / debe / debería / o notener puede cambiar según la presión empresarial. Si estamos trabajando en un producto pero nuestra fecha límite se acerca, entonces puede tener sentido reducir la prioridad de lo que no se debe a lo que no se tendrá: la fecha límite tiene prioridad y el producto que está listo para el mercado es lo que se debe tener. están hechos. A menudo también puede tener sentido reevaluar lo que anteriormente considerábamos elementos imprescindibles.

Conclusión

Claramente es necesario establecer prioridades para garantizar que se cumplan los objetivos comerciales y que el desperdicio sea mínimo. El proceso descrito anteriormente utiliza una combinación de establecimiento de objetivos y priorización MoSCoW para permitirle priorizar en todos los niveles, desde el nivel del programa, pasando por el nivel del proyecto, hasta el elemento de trabajo más pequeño.

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FAQs – Cómo priorizar (priorización de proyectos)

Preguntas frecuentes sobre cómo priorizar y la priorización de proyectos

1. ¿Qué es la priorización de proyectos?

La priorización de proyectos es el proceso de clasificar y ordenar los proyectos según su importancia y urgencia. Se trata de identificar cuáles proyectos deben recibir atención y recursos en primer lugar para lograr los objetivos establecidos.

2. ¿Por qué es importante priorizar proyectos?

La priorización de proyectos es crucial para aprovechar eficientemente los recursos disponibles. Al priorizar, se pueden identificar y enfocar los proyectos que tienen mayor impacto en los objetivos estratégicos de la organización. Esto asegura que se asignen adecuadamente los recursos limitados y se evite el desperdicio de tiempo y dinero en proyectos menos importantes.

3. ¿Cuáles son los criterios comunes utilizados para priorizar proyectos?

Existen varios criterios utilizados para priorizar proyectos, los más comunes incluyen:

  1. Impacto estratégico: ¿El proyecto está alineado con los objetivos estratégicos de la organización?
  2. Urgencia: ¿El proyecto necesita ser completado rápidamente?
  3. Recursos disponibles: ¿La organización cuenta con los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto?
  4. Beneficios esperados: ¿Cuáles serán los beneficios obtenidos al completar el proyecto?
  5. Riesgos: ¿Cuáles son los posibles riesgos asociados con el proyecto?

4. ¿Cuál es el proceso recomendado para priorizar proyectos?

Cada organización puede tener su propio proceso para priorizar proyectos, pero generalmente implica los siguientes pasos:

  1. Identificar los proyectos: Enumerar todos los proyectos potenciales.
  2. Evaluar los proyectos: Aplicar los criterios de priorización mencionados anteriormente para evaluar cada proyecto.
  3. Asignar prioridades: Ordenar los proyectos según su importancia y urgencia.
  4. Comunicar y ejecutar: Comunicar la priorización a los equipos pertinentes y asignar los recursos necesarios para llevar a cabo los proyectos prioritarios.
  5. Revisar y ajustar: Monitorear y revisar regularmente la priorización de proyectos para realizar ajustes según sea necesario.

5. ¿Existen herramientas y técnicas para ayudar en la priorización de proyectos?

Sí, hay varias herramientas y técnicas disponibles para ayudar en el proceso de priorización de proyectos. Algunas de ellas incluyen:

  • Matriz de priorización: Permite evaluar y comparar proyectos en función de diferentes criterios.
  • Diagrama de Pareto: Ayuda a identificar los proyectos que proporcionan los mayores beneficios en comparación con los esfuerzos requeridos.
  • Método MoSCoW: Clasifica los requisitos o características de los proyectos en categorías de Must have, Should have, Could have y Won’t have.
  • Análisis de costo-beneficio: Permite comparar los costos y beneficios de diferentes proyectos.

Si estás interesado en profundizar en estas herramientas y técnicas, te recomendamos consultar las siguientes referencias:


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