Cómo presidir bien las reuniones

¿Alguna vez has estado en una reunión interminable y poco productiva? ¿Te has preguntado cómo hacer para presidir una reunión eficiente y lograr resultados efectivos? En este artículo, te daremos consejos y técnicas claves para presidir exitosamente tus reuniones. Descubre cómo administrar el tiempo, fomentar la participación y mantener el enfoque de manera efectiva. ¡No pierdas más tiempo y conviértete en un líder de reuniones excepcional!

1 – Girar la silla

Cómo presidir bien las reuniones
Todo el mundo debería tener la oportunidad de presidir, incluso este tipo.

El líder del grupo debe rotar entre todos los asistentes, independientemente de su nivel. Quien presida deberá ser respetado y seguido por el resto de asistentes. La rotación podría ser diaria, pero semanal es mejor. Girar la silla aporta una nueva voz, estilo y energía a los grupos, lo que ayuda a mantenerlos frescos. También es una excelente manera de generar confianza en el equipo.

Una reflexión final sobre este punto es que la mayoría de las personas no aprenden a ser grandes participantes en las reuniones hasta que ellos mismos las presiden.

2 – Prepárate

La silla de reunión debe estar preparada para liderar la reunión. Deben tener claro lo que se discutió el día anterior, deben revisar completamente el centro de información antes de presidir y deben tener claro qué deben cubrir y en qué deben concentrarse.

3 – Aporta concentración y energía

Cómo presidir bien las reuniones

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El líder del grupo debe aportar energía y entusiasmo al grupo. También deben centrarse claramente en los hechos, las métricas y otros puntos clave que impulsan la conversación, la comunicación y las decisiones.

Cada minuto de la reunión es importante. El presidente debe intentar garantizar que cada uno agregue valor para todo el equipo.

4 – Desafío

El presidente de la reunión de reunión debe tener la confianza y el permiso para cuestionar y sondear el estado de desempeño del equipo. De hecho, también deberían poder hacer cualquier otra cosa que crean que conduciría a un mejor rendimiento.

Obtener la confianza y la capacidad para hacerlo bien puede requerir práctica y entrenamiento. Es importante que cada silla de reunión pueda llegar rápidamente al núcleo del desempeño, los riesgos, los problemas y las acciones.

5 – Sea inclusivo

La silla de reunión tiene la capacidad de moldear el tono y el estado de ánimo de la reunión. Deberían utilizar este poder para lograr que todos los asistentes se sientan incluidos. Deben interactuar con todos, asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar y algo con qué contribuir y hacer que todos se sientan bienvenidos.

6 – Diviértete

La silla de reunión debe aportar algo de diversión a la reunión para garantizar que todos la disfruten. Esta diversión podría ser una pequeña actividad divertida o simplemente podría reflejarse en el estilo y tono de la reunión general.

Las reuniones son importantes y el trabajo que hacen los equipos es importante, pero aún así es posible hacer cosas importantes de una manera divertida. Hacerlo hace que el trabajo sea más gratificante y atractivo para todos los involucrados.

Cómo presidir bien las reuniones
¡Las reuniones pueden ser divertidas! ¡¡Yippie!!
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Cómo presidir bien las reuniones – Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre cómo presidir bien las reuniones

Las reuniones son una parte integral de la vida profesional y, a menudo, también personal. Ya sea que estés liderando una junta en la oficina, presidiendo una reunión comunitaria o simplemente buscando mejorar tus habilidades de liderazgo, aquí están algunas preguntas frecuentes sobre cómo presidir bien las reuniones que pueden ayudarte a tener un encuentro efectivo y productivo.

1. ¿Cómo puedo establecer una agenda clara para mi reunión?

Es fundamental tener una agenda clara antes de la reunión. Enumera los temas principales a discutir y establece un tiempo específico para cada uno. Esto ayudará a mantener la reunión organizada y enfocada en los resultados deseados. Recuerda que una agenda clara también debe ser comunicada a los participantes con anticipación para que puedan prepararse adecuadamente.

2. ¿Cuáles son las mejores prácticas para dirigir una reunión de manera efectiva?

Al presidir una reunión, es importante establecer y mantener un ambiente de respeto y colaboración. Asegúrate de permitir que todos los participantes tengan la oportunidad de expresar sus ideas y opiniones. Además, asegúrate de mantener la reunión en el tiempo establecido y de asignar tareas y responsabilidades claras al final de cada sesión.

3. ¿Qué debo hacer si la reunión se está desviando del rumbo?

Si la reunión se está desviando del rumbo o si los participantes se están desviando de los temas discutidos, es necesario intervenir de manera profesional y respetuosa. Recuerda llevar la atención nuevamente al tema principal y, si es necesario, considerar establecer una discusión adicional en otro momento para los temas secundarios.

4. ¿Cómo involucrar a los participantes y fomentar la participación activa?

Para fomentar la participación activa de los participantes, considera utilizar técnicas como el debate estructurado, las preguntas abiertas y el intercambio de ideas. También es importante escuchar activamente y reconocer las contribuciones de cada persona. Esto ayudará a crear un ambiente en el que todos se sientan valorados y motivados a participar.

5. ¿Cuáles son algunas herramientas útiles para mejorar las reuniones?

Existen diversas herramientas y tecnologías que pueden mejorar la eficiencia y efectividad de las reuniones. Algunas de ellas incluyen el uso de software de gestión de reuniones, como Trello o Asana, así como herramientas de videoconferencia, como Zoom o Microsoft Teams. Familiarizarse con estas herramientas puede ayudarte a optimizar tus reuniones y facilitar la colaboración remota.

Recuerda que presidir bien las reuniones requiere habilidades de liderazgo, comunicación efectiva y gestión del tiempo. A través de la práctica y el aprendizaje continuo, puedes mejorar tus habilidades para que tus reuniones sean más eficientes y productivas.

Fuente: Harvard Business Review Ascend

Conclusión

Presidir reuniones de manera efectiva es esencial para lograr resultados exitosos en cualquier entorno. Al establecer una agenda clara, dirigir la reunión de manera efectiva y fomentar la participación de los asistentes, podrás aprovechar al máximo el tiempo y los recursos utilizados en las reuniones. Recuerda utilizar herramientas útiles y estar abierto al aprendizaje continuo para mejorar tus habilidades de liderazgo en este ámbito.


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