Cómo funciona el proceso de comunicación

¿Te has preguntado alguna vez cómo funciona el proceso de comunicación? A diario utilizamos diferentes formas de comunicarnos, ya sea a través del habla, la escritura, la música o incluso el lenguaje corporal. Pero, ¿sabes realmente cómo se lleva a cabo este proceso tan fundamental en nuestras vidas? En este artículo te explicaremos de manera sencilla y clara cómo funciona el proceso de comunicación, desde la generación del mensaje hasta la recepción y comprensión por parte del receptor. ¡Descubre los secretos detrás de una buena comunicación y potencia tus habilidades comunicativas!

Ya sea que esté dando una presentación importante, escribiendo un correo electrónico o participando en una sesión de lluvia de ideas, es importante poder comunicarse de una manera que su audiencia pueda entender fácilmente.

Cuando se comunica, especialmente en un contexto empresarial, puede resultar difícil transmitir su mensaje de forma clara y concisa porque hay muchos factores a tener en cuenta.

El proceso de comunicación puede ayudarle a construir y transmitir su mensaje lo mejor que pueda.

Tipos de comunicación

Cada vez que compartimos información con otros, nos estamos comunicando. De hecho, la palabra comunicar deriva del vocablo latino communicare que significa “compartir” o “hacer algo común”. La comunicación es el intercambio de información entre dos o más personas que transmiten significados deseados a través de un sistema compartido de reglas, como el idioma inglés.

La comunicación puede ocurrir de diversas maneras, organizadas en cuatro categorías amplias:

  • Verbal: incluye presencial, presentaciones, teléfono, televisión, Youtube y otros medios.
  • no verbal: incluye lenguaje corporal, expresiones faciales, contacto visual, apariencia personal y olfato, entre otros.
  • Escrito: incluye correo electrónico, cartas, revistas, libros, internet, Facebook y Whatsapp, entre otros.
  • Visual: incluye dibujos, gráficos y cuadros, entre otros.

El proceso de comunicación

Comprender el proceso de comunicación puede ayudarle a comunicar su mensaje de forma más eficaz. Puede ayudarle a construir y presentar su mensaje lo mejor que pueda. El proceso termina en un ciclo de retroalimentación, donde los comentarios que recibe pueden ayudarlo a mejorar aún más sus comunicaciones en el futuro.

Nota

Existen muchos modelos diferentes de procesos de comunicación. El que veremos es el más utilizado y el primero publicado, conocido como modelo de Shannon-Weaver. Fue desarrollado por Claude Elwood Shannon y publicado con una introducción de Warren Weaver en 1948.

El Proceso de Comunicación consta de ocho etapas y se muestra en el siguiente diagrama:

Cómo funciona el proceso de comunicación

8 etapas del proceso de comunicación

Las 8 etapas del proceso de comunicación son:

  • Remitente: La persona que quiere comunicarse.
  • Mensaje: La información que el remitente desea comunicar.
  • Codificación: Cómo se debe comunicar el mensaje, por ejemplo, verbalmente o por escrito.
  • Canal: Cómo se envía el mensaje, por ejemplo, cara a cara o por correo electrónico.
  • Receptor: La persona a quien el remitente envía el mensaje.
  • Descodificación: Cómo el receptor entiende o interpreta el mensaje.
  • Comentario: La respuesta del receptor al mensaje.
  • Ruido: Cualquier cosa que pueda interferir con la comunicación o reducir las posibilidades de una comunicación exitosa.

El remitente decidirá el objetivo de su mensaje y quién es el receptor. A partir de esto, construirán su mensaje y determinarán cómo enviarlo. Para evitar errores de comunicación, es importante que el remitente tenga en cuenta a su audiencia al construir su mensaje y seleccionar su canal.

La decodificación comienza cuando el destinatario ha recibido el mensaje y comienza a digerirlo. Si el receptor se siente confundido por alguna parte del mensaje, el circuito de retroalimentación le permite buscar aclaraciones haciendo preguntas. El circuito de retroalimentación también proporciona un mecanismo para que el receptor proporcione retroalimentación tanto positiva como negativa al remitente.

Todo lo que sucede y hace que el destinatario reciba un mensaje diferente al que pretendía el remitente se llama ruido. Hay cuatro tipos de ruido:

  1. Ruido Psicológico: Este tipo de ruido proviene de nuestro interior, por ejemplo, de nuestros estereotipos preconcebidos, nuestros prejuicios, nuestras creencias y nuestras suposiciones.
  2. Ruido físico: Es cualquier tipo de ruido que nos distraiga, por ejemplo, compañeros ruidosos hablando a tu alrededor o escuchando música.
  3. Ruido ambiental: Este tipo de ruido proviene del entorno que nos rodea, por ejemplo, del tráfico que pasa.
  4. Ruido semántico: Este tipo de ruido lo crea el remitente, por ejemplo, utilizando lenguaje técnico o lenguaje detallado. El ruido semántico generalmente ocurre porque el remitente no ha logrado orientar su mensaje o canal a las necesidades del receptor.

Usando el modelo

Ahora que comprende las ocho etapas del proceso de comunicación y los posibles problemas que pueden surgir, puede utilizar el modelo para comunicarse de manera más efectiva. Esto se puede hacer siguiendo estos pasos:

1. Comienza organizando tus pensamientos.

Antes de comenzar a construir tu mensaje debes aclarar el motivo de tu comunicación, respondiendo a estas preguntas:

  • ¿A quién quieres que llegue tu mensaje?
  • ¿Qué acción desea que realice su receptor después de recibir su mensaje?
  • ¿Qué información necesitan sus receptores que contenga el mensaje?

2. Redacte y codifique su mensaje

Ahora que tiene sus pensamientos básicos sobre el mensaje formulado, es hora de redactar su mensaje.

  • ¿Determine cómo va a comunicar su mensaje, por ejemplo, cara a cara o por correo electrónico?
  • ¿Su audiencia conoce el tema en cuestión?
  • ¿Su audiencia prefiere información general de alto nivel o información más detallada?
  • ¿Necesita proporcionar alguna información complementaria?
  • ¿Tiene su audiencia alguna idea o suposición preconcebida que podría reducir la eficacia de su mensaje?
  • ¿Se te ocurre algún otro ruido obvio que pueda ocurrir? Si es así, ¿puedes abordarlo?

3. Entrega tu mensaje

Ahora que su mensaje está listo, es hora de entregarlo. Las siguientes preguntas pueden ayudarle a transmitir su mensaje de forma eficaz:

  • ¿Cuál es el momento adecuado para transmitir su mensaje?
  • ¿Hay alguna manera de reducir las distracciones de su receptor?

4. Recibir comentarios

Recibir retroalimentación es una etapa importante en el proceso de comunicación. Si no recopila comentarios, no obtendrá ninguna información sobre cómo mejorar esta comunicación o comunicaciones futuras.

  • ¿Ha incluido un proceso para recopilar comentarios? Simplemente puede solicitar comentarios directamente o crear un formulario/cuestionario para que todos lo completen.
  • ¿Ha dejado tiempo para preguntas y respuestas si está dando una presentación?
  • ¿Puedes captar otras señales que se te dan, por ejemplo, el lenguaje corporal o lo que no se dice?
  • Analice sus comentarios:
    • Si es válido, ¿cómo puede utilizar esta información para mejorar su próxima comunicación?
    • Si las cosas no salieron como querías, ¿qué podrías haber hecho diferente para lograr la respuesta que deseabas?

Ejemplo de proceso de comunicación

Marc es un ejecutivo de marketing que quiere hacer una presentación ante su junta ejecutiva para solicitar más financiación para su departamento.

Analicemos cada una de las preguntas descritas anteriormente para ver cómo Marc puede utilizar el proceso de comunicación para ayudarle a comunicarse lo mejor que pueda.

Paso 1: organizar los pensamientos de Marc

  • Identifique a todas las personas a las que desea que llegue su mensaje.
    • El mensaje de Marc necesita ser escuchado por toda la junta directiva y especialmente por el director general.

  • Identifique qué acción desea que realice su audiencia después de recibir su mensaje.
    • El director general aprobará el presupuesto extra que solicita Marc.
  • Identifique qué información sus receptores necesitan que contenga el mensaje.
    • La oportunidad perdida en el mercado si no aprueban el aumento del presupuesto.
    • La sensación de que esta oportunidad podría ser aprovechada por nuestros competidores.
    • El fuerte retorno de la inversión de este aumento presupuestario.

PASO 2: Redacte y codifique su mensaje

  • Determine cómo va a comunicar su mensaje, por ejemplo, cara a cara o por correo electrónico.
    • Marc decide que la mejor manera de transmitir su mensaje es cara a cara mediante una presentación.
  • ¿La audiencia conoce el tema en cuestión?
    • No, por lo que Marc intentará centrarse en la oportunidad en su presentación en lugar de en los detalles de cómo se gastará el presupuesto.
  • ¿Su audiencia prefiere información general de alto nivel o información más detallada?
    • Prefieren información general sobre aspiraciones.

  • ¿Necesita proporcionar alguna información complementaria?
    • Aunque la junta ejecutiva prefiere información general, también les gusta saber que se ha realizado un análisis detallado. Por este motivo, Marc incluirá los datos detallados en un anexo para que la junta los examine tras la reunión si así lo desean.
  • ¿Tiene su audiencia alguna idea o suposición preconcebida que podría reducir la eficacia de su mensaje?
  • ¿Se te ocurre algún otro ruido obvio que pueda ocurrir? Si es así, ¿puedes abordarlo?
    • Marc identifica que las computadoras portátiles y los teléfonos celulares podrían distraer la atención de su mensaje, por lo que decide pedir que los apaguen mientras dure su presentación.
    • Marc también identifica que la posición por defecto del responsable de finanzas es ser adversa a aumentar el presupuesto de cualquier departamento. Por este motivo, Marc decide organizar una reunión cara a cara con el responsable de finanzas antes de la presentación. El objetivo de esta reunión es guiar al jefe de finanzas a través de su plan, abordar cualquier inquietud que tenga y convencerlos antes de la presentación, para que no planteen ninguna objeción durante la presentación. Esto debería permitir que la presentación se desarrolle con mayor fluidez.

PASO 3: Entrega tu mensaje

  • ¿Cuál es el momento adecuado para transmitir su mensaje?
    • El único momento en el que Marc realmente puede transmitir su mensaje a todos los que lo necesitan es durante la reunión mensual de la junta ejecutiva.

  • ¿Hay alguna manera de reducir las distracciones de su receptor?
    • Nada más que pedir que apaguen los portátiles y los móviles.

PASO 4: Reciba comentarios

  • ¿Ha incluido un proceso para recopilar comentarios? Simplemente puede solicitar comentarios directamente o crear un formulario/cuestionario para que todos lo completen.
    • Al final de la presentación habrá una sesión de preguntas y respuestas.
  • ¿Ha dejado tiempo para preguntas y respuestas si está dando una presentación?
    • Sí. Marc ha reservado 10 minutos para preguntas y respuestas al final de su presentación.

  • ¿Puedes captar otras señales que se te dan, por ejemplo, el lenguaje corporal o lo que no se dice?
    • Tal vez. Marc decide reflexionar sobre esto tras la presentación.
  • Analice sus comentarios:
    • Después de la presentación, Marc examinará los comentarios realizados y pensará en cómo pueden utilizarse como aportación para mejorar sus futuras presentaciones.

Resumen

El Proceso de Comunicación es un modelo de comunicación de ocho etapas que puede ayudarle a mejorar sus habilidades comunicativas. Si bien el modelo puede parecer obvio y algo que la mayoría de nosotros hacemos de forma natural, dividir la comunicación en sus pasos constituyentes y obligarse a pensar en cada paso puede ayudarlo a mejorar la efectividad de cada comunicación que origine. Asegurarse de recibir comentarios sobre cada comunicación que inicie también garantizará que sus habilidades de comunicación sigan mejorando con el tiempo.

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Cómo funciona el proceso de comunicación: Preguntas frecuentes

¿Qué es el proceso de comunicación?

El proceso de comunicación es una interacción entre dos o más personas, donde se comparten mensajes, ideas y emociones. A través de la comunicación, se establece un canal de información que permite el intercambio de conocimientos y facilita la comprensión mutua.

¿Cuáles son los elementos del proceso de comunicación?

1. Emisor:

El emisor es la persona que envía el mensaje. Es quien inicia la comunicación y transmite la información a través de distintos medios, como la palabra hablada, la escrita o el lenguaje corporal.

2. Receptor:

El receptor es la persona que recibe el mensaje enviado por el emisor. Es quien interpreta y comprende la información transmitida, y puede responder al mensaje del emisor.

3. Mensaje:

El mensaje es la información o contenido que se desea transmitir. Puede ser una idea, una solicitud, una opinión u cualquier otra forma de comunicación.

4. Canal de comunicación:

El canal de comunicación es el medio a través del cual se transmite el mensaje. Puede ser oral, escrito o no verbal. Incluye el uso de tecnología, como el teléfono, el correo electrónico o las redes sociales.

5. Código:

El código es el conjunto de símbolos, signos o palabras utilizados para codificar y decodificar el mensaje. Ambas partes deben compartir el mismo código para poder entenderse mutuamente.

6. Contexto:

El contexto se refiere al entorno en el que se desarrolla la comunicación. Incluye factores como el lugar, el momento, la cultura y las circunstancias que pueden influir en la interpretación del mensaje.

¿Cómo funciona el proceso de comunicación?

El proceso de comunicación generalmente sigue los siguientes pasos:

  1. El emisor codifica el mensaje, es decir, lo convierte en un código comprensible para el receptor.
  2. El emisor transmite el mensaje a través de un canal de comunicación.
  3. El receptor recibe el mensaje y lo decodifica, es decir, lo interpreta y le asigna un significado.
  4. El receptor responde al mensaje, ya sea de forma verbal o no verbal.
  5. El emisor retroalimenta la respuesta del receptor, lo que completa el ciclo de comunicación.

Es importante destacar que en cada etapa del proceso de comunicación pueden surgir barreras o interferencias que afecten la precisión y la comprensión del mensaje. Algunos ejemplos de barreras de comunicación pueden ser el ruido, la falta de claridad en el mensaje o las diferencias culturales.

Para obtener una comunicación efectiva, es fundamental tener en cuenta estos elementos y superar las posibles barreras que puedan surgir. Además, el proceso de comunicación puede variar según el contexto y la forma de comunicación utilizada.

Para obtener más información sobre el proceso de comunicación, te recomendamos los siguientes recursos:

¡Esperamos que esta guía te haya ayudado a comprender mejor cómo funciona el proceso de comunicación!


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