Cómo evitar convertirse en un monstruo del correo electrónico

En la era digital, el correo electrónico se ha convertido en una herramienta imprescindible en nuestra vida personal y profesional. Sin embargo, muchas veces caemos en malos hábitos que nos convierten en verdaderos monstruos del correo electrónico. Desde enviar correos innecesarios hasta perder la paciencia al esperar una respuesta, estos comportamientos pueden perjudicar nuestras relaciones laborales y personales. Afortunadamente, existen estrategias sencillas que nos ayudarán a evitar convertirnos en ese temido monstruo del correo electrónico. En este artículo, te daremos consejos prácticos para utilizar el correo electrónico de manera efectiva y evitar los errores más comunes. ¡Prepárate para transformarte de un monstruo en un maestro del correo electrónico!

Hemos recorrido un largo camino desde que se inventó el correo electrónico.

De hecho, ¿sabías que el primer correo electrónico fue enviado en 1971? Así es, ¡hemos estado usando el correo electrónico durante casi 50 años! Entonces, uno pensaría que ya somos viejos profesionales en escribir correos electrónicos efectivos, ¿verdad? ¡Equivocado!

La mala etiqueta en el correo electrónico puede empeorar

De acuerdo a un encuesta Según Sendmail en 2013, el 64 por ciento de los encuestados reveló que habían enviado o recibido un correo electrónico en el trabajo que sin querer había causado enojo o resentimiento.

Ahora, cuando leí esa estadística por primera vez, me sorprendió un poco. Pero mi sorpresa pronto desapareció. Y, después de pensarlo un rato, me di cuenta de que en realidad tenía mucho sentido. A lo largo de los años, he recibido innumerables mensajes electrónicos, desde correos electrónicos hasta mensajes de texto y mensajes instantáneos, de personas (y muy probablemente también los envié, desafortunadamente) que me han confundido o que he malinterpretado de una forma u otra.

Una simple broma o un comentario sarcástico enviado electrónicamente, que pensé que seguramente deleitaría al destinatario y que probablemente lo habría hecho si se hubiera entregado en persona, ha dejado a la gente confundida o herida, y a mí con la cara roja.

El monstruo asoma su fea cabeza

Uno de los peores ejemplos de mala etiqueta en el correo electrónico que recuerdo fue entre dos ex colegas. Llamémoslos Georgia y Bernard.

Bernard le había enviado por correo electrónico a Georgia algunos comentarios sobre un informe que ella había escrito (hasta ahora, todo bien, ya que ese era el trabajo de Bernard). Fue bastante extenso, lo cual, nuevamente, no era anormal. Sin embargo, su lenguaje fue un poco más directo de lo necesario. De hecho, todo el mensaje era una lista de comentarios muy críticos. Algunas de ellas eran innecesarias y groseras, o parecían deliberadamente personales. Para colmo, Bernard no firmó con un “gracias” ni dijo “por favor”. En cambio, simplemente terminó con: “¿Cuándo puedo esperar que me devuelvan estas enmiendas?”

Algunos de ustedes podrían estar pensando: “Bueno, ¿qué hay de malo en eso? Después de todo, él solo estaba haciendo su trabajo”.

Pero le tocó la fibra sensible a Georgia, cuyo monstruo interno del correo electrónico asomó su fea cabeza. Entonces, rápidamente escribió una respuesta grosera y se la envió a Bernard.

El asunto se agravó y se llamó al director del equipo para mitigar la situación. Una situación que, en última instancia, había quedado desproporcionada. Todo por la forma en que se escribió un correo electrónico.

Agregar el “toque humano” al correo electrónico

Entonces, ¿qué tienen los correos electrónicos y, de hecho, todas las formas de comunicación digital, que dejan tanto margen a malas interpretaciones?

Bueno, lo primero y más importante es la total falta de “toque humano”.

Un mensaje electrónico no puede sonreírte ni guiñar un ojo cuando cuenta un chiste. Tiene una completa falta de empatía. Y, aunque hay una gran cantidad de emoticonos extraños y extravagantes entre los que puedes elegir para expresar el lenguaje corporal, estos no se adaptan bien a entornos profesionales o corporativos.

Puede resultar difícil “dar con el tono correcto” en un correo electrónico. Especialmente si estás enviando un mensaje a un nuevo titular o a alguien que no conoces.

Al mismo tiempo, el tono debe adaptarse según la persona a la que le envíes el correo electrónico. Por ejemplo, no agregarías un beso al final de un mensaje enviado a tu jefe, pero podrías hacerlo cuando le envíes uno a un amigo o familiar. Para algunos de nosotros, adaptar nuestro estilo de escritura puede resultar particularmente difícil.

Entonces, ¿cuál es la solución?

De hecho, este problema se ha vuelto tan preocupante que ahora existen aplicaciones que pueden ayudar a las personas a adaptar su estilo de redacción de correo electrónico a la personalidad del destinatario. Una de esas aplicaciones, lanzada en 2015, es Cristalque funciona utilizando los datos en línea de tus contactos para ayudarte a configurar las comunicaciones según sus gustos y aversiones.

Ahora bien, esto puede sonar un poco orwelliano, por no decir contrario a la intuición (¿usar un programa informático para añadir el “toque humano” a un correo electrónico?), pero la aplicación sólo hace lo que cualquier aplicación pretende hacer: llenar un vacío en el mercado y resolver un problema común.

Entonces, además de conseguir una aplicación para escribir nuestros correos electrónicos por nosotros, ¿qué podemos hacer para asegurarnos de que las personas reciban y lean nuestros mensajes de la manera que pretendíamos? Puede obtener algunos consejos útiles en nuestra nueva infografía, Cómo escribir correos electrónicos eficaces.

Y si tiene alguna anécdota de correo electrónico sobre los monstruos del correo electrónico que ha encontrado o consejos que desea compartir, hágalo en la sección de comentarios a continuación.

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Cómo evitar convertirse en un monstruo del correo electrónico

Preguntas frecuentes sobre el correo electrónico

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta indispensable en el mundo laboral y personal. Sin embargo, muchas personas luchan por mantenerse al tanto de sus bandejas de entrada y pueden convertirse en verdaderos “monstruos” del correo electrónico. A continuación, respondemos a algunas preguntas frecuentes sobre cómo evitar esta situación:

¿Cómo puedo evitar sentirme abrumado por mi bandeja de entrada?

Para evitar sentirte abrumado por tu bandeja de entrada, es importante establecer una rutina. Dedica un tiempo específico cada día para revisar y responder correos electrónicos. Prioriza los mensajes más importantes y utiliza etiquetas o carpetas para organizarlos. Además, considera la posibilidad de utilizar herramientas de gestión del correo electrónico que te ayuden a eliminar el desorden y a mantenerte organizado.

¿Debo responder a cada correo electrónico que recibo?

No es necesario responder a cada correo electrónico que recibas. Aprende a distinguir entre los mensajes que requieren una respuesta y aquellos que no. Prioriza los mensajes de trabajo y de clientes, y responde a ellos de manera oportuna. Para los correos electrónicos de menor importancia, considera utilizar respuestas automáticas o establecer un filtro para clasificarlos como “no urgentes”.

¿Cuál es la mejor forma de redactar correos electrónicos claros y concisos?

Al redactar correos electrónicos, sigue estos consejos para asegurarte de que tu mensaje sea claro y conciso:

  1. Utiliza un asunto descriptivo y relevante.
  2. Utiliza párrafos cortos y separados para facilitar la lectura.
  3. Evita jerga o lenguaje técnico innecesario.
  4. Si es posible, utiliza viñetas o listas para resumir puntos clave.
  5. Revisa y edita tu correo electrónico antes de enviarlo para asegurarte de que sea claro y coherente.

¿Cómo evito ser un “monstruo” del correo electrónico para los demás?

Para evitar ser un “monstruo” del correo electrónico para los demás, ten en cuenta los siguientes consejos:

  • Sé claro y conciso en tus mensajes.
  • No envíes correos electrónicos masivos a personas que no necesitan recibirlos.
  • No utilices el correo electrónico para discusiones largas y complicadas. En su lugar, considera el uso de reuniones o llamadas telefónicas.
  • No envíes correos electrónicos fuera del horario laboral, a menos que sea necesario y urgente.

Recuerda, el correo electrónico es una herramienta poderosa si se utiliza de manera eficiente. Sigue estos consejos y evita convertirte en un “monstruo” del correo electrónico que asusta a todos en su bandeja de entrada.


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