¿Cómo escribir una declaración de trabajo convincente?

¿Estás listo para destacar entre la multitud y asegurar el trabajo de tus sueños? ¡Entonces has llegado al lugar correcto! En este artículo, te revelaremos los secretos para escribir una declaración de trabajo convincente que captará la atención de los reclutadores y te dará una ventaja en el proceso de selección. Aprenderás a comunicar tus habilidades, experiencia y motivaciones de manera efectiva, despertando el interés de los empleadores desde el primer vistazo. ¡Prepárate para impresionar con tu declaración de trabajo y dar un salto hacia un futuro profesional exitoso! ¿Estás listo para el desafío?

Una declaración de trabajo (abreviada como SOW) es un documento legalmente vinculante y un componente esencial de un contrato entre cliente y proveedor. Garantiza que el compromiso siga las expectativas y las pautas acordadas. También resume lo que está dentro y fuera del alcance para mitigar el desplazamiento del alcance y lo que cubre el costo del compromiso, entre otras cosas. El SOW es frecuentemente el primer entregable que ve un cliente, por lo que debe realizarse correctamente y entregarse a tiempo. La SOW debería contar una historia. Comienza con el «por qué», luego pasa al «cómo» y al «qué», seguido del «cuándo» y «cuánto». Todo debe ser coherente y fluir para que sea fácil de seguir.

Al contrario de lo que mucha gente cree, la Declaración de Trabajo no es una herramienta de ventas. Sólo debe entregarse a los clientes después de contar con el acuerdo del cliente en cuanto al alcance, el cronograma, los supuestos clave y el precio. El SOW es un contrato legal que se utiliza para documentar el acuerdo sólo después de que se hayan acordado los términos comerciales. Este acuerdo preliminar puede ser verbal, por correo electrónico o por PowerPoint. Esto significa que si hay problemas de precios, realice esas negociaciones antes de que se presente el SOW.

¿Qué constituye una declaración de trabajo?

No existe una forma estándar de crear una declaración de trabajo. Diferentes organizaciones pueden abordar este proceso de manera diferente. Sin embargo, la mayoría de los SOW contienen los siguientes elementos:

Objetivos

Esta sección define la por qué. La sección de objetivos establece los objetivos comerciales del compromiso. Esto asegura que tengamos claridad de por qué estamos realizando este trabajo y comience a tejer la historia. También puede analizar los resultados esperados del compromiso en esta sección. Los objetivos deben ser realistas, razonables y mensurables. Por ejemplo, este compromiso:

  • Aumente la seguridad de los datos reemplazando sistemas de software obsoletos
  • Diseñe un sitio web de comercio electrónico moderno que atraiga a los usuarios y genere ingresos
  • Implementar un paquete de beneficios que reducirá la tasa de deserción de empleados en un 35%

Alcance

La sección de alcance describe los límites del compromiso, lo que está dentro y fuera del alcance, y lo que es necesario para lograr los objetivos del compromiso. Esta parte define la cómo & qué de la historia. La sección de alcance define el trabajo a realizar y cómo será el proceso. Por ejemplo, los detalles pueden incluir:

  • Esquema de alto nivel del proceso/metodología de participación empleada
  • Breve descripción general de los pasos del proceso.
  • Descripción del lugar de trabajo, herramientas, equipos, sistemas de software y hardware.
  • Habilidades y recursos especiales necesarios para hacer las cosas

No dar al cliente opciones o alternativas en el alcance. Todas las decisiones ya deberían haberse tomado. El SOW debe redactarse como declaraciones definitivas.

Entregables

Esta sección debe enumerar todo lo que se espera que proporcione el compromiso y cuándo se producirán. Incluya los detalles relevantes, como los procesos comerciales afectados, los hitos, etc. En algunos casos, puede incluir tareas dentro de la lista de entregables. Si lo hace, también debe definir si el cliente o la empresa consultora es responsable de realizar esas tareas. Sin embargo, enumerar las tareas en esta sección no es una buena práctica. Los entregables son elementos que usted entrega al cliente para su revisión y aprobación. Por ejemplo, un informe de participación o un informe de evaluación del estado actual son entregables. Sin embargo, presentar el Informe de Evaluación no es un entregable porque es una tarea. Aunque los informes de estado son importantes, no los marque como entregables. Por ejemplo:

  • Rediseño de procesos: dos borradores de concepto dentro de las 2 semanas posteriores a la recepción de los diagramas de proceso actuales
  • Informe de evaluación del estado actual: un informe sobre el estado actual de la seguridad de TI empresarial
  • Prototipo: diseño de estructura alámbrica y muñecos de clic para un nuevo sitio web de comercio electrónico

Cronograma

Esta sección del cronograma define el cuando Y proporciona un cronograma detallado. Esta sección proporciona una descripción general de cómo podría verse el cronograma de participación, con detalles como tareas cruciales, hitos del proyecto y fechas de entrega de entrega. Como mínimo, debe incluir todos los puntos de contacto con el cliente. Dependiendo del compromiso, las fechas de inicio pueden ser opcionales.

Comerciales

Esta sección define la cuánto aspectos de la historia. La sección de precios debe incluir el precio, incluido el tiempo del personal y los gastos externos. También se deben analizar los supuestos de fijación de precios, como el precio fijo o el tiempo y los materiales, y cómo se manejan otros gastos, como los costos de viaje, las tarifas de licencia, etc. Esta sección también debe incluir las condiciones de pago y el calendario de pagos. Si los pagos se basan en el logro de un hito o entregable, esta sección debe identificar explícitamente esos entregables, así como cómo y cuándo el cliente debe realizar esos pagos.

Suposiciones

Es extremadamente importante documentar los supuestos en su SOW. Incluya cualquier suposición que haya hecho al determinar el alcance y estimar el compromiso. No incluya supuestos que no estén relacionados con el alcance. Si no tiene un Acuerdo marco de servicios (MSA) o un Acuerdo de servicios profesionales (PSA) con el cliente, utilice esta sección para documentar los términos clave de MSA/PSA.

Firmas

Esta sección contiene la firma del cliente y la firma de las autoridades firmantes de la firma consultora que supervisan el compromiso. Estos podrían ser el Socio de Compromiso o el Gerente de Compromiso. No debe iniciar el compromiso sin tener la firma del cliente. Además, la mayoría de los equipos de adquisiciones/abastecimiento de los clientes requerirán una SOW y una orden de compra aprobadas antes de poder iniciar el compromiso. Además, si su cliente es auditado, los auditores buscarán SOW ejecutadas por los firmantes autorizados para firmar el SOW.

Consejos adicionales

Referencias externas

El SOW debe ser un documento autónomo. No debe hacer referencia a ningún documento externo. Todos los materiales deben incorporarse al SOW. Si necesita incluir información adicional, inclúyala en el apéndice.

Revisar

Asegúrese de revisar cuidadosamente el SOW, preferiblemente desde diferentes perspectivas. En primer lugar, debería contar una historia convincente. En segundo lugar, asegúrese de que su propuesta resuelva el problema de su cliente. En tercer lugar, asegúrese de no comprometerse demasiado para ganar este compromiso. Asegúrese de poder cumplir con el precio, el alcance y los plazos. Finalmente, asegúrese de Cruza todas las «T» y puntea las «I».

Ejecute su SOW a través de expertos y pídales que desafíen su SOW. Específicamente, llame su atención sobre los supuestos. Haga que su equipo legal revise el documento antes de firmarlo. No querrás tener problemas ni arrepentirte de algo que hayas firmado. También involucre a expertos técnicos y en otros temas al crear el SOW para obtener los detalles técnicos y los entregables correctos.

Nivel de detalles

Además, su SOW debe contener la cantidad correcta de detalles. Muy pocos detalles dejan su documento abierto a interpretaciones. Por el contrario, demasiados detalles eliminan cualquier margen de negociación. En resumen, debes esforzarte por lograr el equilibrio adecuado con los detalles. Sea lo más específico posible para no dejar lugar a conjeturas. Sea lo más preciso posible al describir los requisitos, el alcance, los entregables, los hitos, los objetivos, etc. del compromiso.

Verifique todas las tablas, diagramas de procesos y gráficos que incluya como información complementaria. Estos elementos sirven para demostrarle al cliente que has entendido claramente sus expectativas. Si estos elementos le parecen confusos o engañosos, déjelos fuera de su SOW.

Criterios de éxito

Quiere que se apruebe la SOW lo antes posible. Al mismo tiempo, desea cubrir todas las bases para asegurarse de que no surjan disputas, desacuerdos o malentendidos una vez que comience el compromiso. Por lo tanto, su SOW debe aclarar cómo se ve el éxito, qué constituye un entregable aceptable, cuándo el compromiso debe considerarse un fracaso, etc. Asimismo, describa el éxito del compromiso y los criterios de aceptación de los entregables. Por ejemplo, un proyecto exitoso de implementación de software se puede cuantificar en términos de la cantidad de personas que adoptan el software.

Especifique quién determina el éxito. No querrás que cualquiera evalúe tu trabajo cuando esté terminado. Quiere que alguien con autoridad revise su trabajo y lo apruebe. Por lo tanto, su SOW debe indicar claramente quién debería ser esa persona.

Términos de pago

Explique claramente los costos y documente las condiciones de pago. Verifique sus precios en busca de errores. Piense en cualquier tarifa que pueda haber omitido. Vuelva a verificar sus cálculos varias veces para detectar errores.

Manejo de cambios

Cuando haya cambios durante el compromiso, actualice de inmediato el SOW para reflejar los cambios. Todos los acuerdos, verbales o de otro tipo, deben documentarse formalmente en el SOW. Por lo tanto, sólo hay un punto de referencia al que recurrir en caso de confusión.

Think Insights (24 de septiembre de 2023) SOW – ¿Cómo escribir una declaración de trabajo convincente?. Obtenido de https://thinkinsights.net/consulting/sow-how-to-write-a-compelling-statement-of-work/.
«SOW – ¿Cómo escribir una declaración de trabajo convincente?» Think Insights – 24 de septiembre de 2023, https://thinkinsights.net/consulting/sow-how-to-write-a-compelling-statement-of-work/
Piensa en ideas 24 de marzo de 2020 SOW – ¿Cómo escribir una declaración de trabajo convincente?visto el 24 de septiembre de 2023,<https://thinkinsights.net/consulting/sow-how-to-write-a-compelling-statement-of-work/>
Piensa en ideas – SOW – ¿Cómo escribir una declaración de trabajo convincente? [Internet]. [Accessed September 24, 2023]. Disponible de: https://thinkinsights.net/consulting/sow-how-to-write-a-compelling-statement-of-work/
«SOW – ¿Cómo escribir una declaración de trabajo convincente?» Think Insights – Consultado el 24 de septiembre de 2023. https://thinkinsights.net/consulting/sow-how-to-write-a-compelling-statement-of-work/
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¿Cómo escribir una declaración de trabajo convincente? – Preguntas frecuentes | Blog


¿Cómo escribir una declaración de trabajo convincente? – Preguntas frecuentes

Redactar una declaración de trabajo convincente puede marcar la diferencia en el éxito de un proyecto. Esta herramienta fundamental ayuda a establecer los objetivos, alcance y expectativas de un trabajo. Aquí encontrarás las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre cómo escribir una declaración de trabajo convincente.

1. ¿Qué es una declaración de trabajo?

Una declaración de trabajo, también conocida como SOW por sus siglas en inglés (Statement of Work), es un documento que define los detalles de un proyecto o trabajo a realizarse. Incluye la descripción del proyecto, los objetivos, los entregables, el calendario, los recursos y cualquier otra información relevante.

2. ¿Por qué es importante una declaración de trabajo convincente?

Una declaración de trabajo convincente es importante porque establece de manera clara y precisa las expectativas, requisitos y responsabilidades del proyecto. Ayuda a evitar malentendidos entre el cliente y el proveedor de servicios, y establece una base sólida para la planificación y ejecución del trabajo.

3. ¿Cuáles son los elementos clave de una declaración de trabajo convincente?

Una declaración de trabajo convincente debe incluir:

  1. Descripción del proyecto: Detalles sobre el trabajo a realizar y los objetivos a alcanzar.
  2. Alcance: Los límites y la amplitud del proyecto.
  3. Entregables: Los resultados o productos que se esperan entregar al finalizar el proyecto.
  4. Cronograma: El calendario y los plazos para la finalización de cada fase o entrega.
  5. Recursos: Los recursos necesarios, como personas, herramientas o materiales.
  6. Presupuesto: El costo estimado del proyecto y cualquier información relacionada con el pago.
  7. Criterios de aceptación: Los estándares o criterios que deben cumplirse para considerar el trabajo como completado.

4. ¿Qué consejos seguir al redactar una declaración de trabajo?

Aquí hay algunos consejos para redactar una declaración de trabajo convincente:

  • Sea claro y conciso: Utilice un lenguaje claro y evite la ambigüedad.
  • Defina los términos: Especifique cualquier término técnico o especializado utilizado en el documento.
  • Anticipe problemas: Identifique posibles obstáculos y establezca medidas para abordarlos.
  • Mantenga la flexibilidad: Permita cierta flexibilidad para adaptarse a cambios durante el proyecto.
  • Revise y actualice: Revisar y actualizar la declaración de trabajo a medida que avanza el proyecto.

Esperamos que estas preguntas frecuentes te ayuden a escribir una declaración de trabajo convincente. Recuerda que una declaración de trabajo bien redactada es esencial para el éxito de cualquier proyecto.

Fuentes:


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