Cómo convertirse en un facilitador eficaz

¿Alguna vez te has preguntado cómo mejorar tus habilidades como facilitador? ¿Te gustaría aprender a liderar reuniones de manera eficiente y lograr resultados óptimos en tu equipo de trabajo? Si es así, has llegado al lugar indicado. En este artículo, te mostraremos cómo convertirte en un facilitador eficaz y cómo aprovechar al máximo tus habilidades para lograr el éxito en tu rol como líder. ¡Sigue leyendo para descubrir todos los consejos y herramientas que necesitas!

Un facilitador es alguien que facilita a un grupo de personas para que puedan progresar.

Un facilitador eficaz permanece totalmente independiente del grupo. No influyen ni conducen al grupo hacia un resultado. Por lo tanto, si eres un facilitador, tendrás que dejar de lado tus puntos de vista y dirigir el evento desde un punto de vista imparcial.

Un facilitador alentará a los participantes a discutir todos los temas abiertamente, aumentando las posibilidades de que el grupo llegue a un acuerdo sobre el camino a seguir.

Un facilitador eficaz utiliza un proceso de facilitación. Un buen proceso de facilitación puede ayudarle a prepararse y realizar una sesión de facilitación. También puede ayudarle a guiar la sesión hacia el resultado deseado.

Qué hace un facilitador

Un facilitador eficaz puede ayudar a un grupo a:

  • Llegar a un consenso.
  • Lidiar con cuestiones difíciles.
  • Participar en igualdad de condiciones.
  • Construya relaciones positivas.
  • Tomar decisiones.
  • Encuentre nuevas formas de avanzar.
  • Generar nuevas ideas.

Personas que no son facilitadores

A veces las personas involucradas en la educación o la capacitación se autodenominan facilitadores. Ayudan a los participantes a comprender algo que no sabían antes. Debido a que entregan información a la audiencia, no son un facilitador.

Otras funciones que no son de facilitación incluyen:

  • A presentador organiza un evento público o transmite información. Esto no es lo mismo que facilitación.
  • A entrenador Proporciona conocimientos específicos para enseñar habilidades. Esto no es lo mismo que facilitación.
  • Un árbitro juzga una disputa. Esto no es lo mismo que facilitación.
  • A mediador Interviene para ayudar a las personas a resolver una disputa. Esto no es lo mismo que facilitación.
  • A negociador lleva a cabo negociaciones para llegar a un acuerdo que sea lo mejor para sus intereses. Esto no es lo mismo que facilitación.

Las cinco etapas de la facilitación

El papel central de un facilitador es dirigir una reunión de grupo para llegar a un consenso, pero pasan muchas cosas antes de que esta reunión pueda realizarse.

El proceso de facilitación consta de las cinco etapas que se muestran en el siguiente diagrama:

Cómo convertirse en un facilitador eficaz

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  1. Alcance: Una evaluación de lo que se necesita para que el evento sea un éxito.
  2. Diseño: Diseñar la estructura de la reunión y crear una agenda.
  3. Preparar: Organización del evento.
  4. Facilitar evento: Ejecutando el evento.
  5. Valor de captura: Documentar los resultados relevantes de la sesión.

Tenga en cuenta que en el diagrama anterior, los elementos en amarillo representan cosas que suceden antes del evento y los elementos en verde representan cosas que suceden durante o después del evento. Cada paso del proceso requerirá que recurras a otras habilidades, como tus habilidades de comunicación y tus habilidades interpersonales.

Examinemos cada una de las cinco etapas de la facilitación con un poco más de detalle.

1 Alcance

Para evitar salirse del tema, es necesario definir el alcance del evento. Para establecer los límites del evento, deberás hablar con las personas involucradas. Descubra qué creen que es importante para ellos. Puede utilizar esta información para definir qué temas deben incluirse o dejarse fuera del alcance.

Tener límites hace que sea más fácil llevar a cabo el evento. A veces la gente viene a una reunión con su propia agenda. Cuando define claramente el alcance, puede gestionar fácilmente este tipo de problema.

Algunas preguntas clave que deberá responder en esta etapa son:

  • ¿Quién necesita estar involucrado?
  • ¿Cuál es el objetivo de la sesión?
  • ¿Cuáles son los conflictos obvios entre las partes interesadas?
  • ¿Cómo se asegurará de mantener el rumbo?

2. Diseño

Debe diseñar la estructura del evento y luego delinear una agenda propuesta. Como las cosas no siempre salen según lo planeado, mantenga el horario flexible para permitir cambios durante el evento en sí.

Considere una forma adecuada de impartir la sesión que se ajuste a su objetivo. Por ejemplo, las sesiones de lluvia de ideas pueden ayudar a generar ideas, mientras que un taller puede ayudar a resolver problemas.

Algunas preguntas clave que deberá responder durante esta etapa incluyen:

  • ¿Cómo presentarás el evento?
  • ¿Cuál será la agenda?
    • Incluya horarios y no olvide incluir descansos para refrigerios.

  • ¿Cómo medirá el éxito de cada parte de la agenda?
  • ¿Cuánto durará la sesión?

3. Prepárate

Para prepararse para el evento, deberá organizar todos los elementos de la sesión, incluida la logística, el lugar, los asistentes y los suministros.

Es una buena idea reunirse en un lugar neutral y comprobar con suficiente antelación que todos estén disponibles para asistir.

Las decisiones clave que deben tomarse durante esta fase incluyen:

  • Decide el lugar y asegúrate de que todos puedan asistir.
  • Organizar catering y refrigerios.
  • Organice los materiales y recursos que necesita para llevar a cabo el evento.
  • Planee llegar temprano al lugar para asegurarse de tener tiempo para prepararse para la sesión.

4. Facilitar el evento

Es hora de ejecutar el evento. Haga que el grupo se involucre de inmediato explicando la agenda. Describa los objetivos de la sesión y establezca las reglas básicas para garantizar que las personas participen productivamente. Una sesión para romper el hielo calienta a la gente. Para enmarcar el panorama general, invite a personas clave a delinear información importante sobre los antecedentes.

Entonces es hora de comenzar las discusiones.

Tu trabajo es ayudar al grupo a lograr los objetivos en el tiempo disponible. Un desafío común es sacar a la luz necesidades desconocidas que lleven la discusión hacia su objetivo. Un enfoque es dividir el grupo en equipos más pequeños para realizar una lluvia de ideas y discutir elementos del tema, luego realizar un período de retroalimentación para que los representantes del grupo informen sus ideas a la sala. Puede hacer preguntas para obtener más información que el grupo tal vez no vea por sí mismo.

Finalmente, priorice los puntos que respaldan los objetivos de la sesión. Asegúrese de que se registren todas las decisiones acordadas por el grupo.

Algunas cosas clave en las que pensar para esta fase:

  • Utilice la agenda como guía para el día.
  • Recuerde adoptar una posición neutral.
  • Explicar los comportamientos y actitudes requeridas por todos para la sesión.
  • Dar instrucciones claras.
  • Escuche activamente lo que se dice (o no se dice). Parafrasee o refleje lo que todos entienden y acuerdan.
  • Aliente a los participantes a adoptar una propiedad compartida de los resultados.
  • Gestionar el calendario del taller.
  • Adáptese según sea necesario para llevar la sesión a una conclusión exitosa.

5. Captar valor

Durante la sesión, es necesario documentar las ideas y decisiones principales. La idea es capturar la historia de la sesión. Cierre cada etapa consultando los puntos acordados para confirmar que todos están de acuerdo.

Si tiene acceso a un asistente, pídale que documente la sesión a medida que avanza. Esto le ayudará a concentrarse en su trabajo de garantizar que la reunión avance y se mantenga encaminada.

Algunas cosas clave que debe recordar para ayudar a que esta fase se desarrolle sin problemas incluyen:

  • Asegúrese de que el evento se registre de manera efectiva.
  • Buscar acuerdo de puntos críticos con el grupo.
  • Registre el flujo de la reunión como un registro de lo sucedido.
  • Tenga en cuenta las ideas y palabras clave que se repiten.
  • Destila los puntos principales de lo que se dice y lo que no se dice.
  • Identificar las acciones en curso y quién debería ser el propietario de ellas.
  • Tenga en cuenta quién estuvo presente en el evento.

Desafíos comunes (y cómo afrontarlos)

Probablemente su sesión se desarrollará de manera diferente a lo planeado. Un facilitador eficaz se adapta a los procedimientos a medida que avanzan. Debe ser flexible para mantener el flujo y administrar el tiempo. Un facilitador eficaz utiliza una variedad de habilidades para manejar las dificultades que surgen durante una sesión.

A continuación se ofrecen algunos consejos rápidos sobre cómo manejar situaciones comunes que surgen durante las sesiones de facilitación.

1. Falta de compromiso

Cuando una persona del grupo se muestre distraída o desinteresada, dirijale preguntas para conseguir su participación activa.

2. Gente difícil

Algunas personas son disruptivas. Siempre hay gente que no está de acuerdo. Brinde a las personas la oportunidad de expresar sus puntos de vista para que sean escuchadas, pero mantenga las discusiones en línea con las reglas de la sesión. Si es necesario, aparte a las personas disruptivas y arregle las cosas.

3. Dinámicas de grupo en conflicto

Es natural que durante una discusión grupal las opiniones de los individuos puedan chocar. Todo el mundo tiene derecho a tener su punto de vista. Recuerde, su trabajo es ayudar al grupo a encontrar puntos en común. Parafrasee o refleje con frecuencia lo que se dice. Esto ayuda a filtrar los puntos principales del ruido. Continuar con este enfoque hará que los procedimientos sigan fluyendo hacia el objetivo de la sesión.

Haga preguntas de sondeo para obtener opiniones. Utilice grupos de trabajo para debatir y generar ideas sobre temas difíciles. Intente poner a personas con diferentes puntos de vista en grupos de discusión similares.

4. Diferencias no resueltas

A veces llega el final del evento pero quedan cuestiones sin resolver. Estos pueden o no ser relevantes para el objetivo de la sesión. Determine cómo se abordarán estos temas después de la sesión. Asegúrese de que todos en la sesión estén de acuerdo con el enfoque.

5. Escribe Como en la habitación.

Durante el evento, todos los participantes están en igualdad de condiciones. Es natural que los líderes busquen el control de los procedimientos. Si su sesión incluye trabajo en subgrupos, podría intentar darle a Type As un papel de liderazgo para satisfacer sus necesidades.

También puede limitar la cantidad de tiempo que cada individuo puede hablar, para garantizar que cada individuo tenga la oportunidad de hablar.

6. Baja energía

Si la discusión ha durado un rato y la energía está decayendo, es una buena idea hacer un breve descanso para que la gente se refresque.

7. Interrumpir

Las personas que interrumpen persistentemente probablemente tengan algo útil que compartir. Puedes manejar esto de dos maneras:

  • Demuestre su papel como facilitador eficaz repitiendo las reglas de participación.
  • Ofrezca a la persona un horario posterior para compartir sus puntos de vista. De esa manera podrán expresar sus puntos de vista en su totalidad en lugar de interrumpir repetidamente.

8. Salirse del camino

Es posible que su sesión se desvíe. Si te estás quedando sin tiempo:

  • Recuerde a la gente el alcance de la reunión.
  • Si es necesario, acuerde una agenda revisada con el grupo para volver a encaminarlo.

9. Quedarse sin tiempo

Es muy común quedarse sin tiempo. Para algunos no habrá tiempo para discutir todos los temas durante la sesión, así que déjelos para más tarde y asigne a alguien para que se responsabilice de ellos.

Resumen del facilitador eficaz

Seguir el proceso de facilitación de cinco etapas le ayudará a ser un facilitador eficaz.

Las cinco etapas son:

  1. Alcance.
  2. Diseño.
  3. Preparar.
  4. Facilitar evento.
  5. Valor de captura.

Tomarse el tiempo para realizar la investigación de antecedentes y la planificación necesarias garantizará que tenga la información para diseñar un buen proceso para la sesión. Seguir el proceso de facilitación le dará al grupo la mejor oportunidad de alcanzar el resultado previsto de la reunión.

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Preguntas frecuentes sobre cómo convertirse en un facilitador eficaz

1. ¿Qué es un facilitador?

Un facilitador es alguien que dirige y facilita actividades de grupo con el objetivo de obtener resultados positivos. Actúa como un mediador neutral y ayuda a los miembros del grupo a alcanzar un consenso y lograr metas comunes.

2. ¿Qué habilidades se requieren para ser un facilitador eficaz?

Para ser un facilitador eficaz, es importante tener habilidades de comunicación sólidas, tanto en términos de escucha como de expresión. Además, se requiere empatía, paciencia, capacidad para resolver conflictos y mantener la neutralidad.

3. ¿Cuál es el papel de un facilitador en un grupo?

El papel de un facilitador en un grupo es garantizar que todos los miembros tengan la oportunidad de participar, mantener el enfoque en los objetivos establecidos y promover un ambiente de colaboración y respeto mutuo.

4. ¿Cómo se puede mejorar en la facilitación de grupos?

Existen varias formas de mejorar tus habilidades como facilitador de grupos. Algunas recomendaciones incluyen la búsqueda de cursos de capacitación en facilitación, la participación en grupos de práctica de facilitación y la búsqueda de mentores con experiencia en facilitación.

5. ¿Qué técnicas y herramientas se utilizan en la facilitación de grupos?

En la facilitación de grupos, se utilizan diversas técnicas y herramientas, como la lluvia de ideas, la tormenta de ideas, la toma de decisiones por consenso, el mapeo de procesos y la facilitación gráfica.

6. ¿Cuál es la diferencia entre un facilitador y un líder?

Aunque ambos roles comparten algunas similitudes, un facilitador se centra en guiar y facilitar el proceso de grupo, mientras que un líder suele tener un papel más directivo y toma decisiones por el grupo. El facilitador se enfoca en empoderar a los miembros del grupo y promover la participación igualitaria.

7. ¿En qué tipo de situaciones se requiere un facilitador?

Un facilitador puede ser requerido en una variedad de situaciones, como reuniones de equipo, sesiones de resolución de problemas, procesos de toma de decisiones grupales, talleres de desarrollo personal y profesional, y sesiones de planificación estratégica.

8. ¿Cuáles son los beneficios de contar con un facilitador?

Contar con un facilitador puede proporcionar beneficios significativos, como una mayor participación de todos los miembros del grupo, una resolución de conflictos más eficaz, una toma de decisiones más sólida y un ambiente de trabajo más armónico y colaborativo.

9. ¿Dónde se pueden adquirir habilidades de facilitación?

Existen varias instituciones y empresas que ofrecen cursos y capacitaciones en facilitación de grupos. Algunas opciones incluyen programas de desarrollo profesional, universidades, consultoras especializadas y organizaciones sin fines de lucro.

10. ¿Qué características personales se necesitan para ser un facilitador eficaz?

Algunas características personales importantes para ser un facilitador eficaz incluyen la capacidad de adaptarse a diversas personalidades y estilos de trabajo, la capacidad para gestionar el estrés y mantener la calma en situaciones desafiantes, y la habilidad para generar confianza y establecer relaciones de trabajo sólidas.

  1. Referencia: https://www.cleverism.com/essential-facilitator-skills/
  2. Referencia: https://www.mindtools.com/pages/article/newTMM_58.htm
  3. Referencia: https://www.managementhelp.org/teams/meeting-facilitation.htm


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