Cómo cerrar un proyecto con éxito

Cerrar un proyecto de manera exitosa puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el mundo de la gestión de proyectos. No importa si eres un emprendedor, un gerente de proyectos o simplemente alguien que quiere aprender cómo finalizar un proyecto de manera efectiva, en este artículo te proporcionaremos consejos y estrategias prácticas para cerrar un proyecto con éxito. Sigue leyendo para descubrir cómo aprovechar al máximo los últimos momentos de tu proyecto y garantizar que todos los objetivos sean cumplidos. ¡Es hora de cerrar con broche de oro!

Saber cerrar un proyecto con éxito es algo que distingue a los buenos gestores de proyectos de los malos. Los buenos proyectos terminan con un propósito, los malos proyectos tienden a cerrar con un gemido.

El hecho de que sus entregables estén completos no significa que el proyecto esté completo. Todavía hay mucho por hacer. Los pasos que debes seguir para aprender a cerrar un proyecto son:

  1. Aprobación formal del patrocinador del proyecto.
  2. Complete y documente sus lecciones aprendidas.
  3. Liberar los recursos.
  4. ¡Celebrar!

Repasemos cada uno de estos pasos para que al final de este artículo sepa cómo cerrar un proyecto con éxito.

1. Aprobación formal del patrocinador del proyecto

Su equipo ha entregado todos los entregables y desde su perspectiva parece que el proyecto está completo. Sin embargo, este no suele ser el caso.

Para que el proyecto esté completo, los entregables no solo deben entregarse al cliente, sino que también deben ser aprobados por el cliente. Esto puede ser mucho más complejo de lo que parece a primera vista.

Considere un proyecto de ejemplo en el que entregamos un sistema telefónico automatizado (IVR) a un equipo de ventas. En este caso, antes de que se puedan aprobar los entregables, probablemente necesitaríamos, como mínimo, capacitar al equipo de ventas sobre cómo utilizar el nuevo sistema. Con toda probabilidad, también necesitaríamos ayudar al equipo de ventas a utilizar el nuevo sistema durante un período de tiempo antes de que aprueben los entregables como completos.

Durante este tiempo de apoyo, podrían surgir problemas que nuestro equipo de proyecto tendría que resolver. Puede considerar esto como una lista de problemas, con la que quizás esté familiarizado si alguna vez ha comprado una casa nueva.

Los problemas pueden ser algo que el equipo del proyecto no ha hecho bien y simplemente necesita ser solucionado, o podría ser algo que el equipo del proyecto ha implementado perfectamente correctamente, pero al intentar usarlo en el mundo real, no funciona como solución para el cliente. En este caso, deberá pasar por el proceso de Solicitud de cambio para aprobar y luego implementar los cambios en los entregables.

Si lo piensas un poco, es fácil entender por qué es importante tener una aprobación formal de los entregables. Esto se debe a que si no hiciéramos esto, el equipo del proyecto podría disolverse y pasar a otras cosas tan pronto como se produzcan los entregables. Luego, si el cliente no está satisfecho con los entregables y quiere que se realicen cambios, será demasiado tarde, ya que el equipo ya se ha disuelto y ha pasado a otras cosas (algunos empleados contratados que estaban trabajando en el proyecto pueden incluso haber pasado a un equipo completamente nuevo). organización diferente).

2. Complete las lecciones aprendidas

El proceso de capturar las lecciones aprendidas a menudo se pasa por alto y se olvida en los proyectos, y eso suele ser un error. Las lecciones aprendidas, si se hacen correctamente, son muy útiles ya que nos dicen qué salió bien y qué salió mal. Esa información no es valiosa en sí misma, pero cuando de ella surgen acciones concretas de mejora, es fácil ver el valor de las lecciones aprendidas que se acumulan con el tiempo, ayudando a proyectos futuros a evitar los problemas con los que fracasaron proyectos anteriores.

Como cualquier proceso, la calidad del ejercicio de lecciones aprendidas dependerá de la calidad de los insumos (basura que entra, basura que sale), pero también depende de los resultados. Para que tenga éxito, las lecciones aprendidas no se refieren sólo a producir un hermoso informe, sino también a implementar acciones de mejora concretas y luego garantizar que estas acciones se lleven a cabo. Para garantizar que las acciones se lleven a cabo, no deben encomendarse al gerente del proyecto para que las lleve a cabo (ya que es probable que el proyecto se cierre de manera inminente), sino a representantes de la empresa que pueden ser responsables de garantizar que las acciones se lleven a cabo e implementen. incluso después de que el proyecto haya sido cerrado y disuelto.

Aquí se proporciona un proceso completo para llevar a cabo un taller de lecciones aprendidas.

3. Liberar los recursos

Una vez completadas todas las tareas del plan del proyecto, puede resultar tentador liberar sus recursos. Esto suele ser un error. Solo desea liberar recursos una vez que ya no sean necesarios en su proyecto.

Esto no quiere decir que las personas en su proyecto no puedan hacer otras cosas y que deban quedarse inactivas en caso de que las necesite. Esto es improductivo, así que por supuesto pueden hacer otras cosas, pero hay que entender que tienes prioridad sobre ellos si los necesitas de alguna manera.

Una vez que se haya dado la aprobación formal del patrocinador del proyecto y esté satisfecho de que ya no necesita los recursos, puede liberarlos del equipo del proyecto.

Tenga en cuenta que recursos no se refiere sólo a personas, también podría tener:

    • dinero sobrante, por ejemplo, si las cotizaciones fueron más baratas de lo esperado, es posible que tenga dinero pendiente para el proyecto, que debe devolverse a la organización o al patrocinador del proyecto.
    • materiales sobrantes, por ejemplo, si estuviera construyendo una casa, es posible que le queden ladrillos y pintura que deba devolver a la organización.

4. ¡Celebra!

Gestionar y ejecutar proyectos puede ser un desafío. Muchos gerentes y equipos de proyectos no logran entregar proyectos exitosos. Incluso aquellos que logran resultados exitosos frecuentemente cerrarán sus proyectos dócilmente.

¿Por qué no terminar su proyecto en lo alto y celebrar la finalización exitosa de su proyecto?

Cómo cerrar un proyecto con éxito

Considere pedirle algo de dinero al patrocinador del proyecto para hacer esto correctamente. También puede invitar a su patrocinador de proyecto y a otras partes interesadas clave a su celebración.

La celebración marca la finalización final del proyecto. Todos han trabajado duro en el proyecto y merecen celebrarlo.

Si tendrás que volver a trabajar con las mismas personas en tu próximo proyecto, entonces la celebración es una herramienta útil para generar impulso hacia tu próximo proyecto.

Cómo cerrar un proyecto – Resumen

Hay cuatro pasos que debes comprender cuando piensas en cómo cerrar un proyecto con éxito. Estos son:

  1. Aprobación formal del patrocinador del proyecto.
  2. Complete y documente sus lecciones aprendidas.
  3. Liberar los recursos.
  4. ¡Celebrar!

Puedes pensar en estos 4 pasos como una lista de verificación para cerrar un proyecto. Todos estos pasos son importantes para garantizar que el proyecto no se cierre demasiado pronto, que las lecciones aprendidas se lleven a proyectos futuros y que se genere impulso hacia el siguiente proyecto.

Credito de imagen: cris

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Preguntas frecuentes sobre cómo cerrar un proyecto con éxito

Preguntas frecuentes sobre cómo cerrar un proyecto con éxito

1. ¿Cuál es la importancia de cerrar un proyecto correctamente?

Cerrar un proyecto de manera correcta es fundamental para asegurar que se cumplan todos los objetivos planteados y se obtengan los resultados esperados. Al cerrar un proyecto de manera exitosa, se demuestra una gestión eficiente y profesional, lo que puede repercutir en futuras oportunidades laborales y en la reputación tanto personal como de la organización.

2. ¿Cuáles son los pasos clave para cerrar un proyecto exitosamente?

Para cerrar un proyecto con éxito, es necesario seguir estos pasos clave:

  1. Evaluación de los resultados: Es importante analizar si los objetivos definidos al inicio del proyecto se cumplieron. Se deben revisar los indicadores de rendimiento y compararlos con los resultados obtenidos.
  2. Finalización de tareas y actividades: Cerrar todas las tareas y actividades que quedaron pendientes. Es fundamental cumplir con los plazos establecidos y asegurarse de que no quede ninguna tarea sin resolver.
  3. Documentación: Realizar una documentación exhaustiva de todo el proceso del proyecto, incluyendo los problemas encontrados, las soluciones implementadas y las lecciones aprendidas.
  4. Entrega del proyecto: Si el proyecto incluye la entrega de un producto o servicio, es importante asegurarse de que se haya cumplido con todas las especificaciones y requisitos acordados con el cliente.
  5. Evaluación del equipo de trabajo: Realizar una evaluación del desempeño del equipo de trabajo, identificando fortalezas, áreas de mejora y reconocimientos.

3. ¿Qué acciones se pueden tomar para maximizar el éxito en el cierre de un proyecto?

Para maximizar el éxito en el cierre de un proyecto, se pueden llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Comunicación efectiva: Mantener una comunicación clara y regular con todos los miembros del equipo de trabajo y los stakeholders involucrados en el proyecto.
  • Seguimiento constante: Realizar un seguimiento constante de las tareas y actividades, asegurándose de que se estén cumpliendo los plazos establecidos.
  • Resolver problemas de manera oportuna: Ante cualquier problema o dificultad que surja durante el proyecto, es crucial abordarlos de manera oportuna y encontrar soluciones eficientes.
  • Realizar sesiones de retroalimentación: Programar sesiones de retroalimentación con el equipo de trabajo para identificar áreas de mejora y solucionar posibles conflictos.
  • Celebrar los logros: Reconocer y celebrar los logros alcanzados durante el proyecto, tanto a nivel individual como de equipo.

Referencias:
ProjectManagement.com
Project Management Institute (PMI)


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