Cinco funciones del proceso de gestión: planificación, organización, dotación de personal, dirección y control

En el mundo empresarial, el proceso de gestión desempeña un papel fundamental en el éxito de cualquier organización. Este proceso consiste en una serie de funciones esenciales que permiten planificar, organizar, dotar de personal, dirigir y controlar las actividades de la empresa. Estas cinco funciones son la base de un liderazgo efectivo y una toma de decisiones estratégicas. En este artículo, descubriremos en detalle cada una de estas funciones y cómo se interconectan para lograr el éxito en el mundo de los negocios. ¡Sigue leyendo para descubrir las claves de una gestión exitosa!

¿Cuáles son las funciones de la gestión?

La gestión es un ejercicio para realizar las metas y objetivos planificados de una corporación mediante la gestión de todos los dispositivos de la organización. Las funciones de gestión incluyen todos los ejercicios de gestión, desde el establecimiento de objetivos hasta la adopción de medidas esenciales para garantizar que se puedan lograr los objetivos organizacionales definidos.

Implica hacer planes y decidir cómo lograrlos, así como supervisar y controlar todos los aspectos de la organización para garantizar que los objetivos se cumplan de manera eficaz y eficiente. Estas funciones de gestión son como una hoja de ruta que ayuda a crear un ambiente de trabajo positivo y productivo para alcanzar los objetivos sin problemas.

Las funciones de gestión, también conocidas como proceso de gestión, son vitales para establecer un ambiente de trabajo positivo y armonioso que facilite el logro de los objetivos sin esfuerzo y sin problemas.

Existe un debate en curso sobre qué conjunto de funciones de gestión es más aplicable universalmente, ya que varios estudiosos de la gestión han presentado diferentes perspectivas sobre las funciones de gestión. Veamos algunos de ellos.

  • henri fayol – Planificación, Organización, Mando, Coordinación y Control (POCCC).
  • Lutero Gulick – Planificación, organización, dotación de personal, dirección, coordinación, presentación de informes y elaboración de presupuestos (POSDCORB). Lo que también se conoce como las 7 funciones de la gestión.
  • Kast y Rosenzweig – Establecimiento de objetivos, planificación, reunión de recursos, organización, implementación y control (GPAOIC).
  • Koontz y O’Donnel – Planificación, organización, dotación de personal, dirección y control.

Entre las funciones de gestión propuestas por diferentes expertos, las funciones presentadas por Koontz y O’Donnell son ampliamente aceptadas y comúnmente aplicadas en la era moderna actual. Estas funciones se consideran adecuadas y necesarias para todo tipo de organizaciones.

Como gerente, es fundamental tener un conocimiento profundo de cómo operan estas funciones. Al asumir un rol gerencial, es esencial tener en cuenta la utilización efectiva de estas funciones en su organización para lograr el éxito.

Las 5 funciones de la gestión

Ahora que hemos comprendido la importancia de las funciones de gestión, exploremos cómo estas funciones desempeñan papeles cruciales en el proceso de gestión para lograr los objetivos organizacionales.

Estas funciones están interconectadas y dependen unas de otras para un rendimiento óptimo. La efectividad de una función impacta directamente el desempeño de la siguiente función. Es la eficacia colectiva de estos procesos la que determina si los objetivos deseados se lograrán con éxito o no.

Planificación

Planificar es decidir de antemano qué se va a hacer y qué curso de acción intelectual se debe seguir para alcanzar objetivos predeterminados en el tiempo.

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Se puede decir que la planificación es la función principal de las funciones de gestión. Implica seleccionar los objetivos, políticas, procedimientos y programas para lograr el resultado especificado. es un ejercicio mental y requiere inteligencia, habilidad, imaginación y visión.

La planificación ofrece soluciones a diversos problemas que pueden surgir durante el funcionamiento. Minimiza las incertidumbres y los riesgos funcionales. Ahorra tiempo, costos y esfuerzo para las organizaciones. Las funciones de planificación incluyen:

  • Establecer los objetivos de la organización.
  • Calculando las circunstancias
  • Formación de políticas y procedimientos.
  • Elaboración de calendario laboral y estimaciones.

La función de planificación de la gestión consiste en elaborar un plan eficaz que garantice el logro de los objetivos deseados de la organización. Los pasos en el proceso de planificación incluyen.

  • Analizar oportunidades
  • Establecer metas u objetivos
  • Determinar las premisas
  • Identificar alternativas
  • Evaluar alternativas
  • Seleccione el mejor curso de acción (mejor alternativa)
  • Formular planes de apoyo
  • Implementar el plan
  • Revise todo el proceso de planificación

Consulte también la guía completa en: 9 pasos principales del proceso de planificación en la gestión

organizando

Otra función esencial de la gestión es la organización. Organizar es el proceso de identificación de actividades principales, agruparlas en unidades, asignar trabajo al personal y delegar autoridad.

Organizar la atención con el desarrollo de la estructura y el marco y organizar los recursos necesarios para realizar las actividades requeridas. Los recursos incluyen humanos, financieros, físicos y de conocimiento. Define la relación de autoridad entre los miembros de la organización. Por tanto, la organización es la raíz o base de una empresa.

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Según Henry Fayol, “Organizar una empresa es dotarla de todo lo útil para su funcionamiento, es decir, materia prima, herramientas, capital y personal”.

Es el marco donde se aclaran todos los mecanismos implicados para lograr objetivos comunes. La principal actividad de organización de funciones de gestión incluye:

  • Reconocer las actividades principales
  • Organizarlos dentro de unidades gerenciales.
  • Distribuir puestos de trabajo a varios departamentos y trabajadores.
  • Autorizar la autoridad necesaria para cumplir con el deber dado.

El proceso de organización incluye 4 pasos principales. Ellos son:

  • Paso 1: División del trabajo
  • Paso 2: Agrupación del Trabajo
  • Paso 3: Delegación de autoridad
  • Paso 4: Coordinación del trabajo

Lea también: Los 4 pasos importantes en el proceso de organización

Dotación de personal

La dotación de personal es el proceso de determinación de la mano de obra y reclutamiento, selección, nombramiento y colocación del empleado adecuado para el trabajo adecuado.

El objetivo principal de la dotación de personal es garantizar que se asigne a las personas adecuadas a los puestos adecuados, haciendo coincidir clavijas cuadradas con orificios cuadrados y clavijas redondas con orificios redondos.

La dotación de personal puede ser el elemento vital de una empresa que moviliza todos los demás recursos para el logro de objetivos comunes. También implica determinar las dimensiones de la mano de obra en diferentes niveles. La dotación de personal es el proceso continuo hasta la existencia de una corporación. La dotación de personal incluye:

  • Planificación de la necesidad total de mano de obra
  • Reclutamiento, selección y nombramiento de la persona apropiada para el puesto apropiado.
  • Organización de seminarios, talleres y capacitación para mejorar la capacidad de los trabajadores.
  • Evaluación del desempeño, promoción y transferencia.
  • Retribuir a los empleados en función de sus habilidades y habilidades.

Según Kootz y O’Donnell “La función gerencial de la dotación de personal implica gestionar la estructura de la organización mediante la selección, evaluación y desarrollo adecuados y efectivos del personal para desempeñar los roles diseñados en la estructura”.

La función de dotación de personal de la dirección tiene una importancia aún mayor debido al hecho de que las personas poseen distintos niveles de inteligencia, conocimientos, habilidades, experiencia, capacidades físicas, edad y actitudes. Estas diferencias hacen que la función de dotación de personal sea más compleja.

Por lo tanto, la dirección necesita tener una comprensión integral no sólo de las capacidades técnicas y operativas sino también de la composición social y psicológica de la fuerza laboral.

El proceso de Staffing incluye los siguientes pasos:

  • Paso 1: Planificación de la mano de obra (planificación de recursos humanos)
  • Paso 2: Reclutamiento
  • Paso 3: Selección
  • Paso 4: Colocación
  • Paso 5: Orientación
  • Paso 6: Capacitación y Desarrollo
  • Paso 7: Evaluación del desempeño
  • Paso 8: Transferencia, Promoción y Degradación

Aprende más: Los 8 pasos importantes del proceso de contratación de personal

Dirigente

La dirección puede ser una función compleja que incluye todas aquellas actividades que están diseñadas para alentar a un subordinado a funcionar de manera eficiente y efectiva. Se ocupa de instruir, guiar y provocar a los subordinados para que alcancen los objetivos organizacionales.

A menudo se considera que la dirección es la fuerza vital de una organización, ya que enciende y dinamiza las acciones de los individuos. La planificación, la organización y la dotación de personal sientan las bases para el trabajo a realizar, pero la dirección le da vida.

La dirección se centra en el aspecto interpersonal de la gestión e implica influir, guiar, supervisar y motivar a los subordinados para lograr las metas organizacionales. Es la fuerza impulsora que impulsa a la organización hacia adelante.

Las funciones de dirección de los componentes de gestión incluyen supervisión, motivación, liderazgo, comunicación y coordinación.

Supervisión

Se refiere a la orientación directa e inmediata a los subordinados para asegurar el desempeño del trabajo asignado. El motivo de la supervisión es asegurar la utilización óptima de los recursos humanos y físicos para lograr los objetivos definidos. Para ello, un supervisor debe guiar a sus subordinados para que puedan realizar su trabajo de manera efectiva. Es un proceso continuo hasta la existencia de una corporación.

Motivación

La motivación puede ser un aspecto psicológico y humano. Es el método de estimular conductas subordinadas para lograr objetivos predeterminados. Apoyó las necesidades y el comportamiento humano. Como trabajadores sociales queremos satisfacer sus necesidades básicas y sociales. Podrían estar motivados por incentivos tanto financieros como no financieros.

Liderazgo

El liderazgo es el arte de influir en el comportamiento y desempeño de los subordinados. Es el poder de influir en otros para que trabajen voluntariamente para lograr los objetivos especificados. Se dice que un individuo es un capo cuando está dispuesto a influir en los demás y estos aceptan su guía, sugerencias e indicaciones. Se afirma que un gerente es el capo de la organización cuando está preparado para influir con éxito en la actitud y el comportamiento de los subordinados.

Comunicación

La comunicación es el proceso de transmitir ideas y conocimientos de una persona a otra. es un intercambio de hechos, ideas y opiniones entre dos o más personas. Se afirma que la comunicación es eficaz cuando el mensaje es obvio. Un sistema de comunicación eficiente entre todos los mecanismos de la organización es importante para una operación exitosa. Debe existir un sistema de comunicación eficiente para el seguimiento directo y claro de los datos en los distintos niveles de gestión.

Coordinación

La coordinación es el proceso de integración de todas las unidades y departamentos de una corporación. es el método de la disposición ordenada de los esfuerzos grupales para proporcionar unidad de acción para el logro de objetivos comunes. Diferentes departamentos y otras personas realizan diferentes funciones en una corporación.

Pero las actividades de varios departamentos están interrelacionadas entre sí. Por lo tanto, la coordinación entre todos los departamentos es importante para lograr uniformidad en la acción para lograr los objetivos organizacionales.

Controlador

De las 5 funciones de gestión de procesos, el control es la última. Controlar es el proceso de comparar el desempeño real logrado posteriormente con el desempeño planificado y tomar medidas correctivas si existe alguna desviación durante un desempeño real para que las metas definidas a menudo se logren en un tiempo definido.

Lea también: 3 tipos de control

El control es el principal instrumento con el que se mantiene la uniformidad en la acción. Es importante tomar medidas correctivas si el desempeño real no coincide con el desempeño planeado.

La dirección ejecuta una idea a través del control para asegurar el logro de objetivos predeterminados. Por lo tanto, es esencial poseer un sistema de control honesto para lograr resultados consistentes con el plan. Las funciones de control de la gestión incluyen:

  • Establecen normas
  • Medición del desempeño
  • Identificar desviaciones en el desempeño real y planificado.
  • Examinando la causa de la variación.
  • Tomar medidas correctivas para obtener los objetivos planificados.

El proceso de control incluye 5 pasos principales:

  • Establecimiento de estándar
  • Medición del desempeño real
  • Comparación del rendimiento real
  • Analizar la causa de la desviación
  • Tomar medidas correctivas o correctivas

Conozca más sobre los 5 pasos para controlar la función de gestión.

Diferencia entre funciones de gestión y proceso de gestión

¿Las funciones de gestión y el proceso de gestión son iguales?

A menudo nos confunde que si las funciones de gestión y proceso de gestión son diferentes entre sí o no. En conclusión, son lo mismo, no hay diferencia entre ellos.

La gestión es un enfoque continuo y organizado para lograr los resultados deseados. Implica una serie sistemática de acciones o actividades destinadas a producir resultados específicos. Las funciones de gestión, como planificación, organización, dotación de personal, dirección y control, forman el núcleo de este proceso de gestión.

Estas funciones están interconectadas y se realizan de manera secuencial, formando un proceso cohesivo. La planificación establece las metas y determina el curso de acción, la organización estructura los recursos, la dotación de personal garantiza que se cuente con las personas adecuadas, la dirección guía y motiva a los empleados y el control monitorea el progreso y realiza los ajustes necesarios.

Las funciones de gestión son esencialmente los pilares del proceso de gestión. Trabajan juntos para crear un marco para el logro eficaz y eficiente de los objetivos. Esto demuestra la conexión inherente entre las funciones de gestión y el proceso de gestión general.

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Cinco funciones del proceso de gestión: planificación, organización, dotación de personal, dirección y control

El proceso de gestión es un elemento clave dentro de cualquier organización, ya que permite el desarrollo de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos planteados. Este proceso implica el desempeño de diferentes funciones, entre las cuales destacan la planificación, la organización, la dotación de personal, la dirección y el control.

1. Planificación:

La planificación consiste en determinar los objetivos que se desean alcanzar y las acciones necesarias para lograrlos. Esta función implica analizar el entorno, identificar oportunidades y amenazas, establecer metas y definir los recursos necesarios. Es fundamental para orientar la toma de decisiones y dirigir los esfuerzos de la organización hacia el logro de sus propósitos.

2. Organización:

La organización se refiere a la distribución de tareas, responsabilidades y recursos dentro de la estructura de la organización. Esta función implica establecer la estructura jerárquica, definir los roles y las relaciones de autoridad, y crear sistemas de comunicación eficientes. Una buena organización facilita la coordinación y colaboración entre los miembros del equipo, lo que contribuye al cumplimiento de los objetivos establecidos.

3. Dotación de personal:

La dotación de personal implica el reclutamiento, selección e incorporación de los miembros necesarios para llevar a cabo las actividades de la organización. Esta función implica identificar las necesidades de la organización, definir los perfiles requeridos, y emplear estrategias de reclutamiento y selección para atraer y retener a los mejores talentos. Un adecuado proceso de dotación de personal asegura que la organización cuente con los recursos humanos necesarios para ejecutar las tareas de manera eficiente.

4. Dirección:

La dirección se encarga de guiar y orientar a los miembros de la organización en la consecución de los objetivos establecidos. Esta función implica comunicar de manera efectiva las metas y las expectativas, motivar y liderar al equipo, y fomentar un ambiente de trabajo productivo. La dirección es fundamental para asegurar que todos los recursos de la organización se utilicen de manera adecuada y en línea con los intereses de la misma.

5. Control:

El control consiste en evaluar el desempeño de la organización, identificar desviaciones respecto a los planes y tomar las medidas correctivas necesarias. Esta función implica establecer indicadores de gestión, medir los resultados obtenidos, compararlos con los objetivos establecidos y adoptar acciones para mejorar el desempeño. El control permite asegurar que la organización esté en el rumbo correcto y cumpla con sus metas.

En resumen, el proceso de gestión se compone de cinco funciones esenciales: planificación, organización, dotación de personal, dirección y control. Cada una de ellas desempeña un papel fundamental en el logro de los objetivos de la organización. Comprender y aplicar estas funciones de manera adecuada contribuye al éxito y crecimiento de cualquier empresa.

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre gestión, te recomendamos visitar los siguientes enlaces:

  1. Funciones de planificación empresarial
  2. Funciones de organización empresarial
  3. Funciones de dotación de personal
  4. Funciones de dirección
  5. Funciones del departamento de dirección en recursos humanos
  6. Funciones de control empresarial

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